Auf einen Blick:
- Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung.
- Sie dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung eines Unternehmens.
- Die Gleichung der EÜR lautet: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn bzw. Verlust
Inhalt
Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für dein Unternehmen.
Sie wird auch als einfache Buchführung bezeichnet und dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung eines Unternehmens.
Wer eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt, der stellt alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber und errechnet so den Gewinn oder auch Verlust des jeweiligen Geschäftsjahres.
Die Gleichung hierfür lautet: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn bzw. Verlust
Die Einnahmenüberschussrechnung ist ein Teil der jährlichen Steuererklärung. Sie trägt den Titel Anlage EÜR und basiert auf Belegen – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons usw.
Wie bereits erwähnt ist die EÜR eine verhältnismäßig einfache Methode, um deinen Gewinn zu ermitteln.
Trotzdem stellt sie Ungeübte immer wieder vor Herausforderungen, die gemeistert werden wollen.
Nachfolgend findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine nächste Einnahmenüberschussrechnung.
Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
Die Erstellung der EÜR beginnt genau genommen schon viele Monate, bevor du deine Steuererklärung einreichst.
Um möglichst wenig Zeit mit dieser Aufgabe zu verlieren, ist es wichtig, dass du das ganze Jahr über penibel dokumentierst, welche Ausgaben und Einnahmen du hast. Eine schlichte Excel-Tabelle eignet sich hierfür hervorragend.
Schritt 2: Belege sammeln
Ein weiterer vorbereitender Schritt ist das Sammeln aller Belege an einem zentralen Ort.
Egal, ob mehrseitige Rechnung oder handschriftliche Quittung, egal ob eingehende oder ausgehende Posten – in der EÜR musst du all deine Einnahmen und Ausgaben durch Belege nachweisen können.
Schritt 3: Anlage EÜR ausfüllen
Bis 2017 konnten Unternehmen, deren jährlicher Umsatz unter 17.500 Euro lag, eine formlose Einnahmenüberschussrechnung einreichen. Diese Sonderregelung ist inzwischen weggefallen.
Jeder, der zur EÜR verpflichtet ist, muss die entsprechende Anlage im Rahmen der jährlichen Steuererklärung ausfüllen.
Hierbei handelt es sich um einen dreigeteilten Prozess:
- Gewinnermittlung: Auflistung aller Einnahmen (netto) + Umsatzsteuer (= Gesamteinnahmen) und Auflistung aller Ausgaben (netto) + Vorsteuer (= Gesamtausgaben)
- Ergänzende Angaben (beispielsweise zu Rücklagen und Reserven)
- Zusätzliche Angaben für Einzelunternehmen (zu Privatentnahmen und -einlagen)
Übrigens: Die Anlage EÜR ist ein dreiseitiges Dokument. Im Vergleich zu manch anderen Unterlagen, die du dem Finanzamt senden musst, ist ihr Umfang also überschaubar.
Schritt 4: elektronische Übermittlung
Die Einnahmenüberschussrechnung ist durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Das bedeutet konkret, dass du die Anlage EÜR entweder gemeinsam mit deiner Steuererklärung via Elsterformular an das Finanzamt sendest oder diese Aufgabe von deinem Steuerberater erledigen lässt.
In einigen wenigen Ausnahmefällen und auf Antrag ist auch eine Übermittlung in Papierform zulässig. Dann muss die Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beigefügt werden.
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Was sind Einnahmen, was sind Ausgaben?
Kommen wir noch einmal auf das zentrale Element der Einnahmenüberschussrechnung, die Gewinnermittlung zu sprechen. Weiter oben wurde diese schließlich nur kurz angerissen.
Gründer, die zum ersten Mal eine EÜR anfertigen, sind sich oftmals gar nicht darüber im Klaren, was alles zu ihren Einnahmen und Ausgaben gehört – und was nicht.
Um etwas mehr Licht ins Dunkel zu bringen, findest du hier ein paar typische Beispiele für unternehmerische Einnahmen und Ausgaben:
Einnahmen:
- Betriebseinnahmen zu unterschiedlichen Steuersätzen
- vereinnahmte Umsatzsteuer
- private Nutzung von Firmenfahrzeugen
- Auflösung von Rücklagen
- Einnahmen durch Vermietung
- Verkauf von Anlagevermögen
Ausgaben:
- in Anspruch genommene Dienstleistungen
- Wareneinkauf
- Abschreibungen
- Löhne für Mitarbeiter
- Mietkosten
- Reparaturkosten
- gezahlte Vorsteuer
- eingeschränkt abziehbare Betriebskosten (zum Beispiel für Bewirtung und Geschenke)
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Wer darf eine EÜR erstellen – und wer nicht?
Die Frage „Wer darf eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen?“ kann grundsätzlich mit „Nicht besonders viele.“ beantwortet werden.
Die meisten Unternehmer in Deutschland sind zur weitaus umfangreicheren doppelten Buchführung – also der Gewinn- und Verlustrechnung – verpflichtet.
