So gründest du 2020 eine GmbH

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Erfahre hier, was du bei der Gründung einer GmbH beachten solltest und wie der Gründungsprozess im Detail aussieht.

Wie gründet man eine GmbH?

Folgende Schritte sind notwendig, damit du (allein oder im Team) eine GmbH gründen kannst:

  1. Gesellschaftervertrag aufsetzen
  2. Notarielle Beurkundung des Gesellschaftervertrags
  3. Einzahlung der Stammeinlage auf das Geschäftskonto
  4. Anmeldung beim Handelsregister
  5. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
  6. Gewerbe anmelden
  7. Anmeldung bei anderen Ämtern und Behörden

Wie die Schritte im Detail aussehen, haben wir nachfolgend nochmal aufgearbeitet.

Schritt 1: Gesellschaftervertrag aufsetzen

Zu Beginn sollte natürlich erst einmal geklärt werden, wer alles an der Gründung beteiligt sein soll und was deine/ eure konkrete Geschäftsidee ist. Diese und weitere Formalien werden im Gesellschaftervertrag festgehalten.

Alternativ ist es auch möglich, die GmbH mithilfe von einem Musterprotokoll zu gründen. Dies ist aber nur bis zur Grenze von drei Gründern sinnvoll.

Schritt 2: Notarielle Beurkundung des Gesellschaftervertrags

Wenn du den Gesellschaftervertrag (eventuell mit der Hilfe eines Anwalts) erstellt hast, gilt es im nächsten Schritt, diesen notariell beurkunden zu lassen. Vereinbare also einen Termin beim Notar, zu dem alle Gesellschafter anwesend sein können.

Nachdem der Notar allen Anwesenden den Gesellschaftervertrag noch einmal vorgelesen hat, müssen diese das Dokument unterschreiben. Anschließend beurkundnet der Notar den Vertrag und erstellt außerdem eine Gesellschafterliste.

Nach dem ersten Besuch beim Notar wird aus einer Vorgründergesellschaft eine GmbH in Gründung (GmbH i. G.).

Schritt 3: Einzahlung der Stammeinlage auf das Geschäftskonto

Der nächste Weg führt dich (und dein Gründungsteam) zur Bank, bei der du ein Geschäftskonto eröffnest.

Ist dieser wichtige Punkt erledigt, muss mindestens die Hälfte des Stammkapitals (also 12.500 Euro) eingezahlt werden.

Das Geldinstitut muss die Einzahlung unbedingt bescheinigen, denn dieses Dokument ist wichtig für den vierten Schritt der Gründung.

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Schritt 4: Anmeldung beim Handelsregister

Um eure GmbH beim Handelsregister anmelden zu lassen, ist ein erneuter Gang zum Notar notwendig. Dieser wird den Nachweis zur Einzahlung der Stammeinlage fordern und dann Kontakt zum zuständigen Amtsgericht aufnehmen.

Ist die Anmeldung erfolgt, erhältst du eine entsprechende Information und häufig auch gleich Post vom Finanzamt.

Schritt 5: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Schon kurz nach Anmeldung im Handelsregister wird dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schicken. Fülle diesen gegebenenfalls mit der Hilfe deines Steuerberaters aus.

Außerdem wird das Finanzamt nach gewissen Unterlagen, beispielsweise dem Handelsregisterauszug und dem Gesellschaftervertrag verlangen.

Nachdem du alle Dokumente zurück geschickt hast, erhältst du vom Finanzamt eine Steuernummer. Diese ist in Zukunft extrem wichtig und muss beispielsweise auf den Rechnungen deiner GmbH erscheinen.

Schritt 6: Gewerbe anmelden

Dieser Schritt kann im Grunde genommen parallel zu den vorherigen stattfinden.

Um ein Gewerbe anzumelden, musst du dich an das zuständige Gewerbeamt wenden und einen Gewerbeschein ausfüllen. Diesen findest du häufig auch online (einfach nach „Gewerbeanmeldung/ Gewerbeschein Stadt XY“ suchen).

Folgende Angaben müssen unter anderem im Zuge der Gewerbeanmeldung gemacht werden:

  • Name und Rechtsform des Unternehmens
  • Zahl der juristischen Vertreter
  • Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
  • geschäftliche Aktivitäten
  • Ort und Nummer des Handelsregistereintrags

Schritt 7: Anmeldung bei anderen Ämtern und Behörden

Fast geschafft! Im letzten Schritt der Gründung musst du dich noch bei diversen anderen Anlaufstellen melden.

