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Diese Vorlage einer Zahlungserinnerung hilft dir Kunden auf nicht gezahlte Rechnungen aufmerksam zu machen

Eine Zahlungserinnerung ist der erste Schritt, wenn ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt hat.

Bevor du dich mit den komplizierten Wirren des Mahnverfahrens auseinandersetzen musst, ist es üblich, erst einmal eine freundliche Erinnerung an den säumigen Kunden zu senden.

Wie eine Zahlungserinnerung aussehen kann, welche Punkte sie unbedingt beinhalten muss und welche Tools dir unter anderem beim Erstellen behilflich sind, erfährst du in diesem Beitrag.

Was genau ist eine Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung, auch Mahnung genannt, weist eine Person oder ein Unternehmen auf offene Rechnungsbeträge hin.

Auf der ersten Mahnstufe ist der Hinweis meist sehr freundlich formuliert – schließlich ist es durchaus möglich, dass dein Kunde nicht vorsätzlich gehandelt und die Rechnung schlichtweg aus den Augen verloren hat.

Beim Verfassen einer Zahlungserinnerung musst du keine konkreten Formalien einhalten. Wichtig ist nur, dass die oben stehenden Angaben wie Rechnungsnummer und Mahnstufe enthalten sind.

Folgendes Video veranschaulicht das Thema nochmal sehr gut:

Was muss eine Zahlungserinnerung beinhalten?

Eine rechtskräftige Zahlungserinnerung – auch Mahnung genannt – unterliegt keiner speziellen Form.

Mit anderen Worten: Sie kann deinen Kunden sowohl mündlich als auch schriftlich erreichen und ist in der Regel formlos.

Dennoch gibt es einige Punkte, die deine Zahlungserinnerung unbedingt beinhalten sollte. Hierbei handelt es sich um:

  • aktuelles Datum
  • Angaben zur offenen Rechnung (Rechnungsnummer und Rechnungsdatum)
  • neue Zahlungsfrist (beispielsweise „umgehend“ oder „innerhalb von 7 Tagen“)
  • Mahnstufe (beispielsweise „1. Mahnung“)

Während die 1. Mahnung darauf abzielt, den Kunden freundlich an den ausstehenden Rechnungsbetrag zu erinnern, ist es ab der zweiten Mahnstufe legitim, Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen.

Außerdem kannst du ab der 2. Mahnung darauf hinweisen, dass rechtliche Konsequenzen drohen, sollte dein Kunde weiterhin nicht bereit sein, die Rechnung zu begleichen.

Vorlage für eine Zahlungserinnerung – hier kostenlos downloaden

Nachfolgendes Muster hilft dir bei der Erstellung einer Zahlungserinnerung, die du an den säumigen Kunden schicken kannst.

Bitte beachte, dass du die kursiv geschriebenen Wörter durch deine Daten ersetzen musst.

Firmenname | Dein Name | Straße und Hausnummer | PLZ und Ort

Firmenname bei Unternehmen
Name des Kunden
Straße und Hausnummer
PLZ und Ort

Zahlungserinnerung zur Rechnung Rechnungsnummer vom Rechnungsdatum

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die oben genannte Rechnung, die ich Ihnen am Rechnungsdatum gesendet habe, konnte ich leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Ich möchte Sie hiermit daran erinnern, dies innerhalb der nächsten Anzahl Tage Tage nachzuholen.

Die Rechnung Rechnungsnummer finden Sie nochmals im Anhang dieser E-Mail.

Bitte überweisen Sie den Betrag Rechnungsbetrag Euro fristgerecht und ohne Abzüge auf das Konto IBAN deiner Kontoverbindung.

Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, möchte ich Sie bitten, diese Zahlungserinnerung als gegenstandslos zu betrachten.

Mit freundlichen Grüßen,

Dein Name

Nachfolgend kannst du die Vorlage kostenlos als Word Datei herunterladen:

Klicke hier, um die kostenlose Vorlage herunterzuladen

Diese Tools unterstützen dich bei der Erstellung

Buchhaltungsprogramme wie lexoffice und FastBill unterstützen dich bei der Erstellung einer Zahlungserinnerung für deine Kunden.

Exemplarisch wollen wir anhand von lexoffice zeigen, wie du aus einer gestellten Rechnung eine Zahlungserinnerung erstellen kannst.

Nachdem du mit lexoffice eine Rechnung erstellt hast, kannst du im Menü automatisch eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen.

Wie einfach das funktioniert, zeigt folgendes Video:

Mit lexoffice kannst du unter anderem auch Angebote und Rechnungen verfassen, automatisch Zahlungseingänge auf deinem Geschäftskonto erfassen und so deine Buchhaltung erleichtern.

