Kleinunternehmer werden: Alles, was du wissen musst

Oftmals wird angenommen, dass das Kleinunternehmen eine eigene Rechtsform ist, so wie das Einzelunternehmen. Das ist jedoch schlichtweg falsch. Der Status „Kleinunternehmen“ kann unabhängig von der Unternehmensform erlangt werden – also sowohl von Freiberuflern, Forst- und Landwirten als auch Einzelunternehmern, Personen– und Kapitalgesellschaften.

Wenn es um die Definition von Kleinunternehmer beziehungsweise Kleinunternehmen geht, dann musst du einen genauen Blick auf deine voraussichtlichen jährlichen Umsätze werfen. Die rechtliche Basis dafür bildet das Umsatzsteuergesetz, §19. Hier heißt es:

„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17 500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das: Du giltst als Kleinunternehmer, wenn:

deine Umsätze inkl. Umsatzsteuer im vergangenen Geschäftsjahr unter 17.500 € lagen
UND deine Umsätze im aktuellen Geschäftsjahr die Grenze von 50.000 € nicht überschreiten

Wenn du über einen längeren Zeitraum Kleinunternehmer bleiben möchtest, darfst du die Umsatzgrenze von 17.500 € jährlich nicht überschreiten.

Weitere interessante Fakten über Kleinunternehmer bietet folgendes Video:

Wie kann man Kleinunternehmer werden?

Wenn du dein Business als Kleinunternehmen gründen möchtest, solltest du dir zunächst einmal überlegen, welche Rechtsform die passende für dich ist. Wie weiter oben bereits erwähnt, hat der Status Kleinunternehmen nichts mit dieser Entscheidung zu tun, sondern ausschließlich mit deinen jährlichen Umsätzen.

Wenn du die Unternehmensform festgelegt hast, durchläufst du den jeweiligen Gründungsprozess, beispielsweise mit Gewerbeanmeldung, Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrags und Gang zum Notar.

Spannend wird es schließlich, wenn du vom Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhältst. Unter Punkt 7.3 dieses mehrseitigen Dokuments kannst du angeben, dass du von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest. Das war es auch schon.

Übrigens: Die Finanzämter sind Kleinunternehmern gegenüber positiv eingestellt. Da sich geringe Umsätze und Verwaltungsaufwand ohne Kleinunternehmerregelung unverhältnismäßig gegenüberstehen würden, begrüßen sie alle, die diese Besonderheit nutzen.

Besteuerung der Kleinunternehmer

Die meisten Gründer, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, erhoffen sich hiervon einen steuerlichen Vorteil beziehungsweise eine Ersparnis. Wie viel Steuern du als Kleinunternehmer zahlen musst, hängt jedoch nicht maßgeblich von deinem Status, sondern vielmehr von deinem Umsatz ab.

Auch als Kleinunternehmer zahlst du die meisten der üblichen Steuern, beispielsweise:

Einkommenssteuer bzw. Kapitalertragssteuer
Gewerbesteuer (Freibetrag bis 24.500 Euro beachten)
Lohnsteuer

Die große Ausnahme bildet die Umsatzsteuer.

Die Kleinunternehmerregelung

Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das bedeutet vereinfacht ausgedrückt: Brutto- und Netto-Betrag sind gleich.

Entgegen der allgemeinen Annahme handelt es sich hierbei in erster Linie um einen bürokratischen Vorteil und weniger um einen finanziellen.

Als Unternehmer mit Regelbesteuerung (also ohne Kleinunternehmerregelung) fungierst du nämlich in gewisser Weise als Steuereintreiber für das Finanzamt. Das heißt, dass du den Umsatzsteuerbetrag vom Kunden erhältst und im nächsten Schritt an das Finanzamt überweist. Das ist zwar aufwendig, aber kein Minusgeschäft.

Ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht, hängt maßgeblich von deinen Kunden ab. Während es geschäftlichen Kunden in der Regel egal ist, ob sie Umsatzsteuer zahlen oder nicht (sie können sie sich wiederum als Vorsteuer erstatten lassen), sind Rechnungen mit Netto-Beträgen für Privatkunden tatsächlich günstiger. Hierin kannst du einen klaren Vorteil der Kleinunternehmerregelung ausmachen.

Dass sich die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig auf dein Unternehmen auswirken kann, wird deutlich, wenn man sich die zweite Seite der Medaille anschaut: Als Kleinunternehmer kannst du dir keine Vorsteuerbeträge erstatten lassen (oftmals auch gern als „absetzen“ bezeichnet). Wenn du also etwa Laptop, Drucker, Materialien und andere Dinge für dein Unternehmen kaufst, musst du als Kleinunternehmer immer den vollen Preis zahlen und nicht nur den Netto-Betrag.

Ausführliche Informationen erhältst du auch in unserem Beitrag über die Kleinunternehmerregelung.

Welche Buchhaltung müssen Kleinunternehmer machen?

Als Kleinunternehmer darfst du dich prinzipiell auf eine vereinfachte Buchhaltung freuen. Denn durch den Wegfall der Umsatzsteuer ist es auch überflüssig, die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung zu machen.

Davon abgesehen gibt es aber keine nennenswerten Unterschiede zu den anderen Unternehmen. Auch als Kleinunternehmer musst du deine jährliche Steuererklärung machen. Wie diese genau aussieht, hängt in erster Linie von deiner Rechtsform ab:

Freiberufler, Land- und Forstwirte, Einzelunternehmer und GbRs: Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
OHG und Kapitalgesellschaften: doppelte Buchführung und Bilanzierung

Die Jahres-Umsatzsteuererklärung muss auch von Kleinunternehmern gemacht werden. Der Aufwand hierfür hält sich allerdings stark in Grenzen.

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Vorteile und Nachteile für Kleinunternehmer

Aus der bisherigen Lektüre dürfte schon hervorgegangen sein, dass das Kleinunternehmen ein paar attraktive Vorteile, aber auch wissenswerte Nachteile mit sich bringen.

Nachfolgend findest du alle Pro- und Contra-Aspekte in einer Übersicht.

Vorteile vom Kleinunternehmen

verringerter bürokratischer Aufwand/ keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
„günstigere Rechnung“ durch Netto-Betrag (v.a. für Privatkunden relevant)
unabhängig von gewählter Unternehmensform
gut geeignet für nebenberufliche Gründer
einfache Anmeldung
vereinfachtes Rechnungswesen

Nachteile vom Kleinunternehmen

Vorsteuer kann nicht erstattet werden
geringeres Ansehen bei Geschäftskunden
Umsätze müssen immer ganz genau beobachtet werden
kein nennenswerter steuerlicher Vorteil
Gefahr von Rückzahlungen
„Unternehmensentwicklung mit angezogener Handbremse“

Häufig gestellte Fragen zum Kleinunternehmer

Wir haben diese notiert und beantwortet.

Du hast immer noch offene Fragen zum Thema Kleinunternehmen? Kein Problem, in unseren FAQ findest du sicherlich eine Antwort.

Warum zahlen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer?

Kleinunternehmer machen von der sogenannten Kleinunternehmerregelung nach UStG § 19 Gebrauch und werden dadurch von der Umsatzsteuer befreit.

Ziel dieser Regelung ist es, vor allem kleine Unternehmen mit geringen Umsätzen bürokratisch zu entlasten und somit auch ein Stück weit die Hemmschwelle für den Einstieg in die Selbstständigkeit zu senken.

Welches Geschäftskonto eignet sich für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer ist neben deinem privaten Girokonto kein separates Geschäftskonto gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch erleichtert die Trennung von beruflichen und privaten Finanzen die Buchhaltung.

