E-Rechnung 2026: Pflicht, Fristen und die beste Software für Gründer

Eine E-Rechnung stellt die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Das Format ist XML. Die Software des Empfängers kann die Daten direkt einlesen und verarbeiten. Niemand muss mehr Zahlen abtippen.

Wichtig ist der Unterschied zur PDF. Eine PDF oder ein eingescanntes Papier ist nur eine Bilddatei. Ein Mensch kann sie lesen, eine Maschine nicht sauber. Deshalb gilt eine einfache PDF seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Die gesetzliche Grundlage steht im Wachstumschancengesetz und in § 14 UStG. Eine Rechnung ist nur dann eine E-Rechnung, wenn sie der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht. Diese Norm legt fest, welche Felder der Datensatz enthalten muss.

Für dich heißt das: Das Bild der Rechnung ist egal. Es zählt der Datensatz dahinter. Genau dafür benötigst du das richtige Format und oft eine passende Software.

Die Pflicht kommt in Stufen. Das ist der Punkt, den viele Gründer übersehen. Empfang und Versand haben verschiedene Termine. Hier die klare Staffelung.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Das betrifft auch dich als Kleinunternehmer. Eine feste E-Mail-Adresse reicht technisch oft schon, um den Datensatz zu empfangen.

Für den Versand gibt es eine Übergangsfrist:

Das Jahr 2026 ist damit das letzte volle Jahr mit PDF-Toleranz. Danach wird es für immer mehr Betriebe ernst. Wer früh umstellt, hat weniger Stress und spart sich Doppelarbeit.

Ein Sonderfall ist EDI. Etablierte EDI-Verfahren wie EDIFACT darfst du mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 weiter nutzen. Danach bleiben sie zulässig, wenn sich aus der EDI-Rechnung ein Datensatz nach EN 16931 korrekt und vollständig auslesen lässt.

In Deutschland gibt es zwei gängige Formate. Beide erfüllen die Norm EN 16931. Welches du nimmst, hängt von deinem Gegenüber ab.

• XRechnung: ein reines XML-Format. Es enthält nur den Datensatz, kein sichtbares Bild. Behörden verlangen meist dieses Format. Ohne passendes Programm kannst du es kaum lesen.
• ZUGFeRD: ein Hybrid-Format. Es verbindet eine sichtbare PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Maschine liest das XML. Ab Version 2.0.1 ist ZUGFeRD normkonform, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
• EDI: Ein älteres System für den automatischen Datenaustausch, oft in großen Lieferketten. EDIFACT ist hier verbreitet.

Für die meisten Gründer ist ZUGFeRD die bequeme Wahl im B2B. Du und dein Kunde seht weiter eine normale Rechnung. Trotzdem ist der gültige Datensatz enthalten. Schreibst du an eine Behörde, führt oft kein Weg an XRechnung vorbei.

Gute Rechnungssoftware erstellt beide Formate auf Knopfdruck. Du musst dich um das XML technisch nicht kümmern.

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Das Gesetz nennt klare Ausnahmen. Sie helfen gerade kleinen Betrieben.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV): Hier bleibt Papier oder PDF erlaubt.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV): auch ausgenommen.
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV): Als Kleinunternehmer musst du selbst keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen musst du sie aber trotzdem.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG: zum Beispiel viele Vermietungen oder ärztliche Leistungen.

Achte auf einen wichtigen Punkt. Die Ausnahme gilt nur für den Versand. Die Empfangspflicht bleibt für fast alle bestehen. Auch als Kleinunternehmer solltest du ab 2025 E-Rechnungen annehmen können.

Plane hier vorsichtig. Wer heute knapp unter einer Grenze liegt, kann nächstes Jahr darüber sein. Die 800.000-Euro-Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres.

Rechnungen an den Bund laufen seit Jahren elektronisch. Dieser Bereich heißt B2G, also Business-to-Government. Hier gelten eigene Regeln und eigene Plattformen.

Der Bund nutzt die zentrale Plattform OZG-RE. Darüber reichst du deine XRechnung ein. Die Registrierung ist kostenlos und einmalig. Offizielle Infos findest du auf dem Portal e-rechnung-bund.de.

Zwei Dinge benötigst du fast immer:

• Leitweg-ID: eine Adressnummer, die den richtigen Empfänger in der Behörde identifiziert. Ohne sie landet die Rechnung nirgends.
• Übertragungsweg: Du kannst deine XRechnung über die OZG-RE einreichen, zum Beispiel per E-Mail oder über Peppol. Vorher registrierst du dich einmalig und kostenlos und schaltest den gewählten Übertragungsweg frei. Peppol lohnt sich bei größeren Rechnungsmengen.