Wenn du lexoffice 30 Tage kostenlos kennenlernen möchtest, klicke nun auf den folgenden Button:

Das solltest du außerdem zum Thema Zahlungserinnerung wissen

Beim Thema Zahlungserinnerung und wie man diese am besten erstellen sollte, gibt es immer wieder Fragen.

Wir haben daher regelmäßig auftauchende Fragen aufgelistet und für dich beantwortet.

Welche Fristen gelten für eine Zahlungserinnerung?

Eine Erinnerung an eine nicht gezahlte Rechnung kann dann formuliert werden, wenn die auf der Rechnung kommunizierte Zahlungsfrist (beispielsweise 14 Tage) nicht eingehalten wurde.

Du solltest allerdings bedenken, dass es möglich ist, dass dein Kunde den Betrag bereits überwiesen hat, dieser aber noch nicht auf deinem Konto angekommen ist.

Daher ist es üblich, noch ein paar Tage länger zu warten, ehe der Kunde an die ausstehende Zahlung erinnert wird. Wenn du auf Nummer Sicher gehen und niemanden vergraulen möchtest, kannst du die Anmerkung „Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, möchte ich Sie bitten, diese Zahlungserinnerung als gegenstandslos zu betrachten.“ in deiner Mahnung einfügen.

Falls nicht anders geregelt, gerät ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug.

Kann ich eine Zahlungserinnerung per E-Mail verschicken?

Eine freundliche Erinnerung an eine nicht bezahlte Rechnung kann durchaus auch per E-Mail verschickt werden. Sogar eine mündliche Überbringung ist möglich, aber aus Gründen der Beweissicherung nicht empfehlenswert.

Ist eine Zahlungserinnerung das gleiche wie eine Mahnung?

Im Grunde genommen ist eine Zahlungserinnerung nichts anderes als eine freundlich, aber dennoch bestimmt formulierte Mahnung.

Trotzdem sehen viele Gründer davon ab, das Wort gleich beim ersten Hinweis auf eine offene Rechnung zu verwenden – immerhin möchte man den Kunden nicht vergraulen.

Wie lange gebe ich meinen Kunden Zeit, die Rechnung zu begleichen?

Es ist üblich, dem Kunden in der Zahlungserinnerung eine neue Zahlungsfrist zu nennen.

Um deinem Anliegen Nachdruck zu verleihen, solltest du ihm jedoch nicht zu viel Zeit lassen. Üblich ist ein Zeitraum zwischen fünf und zehn Tagen.

Was folgt nach einer Zahlungserinnerung, wenn der Kunde nicht zahlt?

Auf eine erste freundliche Erinnerung folgt in aller Regel eine offizielle Mahnung.

Wenn der Kunde nach der zweiten und dritten Mahnung (die auch häufig als „letzte Mahnung“ bezeichnet wird) immer noch nicht zahlt, kannst du ein Mahnverfahren einleiten und einen Mahnbescheid beantragen.

Dieser Schritt ist beim für dich zuständigen Amtsgericht und auch online möglich.

Kann ich Mahngebühren für eine Zahlungserinnerung erheben?

Es ist nicht üblich, schon in der ersten Erinnerung an eine säumige Rechnung Mahngebühren zu erheben. Diese werden in der Regel ab der zweiten Mahnung erhoben.

Wie hoch die Mahngebühren ausfallen dürfen, hängt maßgeblich von dem Bundesland ab, in dem sich dein Firmensitz befindet.

Zusammenfassung

Es ist nie angenehm, einen Kunden daran zu erinnern, dass es noch offene Rechnungsbeträge gibt. Trotzdem ist es von Zeit zu Zeit notwendig.

Eine freundliche Zahlungserinnerung ist in der Regel keine große Herausforderung, sondern reine Formsache. Die meisten Auftraggeber reagieren schnell und beichten schuldbewusst, dass die offene Rechnung schlichtweg untergegangen ist.

Wirklich problematisch wird es erst, wenn dein Kunde nicht auf die Erinnerung reagiert. Dann sieht der nächste Schritt vor, ihm (meist im Abstand von 14 Tagen) mehrere Mahnungen zu schicken. Nach maximal drei Mahnungen kannst du schließlich ein Mahnverfahren einleiten.

Tools wie lexoffice und FastBill helfen dir bei der Erstellung einer Mahnung und erleichtern deine Buchhaltung maßgeblich. Beide Rechnungsprogramme können 30 Tage kostenlos getestet werden.


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