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Das solltest du bei der Führung eines Kassenbuches beachten

In einem Kassenbuch werden sämtliche Bargeldbewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen eines Unternehmens aufgezeichnet.

Wir zeigen dir, was bei der Führung eines Kassenbuches zu beachten ist und welche Angebote geeignet sind.

Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist ein wichtiger Teil der gesetzlichen Buchführung und spielt vor allem dann eine Rolle, wenn du zur Bilanzierung verpflichtet bist oder freiwillig bilanzierst.

Es handelt sich um ein Dokument in analoger oder elektronischer Form, in dem alle Bargeld-Buchungen festgehalten werden. Es geht hierin also einzig um die sogenannten Bargeschäfte.

Ein klassisches Kassenbuch kommt in Papierform daher und erinnert am ehesten an die Arbeitshefte, die dich wahrscheinlich während deiner Schulzeit begleitet haben.

Mittlerweile gibt es aber auch zahlreiche andere Varianten. Vor allem das elektronische Kassenbuch – beispielsweise in Form von Software oder einer App – erfreut sich mittlerweile großer Beliebtheit. Kein Wunder, denn bei richtiger Nutzung kann es dir dank automatisierter Prozesse ein paar Arbeitsschritte abnehmen und Zeit sparen.

Welches Kassenbuch ist das beste?

Das eine beste Kassenbuch gibt es leider nicht. Fragt man zehn Unternehmer nach ihren persönlichen Vorlieben und Anforderungen, wird man zehn verschiedene Antworten erhalten.

Um dir dennoch eine grobe Orientierung zu bieten, haben wir dir eine Auswahl an geeigneten Kassenbüchern zusammengestellt:

SaleBestseller Nr. 1
AVERY Zweckform 426 Kassenbuch (A4, nach Steuerschiene 300, 100 Blatt) weiß
  • Kassenbuch nach Steuerschiene 300
  • Datev-gerechter Aufbau und problemlos in EDV übertragbar
  • 100 Originale
  • Mit 1 Blatt Blaupapier
  • Für Deutschland geeignet
SaleBestseller Nr. 2
AVERY Zweckform 1756 Kassenbuch (A4, nach Steuerschiene 300, 2x40 Blatt) weiß/gelb
  • Kassenbuch nach Steuerschiene 300
  • Datev-gerechter Aufbau und problemlos in EDV übertragbar
  • 2 x 40 Blatt | 40 Originale mit je eine Kopie in gelb
  • 1. und 2. Blatt bedruckt
  • Selbstdurchschreibend
Bestseller Nr. 3
König & Ebhardt 8626532 Geschäftsbuch / Kassenbuch (A4, zum Durchschreiben 2 x 50 Blatt Klebebindung)
  • Ausführung: Bl
  • Farbe: weiß/gelb
  • Größe: DIN A4 hoch
  • Inhalt: 2x50 Blatt
Bestseller Nr. 4
Ordnungsgemäßes Kassenbuch DIN A5 HARDCOVER GELB für Barzahlungen - Übersicht Finanzen + Geld - Einnahmen + Ausgaben 148 Seiten Bar-Einzahlungen + Auszahlungen buchen Kassen-Buchführung Buchhaltung
  • Kleines Kassenbuch GELB entsprechend den buchhalterischen Vorschriften - GOB - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung bzw. Buchführung - speziell zur Kassenbuchführung - für kleine und mittlere Unternehmen, die Bar Zahlungsverkehr haben - vor allem auch Kleinunternehmer.
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  • Das Kassenbuch für Barzahlungen gibt es in Blau, Rot und Grün in DIN A4 sowie im 3er-Sparset. Weitere Blankobücher und Formularbücher findet Ihr in unserem Amazonshop.
  • Mit LIEBE und HERZ von kleinen und blitzschnellen Logbuch-Verlag aus Bayern. TÄGLICHER VERSAND!
SaleBestseller Nr. 5
AVERY Zweckform 427 Kassenabrechnung (A4, mit MwSt.-Spalte, 2x50 Blatt) weiß/gelb
  • Für Ihre Buchhaltung und Steuer, regelmäßig von Rechtsexperten geprüft
  • Einnahmen/Ausgaben können als Brutto-, Netto- und MwSt.-Beträge erfasst werden
  • 2 x 50 Blatt | 50 Originale mit je eine Kopie in gelb
  • 1. und 2. Blatt bedruckt, 2. Blatt ohne Perforation zum Verbleib im Buch
  • Mit 1 Blatt Blaupapier
Bestseller Nr. 6
Herlitz 882407 Kassenbuch A4 96 Blatt gebunden und doppelseitig bedruckt
  • Wenn mehrere Artikel auf der Abbildung angezeigt werden, gehört nur einer dieser Artikel zum Lieferumfang. Bitte kontaktieren Sie uns im Zweifelfall.Eine Modell- oder Farbauswahl ist leider nicht möglich.
SaleBestseller Nr. 7
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AVERY Zweckform 318 Kassenbestandsrechnung (A5, 50 Blatt) weiß
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AVERY Zweckform 305-5 Kassenbericht (A5, mikroperforiert, 50 Blatt) 5er Pack weiß
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  • Getrennte Auflistung: Wareneinkäufe- und nebenkosten, Ausgaben, Privatentnahmen
  • Kassenbericht mit Vorsteuer-Spalte
  • 50 Originale mit Mikroperforation für leichtes Heraustrennen
  • Geeignet für Deutschland und Österreich

