E-Rechnungen verstehen, erstellen und empfangen

Das erwartet dich ab 01.01.2025

Ab diesem Datum musst du E-Rechnungen verpflichtend empfangen können.

Was sich zunächst kompliziert anhört, werden die meisten von uns schon immer so handhaben: Du musst eine gültige E-Mail-Adresse besitzen, über die dir E-Rechnungen gesendet werden können.

Experten empfehlen dafür, eine separate E-Mail-Adresse anzulegen, also etwa finanzen@firmaxy.de.

Eine Archivierung von E-Rechnungen ist ab 2025 verpflichtend und kann etwa in DATEV Unternehmen online erfolgen. Dein Steuerberater steht dir hier sicher helfend zu Hand.

Soweit zum Empfang für E-Rechnungen. Kommen wir nun zum Erstellen und Versenden und den Übergangsregelungen.

Übergangs­regelungen für Rechnungs­steller

Zwischen dem 01.01.2025 bis 31.12.2026 dürfen Rechnungs­aussteller Rechnungen weiterhin im Papierformat oder als elektronische Rechnung (PDF-Datei) erstellen und versenden.

Wichtig hierbei, der Rechnungs­empfänger muss dem zustimmen. Es lohnt sich also, dich mit deinen Auftraggebern darüber auszutauschen.

Im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 gilt Folgendes, wenn der Umsatz deines Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro

• nicht überschritten hat, darfst du weiterhin Papierrechnungen und PDF-Dateien als Rechnung übermitteln.
• überschritten hat, darfst du keine Papierrechnungen mehr erstellen und versenden. Jedoch kannst du weiterhin PDF-Dateien als Rechnung übermitteln.

Auch hier gilt wieder: Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen (PDF-Datei) zustimmen.

Ab dem 01.01.2028 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden können.

Zum Ende noch einmal der Hinweis: Ab 01.01.2025 musst du E-Rechnungen verpflichtend empfangen und verarbeiten können.

Notwendige Rechnungs­angaben bleiben gleich

Auch bei E-Rechnungen müssen alle Rechnungsangaben vollständig vorhanden sein.

Fehlt eine verpflichtende Angabe, gilt die Rechnung als nicht mehr ordnungsgemäß und Rechnungs­empfänger verlieren das Recht auf einen Vorsteuerabzug.

Folgende Angaben müssen eingehende und auch ausgehende E-Rechnungen enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung
• aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung
• Hinweis auf Steuersatz und Steuerbetrag oder Steuerbefreiung
• bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Kontext eines Grundstücks an eine Privatperson den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• Begriff „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt

Umstellung auf die E-Rechnung

Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmer ab 01.01.2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.

Auch musst du sicherstellen, dass die Rechnungen in allen zulässigen Formaten für das menschliche Auge sichtbar gemacht und in der Buchhaltung eingelesen und verarbeitet werden können.

Hier helfen dir Buchhaltungs­programme, die die E-Rechnung einlesen und darstellen können.

Lass mich an dieser Stelle noch einmal lexoffice erwähnen, das 6 Monate gratis und ohne automatische Verlängerung getestet werden kann.

Alternativ kannst du über die DATEV E-Rechnungsplattform E-Rechnungen empfangen.

Dort ist der Empfang und die Erstellung bis zu einer geringen Anzahl an Rechnungen kostenfrei.

Überprüfung aktueller Stammdaten

Im Zuge der Umstellung solltest du auch die Stammdaten deiner Kunden und Lieferanten überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren.

So stellst du sicher, dass beim Rechnungsausgang und -eingang die korrekten Daten vorliegen.

Anschreiben an Lieferanten

Du solltest zeitnah deinen Lieferanten mitteilen, dass du Rechnungen in Zukunft nur noch elektronisch empfangen möchtest.

In einem Anschreiben kannst du auf folgende Punkte eingehen:

• ab welchem Zeitpunkt sollen Rechnungen elektronisch verschickt werden
• an welche E-Mail-Adresse sollen die Rechnungen gesendet werden
• in welchem Format sollen die Rechnungen erstellt werden

Fragen und Antworten

Fazit

Ich finde, so schwer ist die Pflicht zur E-Rechnung gar nicht zu verstehen.

Hast du die Grundzüge einmal verstanden, wird sich in den meisten Fällen gar nicht so viel ändern.

Vorausgesetzt, du hast bisher schon auf ein Buchhaltungs­programm und die digitale Zustellung von Rechnungen gesetzt.

In den Kommentaren kannst du mir gern Feedback zum Artikel geben und Rückfragen stellen.

Quellen:

• Informationsschreiben Eurotax Steuerberatungsgesellschaft Schwartz & Partner
• Lexware E-Book