In unserem Detailartikel zum Thema Geschäftskonto für Kleinunternehmer findest alles Wichtige.

Müssen Kleinunternehmer die Steuernummer angeben?

Ja, auch als Kleinunternehmer musst du unbedingt eine Steuernummer auf deinen Rechnungen angeben.

Alternativ würde auch die Umsatzsteuer-ID funktionieren, doch diese lassen sich Kleinunternehmer in den seltensten Fällen geben (weil sie sie nicht benötigen).

Was gehört zum Umsatz eines Kleinunternehmers?

Im UStG § 19 ist nicht nur geregelt, wer als Kleinunternehmer gilt, sondern auch, was unter „Umsatz“ zu verstehen ist:

„Umsatz […] ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz, gekürzt um die darin enthaltenen Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens.“

Wenn es um konkrete Summen geht, dann sind hiermit in der Regel immer die Netto-Beträge (ohne Umsatzsteuer) gemeint. Ein Ausnahme bilden Unternehmen, die bereits der Regelbesteuerung unterlagen und dann von der Kleinunternehmerregelung profitieren wollen. Doch dazu mehr weiter unten.

Wann ist die Option Kleinunternehmer sinnvoll?

Dass du ein Unternehmen gründen und in die Selbstständigkeit starten möchtest, bedeutet nicht automatisch, dass du von der Kleinunternehmerregelung profitieren wirst. Die Option eignet sich vorwiegend für:

Unternehmer, die erst einmal nebenberuflich starten wollen
Unternehmer, die vorrangig mit Privatkunden zusammenarbeiten
Unternehmer, die wissen, dass sie (meist in der Anfangszeit) keine großen Gewinne erwarten können

Bedenke unbedingt, dass dich der Status „Kleinunternehmer“ immer in gewisser Weise hemmen wird. Sinnbildlich gesprochen fährst du ständig mit angezogener Handbremse und kannst nie so richtig mit deinem Unternehmen durchstarten. Außerdem ist es wichtig, zu wissen, dass du als Vollerwerbs-Selbstständiger nur schwer von 17.500 Euro Umsatz im Jahr leben können wirst.

Wann ist man kein Kleinunternehmer mehr?

Sobald du die in § 19 UStG genannten Grenzen überschreitest, bist du automatisch kein Kleinunternehmer mehr.

Bleibst du immer unter den 17.500 Euro Umsatz, musst du dir keine Sorgen machen. Liegt dein Umsatz zwischen 17.500 und 50.000 Euro, profitierst du nur noch im aktuellen Geschäftsjahr von der Kleinunternehmerregelung.

Was passiert, wenn man als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschritten hat?

Hast du die Umsatzgrenze überschritten, ist das zunächst einmal kein Weltuntergang – vorausgesetzt, du weißt Bescheid und machst ab dem nächsten Geschäftsjahr deine Umsatzsteuervoranmeldung.

Ist dies nicht der Fall (also nutzt du weiter die Kleinunternehmerregelung ohne Kleinunternehmer zu sein), dann musst du dich auf teils hohe Nachzahlungen einstellen. Diese können unter Umständen dein Business ruinieren.

Wenn du Fragen zum Ende deines Kleinunternehmer-Daseins hast, kannst du dich gern an deinen Steuerberater oder auch gezielt an das für dich zuständige Finanzamt wenden. Dort wird man dir sicherlich Auskunft geben.

Gut zu wissen: Wenn du deinen Status als Kleinunternehmer verlierst, wird dich das Finanzamt in der Regel nicht darüber informieren. Es wird davon ausgegangen, dass du selbst deine Umsätze zu jeder Zeit im Auge behältst.

Was kann ich als Kleinunternehmer absetzen?

Während Unternehmer mit Regelbesteuerung beim Einkauf von Technik, Waren, Bürobedarf etwas sparen können, indem sie sich die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen, gehst du als Kleinunternehmer leer aus. Laptop, Schreibtisch oder Drucker absetzen – all das ist nicht möglich.