Letzte Aktualisierung am 18.12.2018 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

Führung eines Kassenbuches

Wenn du zur Führung verpflichtet bist oder freiwillig deine Bargeschäfte dokumentieren möchtest, solltest du folgende Dinge unbedingt wissen.

Aufbau

Egal ob elektronisch oder analog – eine Buchung im Kassenbuch muss immer diese Informationen umfassen:

  • Datum
  • eindeutige Belegnummer (beispielsweise Rechnungsnummer)
  • Buchungstext (beispielsweise „Briefumschläge“ oder „geschäftliches Mittagessen“)
  • Netto-Betrag und Währung
  • Umsatzsteuer-Satz (sieben oder 19 Prozent)
  • Höhe der Umsatzsteuer als absoluter Betrag
  • aktualisierter Kassenbestand/ Saldo
  • Beleg

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass ein Kassenbuch in Kontoform geführt wird. Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden und somit ein Saldo gebildet wird.

Der Saldo zeigt dir, wie viel Geld sich aktuell in deiner Barkasse befindet. Dieser Betrag muss selbstverständlich in deine Bilanzierung beziehungsweise in deinen Jahresabschluss einfließen.

Korrekturen

Natürlich kann es immer mal passieren, dass dir ein Fehler unterläuft, wenn du eine neue Buchung einträgst. Während digitale Software hierfür meist eine galante Lösung parat hat, verhält es sich im Fall des analogen Kassenbuches meist etwas komplizierter.

Hier gilt in erster Linie: Bloß nichts unkenntlich machen, indem du die ursprüngliche – und fehlerhafte – Buchung beispielsweise schwärzt. Das weckt sofort die Aufmerksamkeit des Finanzamtes.

Ein Fehler im Kassenbuch wird folgendermaßen richtig korrigiert:

  • markiere den fehlerhaften Eintrag – aber so, dass er weiterhin lesbar bleibt
  • verfasse einen neuen Eintrag – und zwar so, dass die Änderung nachvollziehbar ist

Die gleichen Regeln gelten übrigens auch für elektronische Kassenbücher. Auch hier darf nichts einfach gelöscht werden. Die Änderung muss stets erkenn- und nachvollziehbar bleiben. Andernfalls gilt die Software oder App nicht als rechtssicher.

Typische Fehler

Es gibt eine Reihe von Fehlern, die immer wieder beim Führen eines Kassenbuches gemacht werden. Damit sie dir nicht auch passieren, möchten wir sie dir hier gern kurz vorstellen.

