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Das solltest du über die Umsatzsteuervoranmeldung wissen

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann auf den ersten Blick kompliziert und undurchsichtig wirken.

Doch keine Panik.

In diesem Beitrag erfährst du nicht nur, was die Umsatzsteuervoranmeldung ist, sondern auch wie du ganz entspannt mit diesem „Schreckgespenst“ umgehst.

Hast du die Anmeldung erst einmal verstanden, ist sie nämlich gar nicht mehr so kompliziert wie viele immer denken.

Was versteht man unter einer Umsatzsteuervoranmeldung?

Was im Volksmund gern als Mehrwertsteuer bezeichnet wird, trägt den offiziellen Namen Umsatzsteuer.

Gemeint ist eine Steuer, die du für den Umsatz, den du generiert hast, zahlen musst. Der entsprechende Satz liegt in der Regel bei 19, in einigen Ausnahmefällen auch bei sieben Prozent.

Damit das Finanzamt weiß, wie viel Umsatzsteuer du für dein Unternehmen zahlen musst, gibt es die Umsatzsteuervoranmeldung. Hierbei handelt es sich um ein digitales Formular, dass du auf elektronischem Weg beim Finanzamt einreichst.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für jedes Unternehmen und auch Freiberuflicher Pflicht – außer du machst von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch und lässt dich von der Umsatzsteuer befreien.

Die Umsatzsteuer wird im Übrigen monatlich beziehungsweise vierteljährlich erhoben, um die Steuerlast gleichmäßig zu verteilen. Auf diese Weise wird verhindert, dass du den kompletten Steuerbetrag mit einem Mal zahlen musst und dadurch eventuell deine Liquidität gefährdet wird.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird ab Beginn deiner Selbstständigkeit eine Rolle spielen.

Wenn du beispielsweise im Januar gründest, wird gleich im Februar die erste Voranmeldung fällig.

Grundsätzlich hast du immer bis zum 10. des Monats Zeit, alle deine Unterlagen zu sammeln und die Voranmeldung einzureichen. Ist der 10. ein Feiertag oder fällt er aufs Wochenende, ist der nächste Arbeitstag der Stichtag für deine Umsatzsteuervoranmeldung.

Es gibt außerdem die Möglichkeit einer Dauerfristverlängerung. Doch dazu weiter unten mehr.

So erstellst du deine Umsatzsteuervoranmeldung

In Deutschland besteht die Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das für dich zuständige Finanzamt zu übermitteln. Hierfür kannst du das kostenlose Programm ELSTER verwenden.

Übrigens: „ELSTER“ steht für „elektronische Steuererklärung“.

Wenn du dich bei ELSTER registriert hast (plane hierfür etwa zwei Wochen Bearbeitungszeit ein), kannst du im Programm das Dokument „Umsatzsteuervoranmeldung 2018“ auswählen und dort alles eintragen, was benötigt wird.

Es gibt übrigens auch die Möglichkeit, ELSTER über eine Schnittstelle mit deinem Buchhaltungsprogramm zu verbinden. Das hat den Vorteil, dass die entsprechenden Informationen automatisch übermittelt werden können.

Hast du alle Angaben gemacht, wird automatisch errechnet, wie hoch deine Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den entsprechenden Zeitraum sein wird.

Nachdem du das Formular ans Finanzamt geschickt hast, wird dieser Betrag per Lastschrift von deinem Geschäftskonto abgezogen. Du musst dich also um nichts weiter kümmern.

Was muss wo eingetragen werden?

Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung kann auf den ersten Blick ziemlich verwirrend wirken. Umso wichtiger ist es, dass du genau weißt, welche Beträge du wo eintragen musst.