Hierbei handelt es sich um einen entscheidenden Nachteil der Kleinunternehmerregelung. Denn wenn du für dein Business etwa erst einmal viel einkaufen musst, kann das schnell zu einer großen finanziellen Belastung werden. Denke also unbedingt über den Sinn oder Unsinn der Kleinunternehmerregelung in deinem individuellen Fall nach.

Wann ist ein Wechsel zum Kleinunternehmer möglich?

Entscheidest du dich zu Beginn deiner Selbstständigkeit für die Regelbesteuerung, so ist diese fünf Jahre lang bindend.

Das bedeutet wiederum, dass du ab deinem 6. Geschäftsjahr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kannst – vorausgesetzt natürlich, du lagst im vorherigen Geschäftsjahr mit deinem Brutto-Umsatz (also inkl. Umsatzsteuer) unterhalb der 17.500 Euro-Grenze.

Um von der Regel- zur Kleinunternehmer-Besteuerung zu wechseln, genügt es, einen formlosen Brief ans Finanzamt zu schicken. Darin musst du deinen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung widerrufen.

Welches Elster-Formular gilt für Kleinunternehmer?

Wenn du deine Steuererklärung über Elster abgeben willst, dann gilt für dich das gleiche Formular wie für alle anderen Unternehmen auch.

Außerdem kannst du ebenfalls das Formular für die Jahres-Umsatzsteuererklärung verwenden.

Darf man als Kleinunternehmer Mitarbeiter beschäftigen?

Du darfst als Kleinunternehmer auch einen oder mehrere Angestellte beschäftigen.

Wie schreiben Kleinunternehmer ihre Rechnungen?

Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du ein paar Besonderheiten im Hinblick auf deine Rechnungen beachten.

Weitere Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Beitrag über die Kleinunternehmer Rechnung.

Ist der Kleinunternehmer das gleiche wie das Kleingewerbe?

Die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ werden gern synonym gebraucht, haben aber grundsätzlich nichts miteinander zu tun.

Der Kleinunternehmer wird über das Umsatzsteuergesetz definiert. Der Status ist nicht nur Gewerbebetrieben (also Einzelunternehmen, Personen- und Kapitalgesellschaften) vorbehalten, sondern kann auch von Freiberuflern, Land- und Forstwirten erlangt werden.

Im Gegensatz dazu bildet das Handelsgesetzbuch die Grundlage für das Kleingewerbe. Gemeint sind hiermit alle Gewerbebetriebe, die aufgrund ihrer geringen Größe nicht ins Handelsregister eingetragen werden und nicht zur doppelten Buchführung sowie Bilanzierung verpflichtet sind.

Wann müssen Kleinunternehmer eine EÜR machen?

Grundsätzlich sind Freiberufler, Forst- und Landwirte lediglich zu einer Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR) verpflichtet. Aber auch viele Einzelunternehmer und Gesellschafter einer GbR müssen nur diese einfache Form des Jahresabschlusses vorlegen.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Kleinunternehmer?

Die gängigen Aufbewahrungsfristen gelten auch für Kleinunternehmer.

Das heißt, du musst den Großteil deiner geschäftlichen Unterlagen mindestens zehn Jahre aufheben, ehe du sie vernichten oder löschen darfst.

Zusammenfassung

Das Kleinunternehmen kann für viele Gründer eine spannende Option sein – muss es aber nicht.

Wenn du dich für diese Möglichkeit interessierst, ist es notwendig, im Vorfeld zu klären, ob du auch wirklich davon profitierst.

Geringe Umsätze in den ersten Jahren, die vorrangige Zusammenarbeit mit privaten Kunden und wenig geschäftliche Ausgaben sind Indikatoren dafür, dass die Kleinunternehmerregelung dein perfekter Einstieg in die Selbstständigkeit sein könnte.