Der absolute Klassiker unter den Fehlern sind Ein- und Ausgänge, die nicht als Buchung im Kassenbuch vermerkt sind. Hierzu gehören zum Beispiel Privatentnahmen und Einzahlungen vom Geschäftskonto.

Weil es übersichtlicher und ordentlicher wirkt, lassen viele bei Kassenbüchern in Papierform gern zwischen den einzelnen Buchungen eine Zeile frei. Hierbei handelt es sich streng genommen um eine Ordnungswidrigkeit – immerhin bieten Leerzeilen Platz für nachträglich ergänzte Buchungen, die deine Bilanz in einem besseren Licht dastehen lassen.

Ein weiterer Fauxpas ist, dass Rechnungsbelege nicht direkt im Kassenbuch hinterlegt werden. Wenn du noch klassisch mit einem analogen Kassenbuch arbeitest oder eine ausgedruckte Vorlage verwendest, kannst du die Belege direkt in dem Buch oder Heft sammeln. Nutzt du hingegen eine digitale Lösung, sollten die Belege immer eingescannt und abgespeichert werden.

Last but not least wird immer wieder der Fehler beobachtet, dass der Kassenbuch-Verantwortliche nicht regelmäßig den Kassenbestand nachzählt. So sorgfältig deine Buchführung auch ist und so fehlerfrei die meisten Softwares und Apps mittlerweile arbeiten – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Zähle daher regelmäßig nach und vergleiche den Kassenbestand mit dem errechneten Saldo. Kommt es hier zu Unstimmigkeiten oder rutscht der Kassenbestand ins Minus (was faktisch nicht möglich ist), solltest du genau nachforschen, wo sich der Fehler versteckt. Andernfalls kann Ärger mit dem Finanzamt drohen.

Weitere Informationen zur Führung eines Kassenbuches kannst du auch folgenden Video entnehmen:

Kassenbuch richtig führen – Steuertipps Dr. Dreist & Nicklaus Steuerberater Partnerschaft mbB

Gesetzliche Anforderungen an das Kassenbuch

Damit ein Kassenbuch nicht als ordnungswidrig eingestuft wird, muss es eine Reihe gesetzlicher Anforderungen erfüllen. Die rechtlichen Grundlagen hierfür bilden §§140 bis 148 AO und §238 ff. HGB.

Konkret musst du auf diese Aspekte achten, wenn du ein Kassenbuch führen willst beziehungsweise musst:

  • Revisionssicherheit: Egal ob analog oder digital – ein Kassenbuch muss so geführt werden, dass es hinterher nicht mehr verändert werden kann. Aus diesem Grund sind beispielsweise Excel-Kassenbücher sehr grenzwertig. Kassenbücher in Papierform dürfen nicht mit Bleistift geführt werden und sollten außerdem frei von Leerzeilen sein.
  • zeitnahe Bearbeitung: Wenn ein Bargeschäft stattgefunden hat, solltest du es spätestens am nächsten Tag in dein Kassenbuch eintragen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass du nicht irgendwann Ausgaben oder Einnahmen hinzufügst, um deine Bilanz zu optimieren.
  • Chronologie: Ein Kassenbuch muss immer chronologisch geführt werden, das heißt: Alle Buchungen müssen zeitlich in der richtigen Reihenfolge aufgeführt werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Buchungen müssen einzeln im Kassenbuch aufgeführt werden. Eine Ausnahme bilden Betriebe, die jeden Tag extrem viele Bargeschäfte haben. In diesem Fall genügt es, den Tagessaldo ins Kassenbuch einzutragen. Eine Registrierkasse ist dir dabei behilflich, alle Ein- und Ausgänge dennoch revisionssicher in Form eines Kassenberichts nachzuweisen.
  • Verständlichkeit: Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass sich der Betrachter sofort einen Überblick verschaffen kann. In der Abgabenordnung heißt es dazu: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“ (Quelle)
  • deutsche Sprache: In § 146 Absatz 3 AO heißt es, dass das Kassenbuch grundsätzlich in deutscher Sprache geführt werden muss. Wird eine andere Sprache verwendet, darf das Finanzamt um eine Übersetzung bitten. Auch eventuelle Abkürzungen und Symbole müssen auf Nachfrage erklärt werden können.