Für viele Bundesländer gibt es eigene Portale, etwa in Nordrhein-Westfalen. Prüfe also, an welche Stelle du genau lieferst. Die Logik bleibt gleich: strukturiertes Format plus eindeutige Adressierung.

Eine E-Rechnung zu schreiben, ist einfacher, als viele denken. Mit der richtigen Software dauert es kaum länger als eine klassische Rechnung. So gehst du vor.

Ein reines Office-Programm reicht dafür meist nicht. Word oder Excel erzeugen kein normkonformes XML. Deshalb lohnt sich eine spezialisierte Lösung.

Für Gründer ist die Software die eigentliche Lösung. Sie erstellt das Format, prüft die Pflichtfelder und archiviert rechtssicher. Das spart Zeit und Fehler. Hier die wichtigsten Anbieter im Überblick.

• Lexware Office: Der frühere Name war lexoffice. Starke Lösung für Gründer und kleine Betriebe, mit einfacher Bedienung und direkter Steuerberater-Anbindung.
• sevdesk: Beliebt bei Selbstständigen und kleinen Teams. Erstellt XRechnung und ZUGFeRD, verbindet Buchhaltung und Rechnung in einem Tool. Gute Wahl, wenn du alles an einem Ort willst.
• DATEV: Der Standard bei vielen Steuerberatern. Sinnvoll, wenn deine Kanzlei bereits mit DATEV arbeitet. Eher für Wachstum und komplexere Fälle.
• Sage: Richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit mehr Struktur. Deckt E-Rechnung und Buchhaltung breit ab.
• Qonto: Ein Geschäftskonto mit integrierter Rechnungsfunktion. Praktisch, wenn du Banking und Rechnungen bündeln möchtest.

Achte bei der Wahl auf vier Dinge:

• Formate: Das Tool erstellt XRechnung und ZUGFeRD.
• Empfang: Es kann E-Rechnungen auch annehmen und auslesen.
• Archivierung: Es speichert revisionssicher über 8 Jahre.
• Steuerberater: Es passt zu deiner Kanzlei und deren System.

Wer diese Punkte erfüllt, ist für 2028 gut gerüstet.

Viele Anbieter haben günstige Einsteigertarife für Gründer. Vergleiche die Pakete genau, denn der Funktionsumfang unterscheidet sich stark. Ein kurzer Test vor dem Kauf lohnt sich fast immer.

Ja, für den Einstieg gibt es kostenlose Wege. Sie haben aber Grenzen. Für wenige Rechnungen im Jahr können sie reichen.

Es gibt kostenlose Validatoren und Viewer, etwa in ELSTER. Damit kannst du eine empfangene XRechnung ansehen. Auch einige Tools bieten eine kostenlose Erstellung einzelner E-Rechnungen.

Für den laufenden Betrieb stoßen Gratis-Lösungen aber schnell an Grenzen. Oft fehlt die saubere Archivierung oder der Empfang. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, fährt mit einer günstigen Bezahlsoftware meist besser. Die Zeitersparnis ist den kleinen Betrag oft schnell wert.

Die deutsche Pflicht ist nur der Anfang. Auf EU-Ebene kommt die nächste Stufe. Sie heißt ViDA, kurz für VAT in the Digital Age.

Die EU hat das Reformpaket im März 2025 beschlossen. Ziel ist eine einheitliche digitale Rechnungsstellung in ganz Europa. Dazu kommt eine Meldepflicht der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden.

Ab dem 1. Juli 2030 gilt für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze eine verpflichtende E-Rechnung nach EN 16931. Wer heute sauber auf strukturierte Formate setzt, ist dafür schon vorbereitet. Das nationale System in Deutschland baut auf derselben Norm auf.

Für dich als Gründer ist die Botschaft einfach. Die Richtung ist klar und dauerhaft. Eine frühe Umstellung zahlt sich doppelt aus.

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Der Empfang ist seit 2025 für alle Pflicht. Der Versand folgt gestaffelt bis 2028. Und mit ViDA wächst das System ab 2030 über Deutschland hinaus.

Für dich als Gründer ist der Plan schlank. Stelle zuerst sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst. Wähle dann eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erstellt und sauber archiviert. sevDesk, Lexware, DATEV, Sage oder Qonto decken fast jeden Bedarf ab.

Warte nicht bis zur letzten Frist. Wer 2026 umstellt, hat Ruhe, spart Zeit und vermeidet Fehler. Die E-Rechnung ist dann kein Ärgernis mehr, sondern ein echter Effizienzgewinn für dein Unternehmen.

Quellen:

• e-rechnung-bund.de
• BMF FAQ zur E-Rechnung
• IHK München: E-Rechnung Schritt für Schritt
• Lexware E-Book