E-Rechnungen (Kurzform für elektronische Rechnungen) werden im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in den nächsten Jahren zur Pflicht.
Zwar gibt es Übergangsregelungen, jedoch musst du ab dem 01.01.2025 als unternehmerischer Rechnungsempfänger E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Also, nimm dir ein Getränk deiner Wahl und lass uns gemeinsam das Thema E-Rechnung verstehen.
Wenn dich die Details zum Thema nicht interessieren, lass mich dir die Buchhaltungssoftware lexoffice ans Herz legen.
Mit ihr kannst du E-Rechnungen rechtskonform erstellen, versenden und empfangen und du kannst sie 6 Monate ohne automatische Verlängerung testen.
Buchhaltung.
6 Monate gratis.
Aus dem Angebot wird nicht automatisch ein kostenpflichtiger Vertrag. Am Ende der 6 Monate entscheidest du, welche Produkte du in welchem Umfang nutzen möchtest.
Buchhaltung.
6 Monate gratis.
Aus dem Angebot wird nicht automatisch ein kostenpflichtiger Vertrag. Am Ende der 6 Monate entscheidest du, welche Produkte du in welchem Umfang nutzen möchtest.
Schließt du ein Produkt bei ausgewählten Anbietern ab, erhalten wir eine Vergütung. Das hilft unserer Arbeit, dir entstehen dadurch keine Nachteile. Wir geben Empfehlungen nur nach einem umfangreichen Test und wenn wir den Anbieter selbst nutzen oder nutzen würden. Wir wissen, wie aufwendig es ist, ein Tool wechseln zu müssen. Mehr Informationen
Inhalt
Das erwartet dich ab 01.01.2025
Ab diesem Datum musst du E-Rechnungen verpflichtend empfangen können.
Was sich zunächst kompliziert anhört, werden die meisten von uns schon immer so handhaben: Du musst eine gültige E-Mail-Adresse besitzen, über die dir E-Rechnungen gesendet werden können.
Experten empfehlen dafür, eine separate E-Mail-Adresse anzulegen, also etwa finanzen@firmaxy.de.
Eine Archivierung von E-Rechnungen ist ab 2025 verpflichtend und kann etwa in DATEV Unternehmen online erfolgen. Dein Steuerberater steht dir hier sicher helfend zu Hand.
Soweit zum Empfang für E-Rechnungen. Kommen wir nun zum Erstellen und Versenden und den Übergangsregelungen.
Übergangsregelungen für Rechnungssteller
Zwischen dem 01.01.2025 bis 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller Rechnungen weiterhin im Papierformat oder als elektronische Rechnung (PDF-Datei) erstellen und versenden.
Wichtig hierbei, der Rechnungsempfänger muss dem zustimmen. Es lohnt sich also, dich mit deinen Auftraggebern darüber auszutauschen.
Im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 gilt Folgendes, wenn der Umsatz deines Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro
- nicht überschritten hat, darfst du weiterhin Papierrechnungen und PDF-Dateien als Rechnung übermitteln.
- überschritten hat, darfst du keine Papierrechnungen mehr erstellen und versenden. Jedoch kannst du weiterhin PDF-Dateien als Rechnung übermitteln.
Auch hier gilt wieder: Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen (PDF-Datei) zustimmen.
Ab dem 01.01.2028 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden können.
Zum Ende noch einmal der Hinweis: Ab 01.01.2025 musst du E-Rechnungen verpflichtend empfangen und verarbeiten können.
Notwendige Rechnungsangaben bleiben gleich
Auch bei E-Rechnungen müssen alle Rechnungsangaben vollständig vorhanden sein.
Fehlt eine verpflichtende Angabe, gilt die Rechnung als nicht mehr ordnungsgemäß und Rechnungsempfänger verlieren das Recht auf einen Vorsteuerabzug.
Folgende Angaben müssen eingehende und auch ausgehende E-Rechnungen enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung
- Hinweis auf Steuersatz und Steuerbetrag oder Steuerbefreiung
- bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Kontext eines Grundstücks an eine Privatperson den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Begriff „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt
Umstellung auf die E-Rechnung
Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmer ab 01.01.2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.
Auch musst du sicherstellen, dass die Rechnungen in allen zulässigen Formaten für das menschliche Auge sichtbar gemacht und in der Buchhaltung eingelesen und verarbeitet werden können.
Hier helfen dir Buchhaltungsprogramme, die die E-Rechnung einlesen und darstellen können.
Lass mich an dieser Stelle noch einmal lexoffice erwähnen, das 6 Monate gratis und ohne automatische Verlängerung getestet werden kann.
Alternativ kannst du über die DATEV E-Rechnungsplattform E-Rechnungen empfangen.
Dort ist der Empfang und die Erstellung bis zu einer geringen Anzahl an Rechnungen kostenfrei.
Überprüfung aktueller Stammdaten
Im Zuge der Umstellung solltest du auch die Stammdaten deiner Kunden und Lieferanten überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren.
So stellst du sicher, dass beim Rechnungsausgang und -eingang die korrekten Daten vorliegen.
Anschreiben an Lieferanten
Du solltest zeitnah deinen Lieferanten mitteilen, dass du Rechnungen in Zukunft nur noch elektronisch empfangen möchtest.
In einem Anschreiben kannst du auf folgende Punkte eingehen:
- ab welchem Zeitpunkt sollen Rechnungen elektronisch verschickt werden
- an welche E-Mail-Adresse sollen die Rechnungen gesendet werden
- in welchem Format sollen die Rechnungen erstellt werden
Fragen und Antworten
Die Pflicht zur E-Rechnung beruht auf dem Wachstumschancengesetz.
Weitere Grundlagen bietet die Richtlinie 2014/55/EU und die europäische Norm EN 16931.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann.
Rechnungen auf Papier oder als PDF-Format werden als sonstige Rechnungen bezeichnet.
E-Rechnung empfangen musst du bindend ab 01.01.25.
Für das Erstellen und Verschicken gelten Übergangsfristen, die du oben im Artikel findest.
Ja, auch diese Rechtsformen müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.
Für die Erstellung gelten auch für sie die im Artikel genannten Übergangsfristen.
Fazit
Ich finde, so schwer ist die Pflicht zur E-Rechnung gar nicht zu verstehen.
Hast du die Grundzüge einmal verstanden, wird sich in den meisten Fällen gar nicht so viel ändern.
Vorausgesetzt, du hast bisher schon auf ein Buchhaltungsprogramm und die digitale Zustellung von Rechnungen gesetzt.
In den Kommentaren kannst du mir gern Feedback zum Artikel geben und Rückfragen stellen.
Quellen:
- Informationsschreiben Eurotax Steuerberatungsgesellschaft Schwartz & Partner
- Lexware E-Book