Die gesetzlichen Anforderungen gelten auch für Gewerbetreibende und Freiberufler, die freiwillig ein Kassenbuch führen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Viele Gründer fragen sich: Gibt es eine Kassenbuch-Pflicht und wer ist unter Umständen davon befreit?

Der erste Teil der Frage kann mit einem „Ja“ beantwortet werden. Der Gesetzgeber schreibt die Führung eines Kassenbuches als wichtigen Teil der Buchhaltung vor – allerdings nur, wenn das Unternehmen aufgrund seiner Größe und/ oder Rechtsform bilanzieren muss oder freiwillig bilanziert.

Du unterliegst also als Unternehmer der Kassenbuch-Pflicht wenn einer der folgenden Punkte auf dich zutrifft:

  • du bist Kaufmann oder Kaufffrau
  • du bist Gewerbetreibender mit mindestens 60.000 Euro Jahresgewinn
  • du bist Gewerbetreibender mit mindestens 600.000 Euro Jahresumsatz

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass alle Unternehmer, die „nur“ eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) machen müssen, von der Kassenbuch-Pflicht befreit sind. Hierzu gehören in erster Linie Freiberufler und Kleinunternehmer.

Dennoch soll an dieser Stelle ausdrücklich betont werden, dass du auch ohne Kassenbuch-Pflicht unter gewissen Umständen eine solche Übersicht führen solltest – nämlich dann, wenn du es in deinem Unternehmen mit vielen Barein- und -auszahlungen zu tun hast.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Kleinunternehmerin, die regelmäßig auf Kreativmärkten ihre selbstgenähten Kinder-Kleidungsstücke verkauft. Aufgrund ihrer geringen Einnahmen ist sie von der Bilanzierungspflicht befreit, doch da ihre Kunden häufig bar zahlen, ist es besser für sie, ein Kassenbuch zu führen, um stets den Überblick zu behalten.

Die besten Kassenbuch Apps und Softwares

Die Fülle an Apps und Software, mit denen du deine Bargeschäfte digital verwalten kannst, ist riesig. Schon nach kurzer Suche wirst du jede Menge Angebote für die unterschiedlichen Betriebssysteme finden.

Doch auch hier gibt es (ähnlich wie bei Excel) einen Haken. So übersichtlich und intuitiv die Anwendungen auch sein mögen – die wenigsten werden vom Finanzamt akzeptiert beziehungsweise entsprechen den rechtlichen Vorgaben.

Digitale Lösungen, die als rechtssicher eingestuft werden können, sind beispielsweise:

Häufig gestellte Fragen

Das Kassenbuch ist ein Thema, das viele Fragen aufwirft.

Darum haben wir die am häufigsten gestellen Fragen angesehen und beantwortet.

Warum muss ein Kassenbuch geführt werden?

Das Kassenbuch als Bestandteil der Buchhaltung dient der Aufzeichnung aller Bargeschäfte. Es verschafft dir nicht nur einen detaillierten Überblick über alle Ausgaben und Einnahmen, sondern ist auch für deinen Steuerberater und das Finanzamt eine wichtige Informationsquelle.

Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ansteht, wird dir klar sein, warum es so wichtig ist, ein Kassenbuch zu führen. Wenn du keines vorweisen kannst oder dein Kassenbuch Fehler enthält, drohen zusätzliche Prüfungen und eine Hinzuschätzung durch das Finanzamt, die im schlimmsten Fall dein Unternehmen ruiniert.

Was passiert, wenn ich das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß oder gar nicht geführt habe?

Kommt zum Beispiel im Zuge einer Betriebsprüfung heraus, dass du dein Kassenbuch ordnungswidrig oder gar nicht geführt hast beziehungsweise der Kassenbestand nicht zum Saldo passt, musst du mit Konsequenzen rechnen.