Das hier sind die wichtigsten Zeilen im Umsatzsteuervoranmeldung Formular:

  • Zeilen 1 bis 16: Hier trägst du sozusagen die Basics ein, also deinen Namen, deine Adresse, E-Mail-Adresse, Steuernummer (wichtig: Nicht die Umsatzsteuer-ID!) und Telefonnummer.
  • Zeilen 19 bis 20: Hier trägst du alle steuerfreien Umsätze bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ein. Gemeint sind damit die Dienstleistungen und Produkte, die du innerhalb der EU verkauft hast und auf die in der Regel keine Umsatzsteuer erhoben wird.
  • Zeilen 25 bis 28: Hier trägst du deine steuerpflichtigen (Netto-) Beträge ein. Beachte hierbei den Unterschied zwischen sieben Prozent Umsatzsteuer (beispielsweise für Lebensmittel und kreative Leistungen) und 19 Prozent Umsatzsteuer (dieser Satz gilt in den meisten Fällen).
  • Zeile 56: Hier trägst du den Umsatzsteuerbetrag ein, den du für betriebliche Ausgaben gezahlt hast – und nicht (!) wie bei deinen Umsätzen den Netto-Betrag.

Natürlich umfasst das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung noch viele weitere Zeilen, aus denen nicht immer sofort hervor geht, was eingetragen werden muss.

Dein Steuerberater kann dir hierbei helfen – oder auch gleich das Ausfüllen und Absenden der Umsatzsteuervoranmeldung komplett übernehmen, wenn du ihm die benötigte Erlaubnis erteilst.

Folgendes Video erklärt das Thema nochmal sehr gut:

Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER UST VA Tutorial | Erklärung | Ausfüllhilfe

Von der Umsatzsteuer befreien – Ist das möglich?

Obwohl grundsätzlich jedes Unternehmen zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet ist, gibt es auch hier – wie so oft – diverse Ausnahmen.

Das wohl bekannteste ist die Kleinunternehmerregelung mit der damit verbundenen Umsatzsteuerbefreiung.

Um von dieser Regelung Gebrauch zu machen, darf dein Umsatz im vorherigen Kalenderjahr die Grenze von 17.500 Euro nicht überschritten haben. Außerdem muss dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr unter 50.000 Euro bleiben. Vor allem Sidepreneure nutzen die Vorteile der Kleinunternehmerregelung, zu denen u.a. die Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldung gehört.

Weiterhin gibt es für bestimmte Berufsgruppen die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuer zu befreien. Hierzu gehören zum Beispiel selbstständige Lehrkräfte und Ärzte.

Hier erfährst du weitere Details für eine korrekte Rechnung als Kleinunternehmer.

Die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung

Weiter oben im Beitrag wurde bereits erwähnt, dass du die Möglichkeit hast, die Abgabefrist für deine Umsatzsteuervoranmeldung zu verlängern.

Die sogenannte Dauerfristverlängerung umfasst einen Monat, das heißt: Die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar muss bis spätestens 10. März an dein Finanzamt übermittelt werden.

Wenn du hiervon profitieren willst, musst du die Dauerfristverlängerung beim Finanzamt anmelden. Auch für diesen Schritt gibt es bei ELSTER ein entsprechendes elektronisches Formular.

Wichtig zu wissen, wenn es um die Dauerfristverlängerung geht:

  • die Dauerfristverlängerung bei monatlicher Umsatzsteuervoranmeldung muss bis spätestens 10. Februar eingereicht werden
  • wer einmal im Quartal die Umsatzsteuer vorauszahlt, muss die Dauerfristverlängerung bis zum 10. April beantragen
  • um die Dauerfristverlängerung bei monatlicher Zahlung zu erhalten, ist eine Sondervorauszahlung nötig – diese beträgt 1/11 der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des letzten Jahres und muss jedes Jahr erneut gezahlt werden

Monatlich oder vierteljährlich – Wovon hängt das ab?

Es wurde bereits mehrfach angedeutet, dass die Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich oder einmal im Quartal fällig wird.

Doch wovon hängt das ab? Und noch viel wichtiger: Welche Regelung gilt für dich und dein Business?