Eine EÜR kommt nur dann für dich infrage, wenn du zu einer dieser Gruppen gehörst:
- Freiberufler
- landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe
- Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, mit einem jährlichen Umsatz unter 600.000 Euro und mit einem jährlichen Gewinn unter 60.000 Euro (gesetzliche Grundlage: § 141 AO)
Zur dritten Kategorie gehören vorwiegend kleine GbRs, Einzelunternehmen und Kleinunternehmer, die nebenberuflich gegründet haben.
Die Einnahmenüberschussrechnung ist definitiv einfacher als die Gewinn- und Verlustrechnung.
Dennoch musst du auch bei dieser Form der Buchführung eine Reihe von Besonderheiten beachten, um keine Fehler zu machen.
Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip besagt, dass nicht der Tag, an dem eine Rechnung erstellt wurde, entscheidend für die Buchführung ist, sondern der Zeitpunkt des Zahlungsein- oder -ausgangs.
Hierbei handelt es sich um einen großen Unterschied zur doppelten Buchführung, bei der es kein Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt. Hier ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausschlaggebend für die Buchführung.
Eine Ausnahme des Prinzips in der EÜR sind wiederkehrende Kontobewegungen wie Mieten, die zehn Tage vor oder nach dem 31. Dezember getätigt werden.
Der große Vorteil des Zufluss-Abfluss-Prinzips ist die höhere Liquidität, die du dadurch genießt. Denn: Vorsteuern und Steuern werden erst dann fällig, wenn eine Summe X dein Geschäftskonto verlassen oder erreicht hat.
Getrennte Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben nach Steuersätzen
Nicht jede Dienstleistung und jedes Produkt wird gleich besteuert. Neben dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent gibt es in Deutschland beispielsweise auch sieben und null Prozent Umsatzsteuer.
Im Hinblick auf deine Einnahmenüberschussrechnung ist es wichtig, dass du sowohl Einnahmen als auch Ausgaben getrennt nach ihren jeweiligen Steuersätzen in der Anlage EÜR festhältst.
Aufzeichnungspflichten
Die EÜR unterliegt keiner rechtlichen Aufzeichnungspflicht.
Kommt es jedoch zu einer Prüfung durch das Finanzamt, so musst du alle Ausgaben und Einnahmen, die du in vorherigen Steuererklärungen angegeben hast, durch entsprechende Belege nachweisen können.
Anlagenverzeichnisse für Verwaltung und Abschreibung von Anlagegütern
Wirtschaftsgüter, die als abnutzbar eingestuft werden, müssen in einem separaten Anlagenverzeichnis festgehalten werden – inklusive Anschaffungsdatum, Kaufpreis und voraussichtlichem Abschreibungsdatum.
Für Letzteres kannst du die sogenannten AfA-Tabellen zu Hilfe nehmen.
Ausgaben, die gar nicht oder nur beschränkt abgeschrieben werden können – etwa Bewirtungskosten, das häusliche Arbeitszimmer und Geschenke – müssen ebenfalls getrennt erfasst werden. Das Gleiche gilt für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grundstücke und Finanzanlagen.
Aufbewahrungspflichten
Wie die meisten unternehmerischen Dokumente unterliegen auch die Einnahmenüberschussrechnung und
all deine Belege für Einnahmen und Ausgaben bestimmten Aufbewahrungsfristen.
Du bist per Gesetz dazu verpflichtet, alle Unterlagen im Original mindestens zehn Jahre aufzubewahren, bevor du sie löschen oder vernichten darfst.
Registrierkassen für bargeldintensive Betriebe
Wenn du sehr viel mit Bargeld hantierst und nicht jede Einnahme beziehungsweise Ausgabe durch eine Quittung, Rechnung oder Ähnliches belegen kannst, empfiehlt es sich, eine Registrierkasse einzusetzen.
Wenn eine klassische Kasse für dich unpraktisch ist oder nicht infrage kommt, kannst du inzwischen auch entsprechende Software für mobile Endgeräte nutzen.
Außerdem sinnvoll für Unternehmer, die viel Kontakt mit Bargeld haben: Ein Kassenbuch. Dieses ist zwar keine Pflicht, wenn du nur eine EÜR machen musst, aber unter gewissen Umständen kann es eine echte Hilfe sein.
Kredite
Wenn du in einem Geschäftsjahr einen Kredit aufgenommen hast, dann muss dieser nicht als Einnahme in der EÜR aufgenommen werden.
Anders verhält es sich jedoch bei Zinsen und Provisionen. Diese Posten sind Ausgaben und müssen entsprechend aufgeführt werden.
Vor- und Nachteile
Auch wenn die Einnahmenüberschussrechnung zunächst einmal Grund zur Freude ist (wir erinnern uns: Die Alternative Gewinn- und Verlustrechnung ist sehr viel aufwendiger), gibt es doch auch ein paar Nachteile, die ich hier für dich beleuchten möchten.