Zum einen wird das Finanzamt dein Unternehmen vermutlich noch genauer unter die Lupe nehmen und weitere Prüfungen durchführen. Mache dich in diesem Fall auf ein paar unangenehme und zeitraubende Fragen gefasst.

Zum anderen wird das Amt eventuell eine Hinzuschätzung deiner Umsätze in Höhe von bis zu 10 Prozent vornehmen. Das klingt vielleicht überschaubar für dich, liegt meist jedoch deutlich über den tatsächlichen Einnahmen durch Bargeschäfte.

Außerdem können Hinzuschätzungen durch das Finanzamt im schlimmsten Fall dein Unternehmen ruinieren – nämlich dann, wenn die zusätzlichen Umsatz- und Ertragssteuern dein Geschäftskonto überstrapazieren.

Muss das Kassenbuch handschriftlich geführt werden?

Nein, es ist gestattet, ein Kassenbuch auch in elektronischer Form zu führen. Wichtig ist hierbei, dass es revisionssicher ist, also nicht nachträglich verändert werden kann.

Ersetzt der Kassenbericht das Kassenbuch?

Nein, ein Kassenbericht ersetzt das Kassenbuch nicht. Er kann jedoch als wertvolle Ergänzung dienen und dir etwas Arbeit abnehmen.

Gerade dann, wenn du täglich sehr viele Bargeschäfte hast – beispielsweise als Einzelhändler, Lebensmittelverkäufer oder Friseur – ersetzt der Kassenbericht, also die elektronische Erfassung aller Barein- und -ausgänge, das Eintragen aller einzelnen Buchungen in das Kassenbuch.

Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Kassenbericht inklusive Tageslosung mit einer Registrierkasse erstellt wird. Denn nur dann kann sich das Finanzamt sicher sein, dass nichts nachträglich verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurde.

Wie lang muss man ein Kassenbuch aufbewahren?

Kassenbücher müssen wie viele andere betriebliche Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, ehe du sie entsorgen kannst.

Wichtig: Auch alle Belege und Kassenendsummenbons müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt werden – und zwar in der Form, in der du sie erhalten hast. Rechnungen, die du zwar bar bezahlt hast, dir aber elekronisch zugesendet wurden, müssen digital aufbewahrt werden.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Die Anforderungen vom Finanzamt sind klar, aber auch überraschend überschaubar.

Erlaubt sind grundsätzlich alle Kassenbücher, die

  • revisionssicher sind
  • eine gute Übersichtlichkeit bieten

Alle weiteren (formellen) Anforderungen an das Kassenbuch findest du weiter oben im Beitrag. Allgemein kann gesagt werden, dass viele Finanzämter den klassisch analogen Kassenbüchern eher trauen als den elektronischen Varianten. Doch auch hier gibt es natürlich Unterschiede.

Wer darf das Kassenbuch unterschreiben?

Kassenbücher in Papierform werden (je nach Menge der Bargeschäfte) täglich, wöchentlich oder monatlich unterschrieben – entweder vom Geschäftsführer oder von dem, der für das Kassenbuch und die Barkasse verantwortlich ist.

Wo kann man ein Kassenbuch kaufen?

Klassische Kassenbücher in Papierform kannst du in jedem handelsüblichen Schreibwarengeschäft und auch in Fachgeschäften für Bürobedarf kaufen. Außerdem wirst du natürlich im Internet fündig, beispielsweise auf Amazon.

Wo finde ich Vorlagen, Muster oder Beispiele für Kassenbücher?

Das Internet ist voll von Vorlagen für dein Kassenbuch, die du ausdrucken und verwenden kannst.

Übersichtliche Muster als PDF findest du nach einer kurzen Google Suche.

Ist es erlaubt, ein Kassenbuch in Excel anzulegen?

Es gibt viele Unternehmen, die darauf schwören, ihr Kassenbuch mithilfe einer Excel-Tabelle zu führen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Dokument kann via Cloud von verschiedenen Endgeräten aufgerufen werden, ist leicht zu bearbeiten, rechnet den Saldo nach Anlegen einer entsprechenden Vorlage automatisch aus und setzt nicht voraus, sich erst einmal in eine externe Buchhaltungssoftware einzuarbeiten.