  • monatliche Umsatzsteuervoranmeldung: Wenn im Vorjahr insgesamt mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt wurden
  • vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung: Wenn im Vorjahr insgesamt weniger als 7.500 und mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt wurden

Der Unterschied von Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

Gründer, die im ersten Geschäftsjahr jeden Monat fleißig ihre Umsatzsteuervoranmeldung gemacht haben, wundern sich, wenn sie irgendwann Post vom Finanzamt erhalten und zur Umsatzsteuererklärung aufgefordert werden.

In der Tat handelt es sich hierbei um zwei verschiedene Paar Schuhe – und nur weil du immer die Umsatzsteuervoranmeldung gemacht hast, heißt das nicht, dass die Umsatzsteuererklärung überfällig ist.

Die Umsatzsteuererklärung kann als ein Teil der jährlichen Steuererklärung verstanden werden. Du kannst sie entweder über ELSTER einreichen oder von deinem Steuerberater erledigen lassen.

Wichtig zu wissen: Auch Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen eine Umsatzsteuererklärung machen.

Wenn dir keine groben Fehler bei den Umsatzsteuervoranmeldungen passiert sind, musst du im Zuge der Umsatzsteuererklärung mit keinen gravierenden Nachzahlungen rechnen.

Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung

Um das Thema Umsatzsteuervoranmeldung treten regelmäßig eine ganze Reihe von Fragen auf. Nachfolgend wollen wir uns noch etwas genauer mit diesen befassen.

Wohin muss ich die Umsatzsteuer überweisen?

Die Umsatzsteuer muss an das Finanzamt, das für dich zuständig ist, überwiesen werden.

Du kannst allerdings auch eine Lastschriftermächtigung erteilen, sodass die Beträge automatisch von deinem Geschäftskonto abgebucht werden.

Was passiert, wenn ich die Umsatzsteuervoranmeldung vergesse?

Im stressigen Gründeralltag kann es natürlich auch mal passieren, dass du die Umsatzsteuervoranmeldung vergisst. Das ist kein Weltuntergang.

Allerdings musst du in diesem Fall mit Versäumniszuschlägen rechnen. Außerdem wird das Finanzamt die Höhe deiner Umsätze schätzen und die entsprechenden Steuern einziehen.

Kann mein Steuerberater die Umsatzsteuervoranmeldung für mich erledigen?

Wenn dir die Voranmeldung zu kompliziert oder zeitaufwändig ist, dann kannst du diese Aufgabe an deinen Steuerberater abgeben.

Wichtig ist, dass du deinem Steuerberater die nötigen Berechtigungen erteilst. Die meisten Kanzleien haben hierfür fertige Formulare, die du in der Regel nur unterschreiben musst.

Gilt die Umsatzsteuervoranmeldung auch für Kleinunternehmer?

Nein, wenn du gemäß §19 Umsatzsteuergesetz als Kleinunternehmer giltst, musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Kann man die Umsatzsteuervoranmeldung nachträglich ändern?

So sorgfältig man die Umsatzsteuervoranmeldung auch macht, es können immer auch Fehler passieren.

Wenn du diese nachträglich korrigieren möchtest, musst du ein neues ELSTER-Dokument anlegen und oben im Kopf bei Kästchen 10 („Berichtigte Anmeldung“) ein Kreuz setzen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster?

Eine Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elsterformular ist faktisch nicht möglich.

Es gibt zwar die Variante, die Voranmeldung mithilfe von Buchhaltungsprogrammen beim Finanzamt einzureichen, aber auch diese arbeiten mit einer Schnittstelle zu Elster.

Zusammenfassung

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Thema, mit dem sich jeder Gründer, der nicht als Kleinunternehmer gilt, auseinandersetzen muss.

Doch keine Sorge, wenn du das Ausfüllen des Formulars einmal verinnerlicht hast, wird dir diese Aufgabe von Monat zu Monat immer leichter von der Hand gehen. Alternativ kannst du sie auch an deinen Steuerberater weiterleiten und dich stattdessen wieder vollständig auf dein Business konzentrieren.

Diese Beiträge helfen dir, dein Unternehmen erfolgreicher zu machen:


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