Vorteile der EÜR
- einfach und schnell
- auch ohne Steuerberater umsetzbar
- günstiger als doppelte Buchführung
- keine Inventur notwendig
- kein Kassenbuch notwendig
- höhere Liquidität durch Zufluss-Abfluss-Prinzip
Nachteile der EÜR
- weniger detaillierte Einblicke in deine Verluste und Gewinne
- unternehmerische Entscheidungen fallen unter Umständen schwerer
- schlechtere Aussichten auf Kredite
Die hier genannten Nachteile machen eines deutlich: Auch wenn du vielleicht nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, kann diese unter gewissen Umständen die sinnvollere Variante für dein Business sein.
Häufig gestellte Fragen
Zur Einnahmenüberschussrechnung treten regelmäßig die gleichen Fragen auf.
Ich habe diese nachfolgend aufgeführt und beantwortet.
Muss man eine EÜR monatlich oder jährlich machen?
Die Einnahmenüberschussrechnung ist Teil der Steuererklärung. Du musst sie also jährlich beim Finanzamt einreichen.
Wird die Einnahmenüberschussrechnung mit oder ohne Umsatzsteuer erstellt?
Grundsätzlich werden Einnahmen und Ausgaben in der EÜR netto – also ohne Umsatzsteuer – angegeben.
Im nächsten Schritt musst du aber auch die Höhe der erhaltenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer angeben. Beides – Netto-Wert plus Steuer – ergeben dann die Gesamteinnahmen oder -ausgaben, die als Brutto-Summe verstanden werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Einnahmenüberschussrechnung und doppelter Buchführung?
Die Einnahmenüberschussrechnung
- ist wesentlich einfacher
- richtet sich an spezielle Gruppen von Unternehmern
- funktioniert nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (bei der Bilanzierung erfolgt eine sofortige Erfassung der Posten)
- setzt keine Inventur voraus
- betrachtet die Umsatzsteuer als Einnahme und die Vorsteuer als Ausgabe (bei der Bilanzierung ist die USt. ein erfolgsneutraler Buchungsposten)
Wie werden Spenden in der Einnahmenüberschussrechnung berücksichtigt?
In der EÜR wirst du kein gesondertes Feld für Spenden finden, denn diese Ausgaben werden in der Einnahmenüberschussrechnung nicht aufgeführt.
Spenden werden stattdessen im Mantelbogen der Einkommenssteuererklärung auf Seite 2 ab Zeile 45 erfasst.
Wann findet ein Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung statt?
Diese Frage hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensform, jährlicher Umsatz und Gewinn ab. Ein Wechsel kann demnach verschiedene Gründe
haben.
Er findet statt, wenn:
- du dich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheidest
- du zu einer Rechtsform wechselst, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegt (zum Beispiel OHG, UG, GmbH und AG)
- dein jährlicher Umsatz über 600.000 Euro liegt
- dein jährlicher Gewinn über 60.000 Euro liegt
Bis wann muss man die EÜR abgeben?
Die EÜR als Teil deiner Einkommensteuererklärung musst du bis zum Stichtag 31. Juli an das für dich zuständige Finanzamt übermitteln. Missachtest du diesen Termin, musst du mit Verspätungszuschlägen rechnen.
Wenn du von vornherein weißt, dass du den 31. Juli keinesfalls einhalten kannst, hast du die Möglichkeit einer Fristverlängerung bis zum 31. Dezember. Allerdings gibt es keine Garantie dafür, dass dein Finanzamt diese Verlängerung auch bewilligt.
Ein generelle Ausnahme genießen Unternehmer, die ihre Buchhaltung an einen Steuerberater ausgelagert haben. Dieser kann die Steuererklärung bis zum 28. Februar einreichen.
Beachte jedoch, dass deine Unterlagen schon viel früher in der Kanzlei liegen müssen, damit sie dort noch sorgfältig bearbeitet werden können.
Was kann ich in der Einnahmenüberschussrechnung absetzen?
Betriebsausgaben, die du in deiner EÜR angibst, können auf unterschiedliche Weise abgesetzt werden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen:
- sofort und vollständig absetzbare Ausgaben: z. B. Arbeitsmaterial und Personalkosten
- Ausgaben, die über einen gewissen Zeitraum abgeschrieben werden: z. B. elektronische Geräte und Firmenfahrzeuge
- teilweise oder gar nicht absetzbare Ausgaben: z. B. Bewirtungskosten und Büro im heimischen Umfeld
- Ausgaben, die pauschal abgerechnet werden: z. B. Kilometerpauschale
Wichtig: Damit du alle genannten und weitere Posten steuerlich absetzen (also die Vorsteuer zurückerhalten) kannst, musst du die Ausgaben durch Belege nachweisen. Ohne Beleg wird es schwer, das Finanzamt zu überzeugen.
Welche Anlage gehört zur Einnahmenüberschussrechnung?
Wenn du eine Einnahmenüberschussrechnung erstellst, dann musst du keine Anlagen anfügen – denn die EÜR selbst ist eine Anlage. Sie ist Teil der jährlichen Einkommenssteuererklärung.
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