Aber – und jetzt kommt der Haken an der Sache – ein Kassenbuch per Excel ist nur unter gewissen Umständen legitim. Das Problem: Die Datei kann im Nachhinein problemlos bearbeitet oder sogar gelöscht werden und gilt damit nicht als revisionssicher.

Wenn du dennoch mit Excel arbeiten willst, musst du das Dokument in regelmäßigen Abständen rechtssicher machen – beispielsweise indem du die Monatsübersichten ausdruckst und unterschreibst oder dein Steuerberater die Daten in einer unveränderbaren Software einpflegt.

Experten sind sich dennoch oftmals einig und raten davon ab, Excel zur Führung eines Kassenbuches zu nutzen.

Wenn du es trotzdem tun willst, findest du im Internet zahlreiche Excel-Vorlagen für Kassenbücher, die dir etwas Arbeit abnehmen. Ob diese vom Finanzamt akzeptiert werden, solltest du im Einzelfall prüfen.

Gibt es anerkannte Kassenbuch Software?

Ja, die gibt es. Wie weiter oben bereits erwähnt gehören beispielsweise Lexware Kassenbuch, WISO EÜR & Kasse sowie DATEV zu den Anwendungen, die als revisionssicher gelten und daher vom Finanzamt anerkannt werden.

Kann ich das Kassenbuch nachträglich erstellen?

Nein, das Gesetz schreibt vor, dass ein Kassenbuch immer zeitnah (bestenfalls täglich) geführt wird. Das bedeutet, dass du es nicht etwa alle halbe Jahre mal fortführen oder gar nachträglich erstellen darfst.

Kann ich das Kassenbuch nachträglich ändern?

Ja, Änderungen im Kassenbuch sind möglich – allerdings nur, wenn dir ein unbeabsichtigter Fehler unterlaufen ist.

Änderungen im Sinne der Bilanz-Optimierung (zum Beispiel Umsatz steigern oder senken) sind nicht gestattet und gelten als ordnungswidrig.

Außerdem ist es entscheidend, dass jede Änderung im Kassenbuch nachvollziehbar ist. Ist dies nicht der Fall (beispielsweise weil du einfach nur das Excel-Dokument aktualisiert und die fehlerhafte Buchung gelöscht hast), kann dies vom Finanzamt als Ordnungswidrigkeit ausgelegt werden.

Kassenbuch bei EÜR – Was muss ich beachten?

Wenn du nur zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet bist, musst du kein Kassenbuch führen.

Nutzt du dieses freiwillig, um einen Überblick über deine Bargeschäfte zu haben, gelten für dich die gleichen Regularien wie für bilanzierungspflichte Unternehmen.

Brauchen auch Freiberufler ein Kassenbuch?

Nein, Freiberufler sind nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, da sie nur eine EÜR beim Finanzamt einreichen müssen.

Muss ein Kassenbuch revisionssicher sein?

Ja, dein Kassenbuch muss unbedingt revisionssicher sein. Das heißt: Es muss so angelegt sein, dass es nachträglich nicht verändert werden kann.

Aus diesem Grund sind sowohl Kassenbücher mit Bleistifteinträgen als auch Excel-Tabellen und die meisten „Einnahmen-Ausgaben-Apps“ nicht zulässig.

Zusammenfassung

Wenn junge Gründer vom Kassenbuch erfahren, ist ihr erster Gedanke oftmals „Oh, bitte nicht noch mehr Buchhaltung!“.

Ja, dieses Thema kann einen ganz schön erschrecken. Doch befasst man sich erst einmal etwas genauer damit, wird schnell klar, dass es gar nicht so kompliziert ist.

Wie bei allen Angelegenheiten rund um die Buchhaltung empfehlen wir dir auch hier wieder: Setze dich im Zweifelsfall mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin zusammen und kläre alle offenen Fragen.

Dann kann im Grunde genommen nichts mehr schief gehen.

Weiterführende Links


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