Die wichtigsten sind die Bundesagentur für Arbeit, die IHK beziehungsweise HWK, die Berufsgenossenschaft und eventuell auch die Krankenkasse.

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Kosten einer GmbH-Gründung

Es ist kein Geheimnis, dass Gründer, die sich für die Rechtsform GmbH entscheiden, tief in die Tasche greifen müssen – und zwar im doppelten Sinne. Denn neben dem Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro (mehr dazu weiter unten) musst du auch eine gewisse Summe für den Gründungsprozess einplanen. Wie hoch diese (in etwa) sein wird und aus welchen einzelnen Positionen sie sich zusammensetzt, erfährst du hier.

Zunächst einmal soll jedoch betont werden, dass jede GmbH-Gründung ihren „eigenen Preis“ hat. Wie hoch die Kosten hierfür ausfallen, hängt nämlich von verschiedenen Faktoren ab, die du teilweise sogar aktiv beeinflussen kannst:

  • Ort der Gründung: Die Kosten für eine Gewerbeanmeldung schwanken regional etwa zwischen 10 und 60 Euro
  • Anzahl der Gesellschafter: Eine Ein-Personen-GmbH ist grundsätzlich günstiger als eine Gründung mit mehreren Gesellschaftern
  • Mustervertrag oder individueller Gesellschaftervertrag: Ein Mustervertrag senkt die Kosten enorm, ist aber nicht immer sinnvoll bzw. erlaubt
  • Gründung mit oder ohne Sacheinlage: Der Verzicht auf Sacheinlagen senkt die Kosten deiner GmbH-Gründung
  • Höhe des Stammkapitals: Übersteigt das Stammkapital die Mindestsumme von 25.000 Euro, wird auch die Gründung teurer

Nun, da du weißt, an welchen Stellen du Einfluss auf die Kosten für deine GmbH-Anmeldung hast, kommen wir zu den konkrete Zahlen. Die nächste Auflistung schlüsselt auf, wie sich die finale Summe für die Gründung einer GmbH zusammensetzt. Bitte beachte, dass die genannten Summen lediglich Beispiele sind und von deine konkreten Gründung abweichen können.

  • Höhe des Stammkapitals: Übersteigt das Stammkapital die Mindestsumme von 25.000 Euro, wird auch die Gründung teurer
  • Gewerbeanmeldung: je nach Gewerbeamt 10 bis 60 Euro
  • Beurkundung des Gesellschaftervertrags durch einen Notar: rund 250 Euro
  • Geschäftsführerbestellung: rund 130 Euro
  • Erstellung einer Gesellschafterliste: rund 100 Euro
  • Überwachung der Stammkapital-Einzahlung durch einen Notar: rund 60 Euro
  • Pauschale für Kommunikation, Briefmarken, Kopien usw. für einen Notar: rund 50 Euro
  • Handelsregisteranmeldung: rund 65 Euro
  • Handelsregistereintrag: 150 Euro

Weitere Kosten, die nicht direkt etwas mit der Gründung der GmbH zu tun haben, aber trotzdem in diesem Zeitraum auf dich zukommen werden, betreffen den Mitgliedsbeitrag für die IHK oder HWK sowie die Erstellung einer Eröffnungsbilanz (beispielsweise durch deinen Steuerberater).

In unserem Beispiel belaufen sich die Kosten für die Gründung einer GmbH (mit individuellem Gesellschaftervertrag, mehreren Gesellschaftern und ohne Sacheinlagen) auf rund 850 Euro. Diese Summe ist durchaus realistisch und entspricht einem durchschnittlichen Budget, das du für diese Phase deiner Unternehmensgründung einplanen solltest.

Grundsätzlich wird dazu geraten, mit einem mittleren dreistelligen bis niedrigen vierstelligen Betrag zu rechnen, wenn es um die Anmeldung einer GmbH geht. Alles darunter darf gern als Utopie bezeichnet werden.

Unser Tipp: Eine GmbH-Gründung ohne Notar ist nicht möglich. Lass dir von diesem ruhig im Vorfeld grob überschlagen, welche Kosten auf dich zukommen werden, damit es hinterher kein böses Erwachen gibt.

Wenn du zusätzlich ein bisschen Geld beim Notar sparen möchtest, haben wir hier noch zwei konkrete Tipps für dich:

  1. Nicht alle Leistungen, die dir ein Notar anbietet, müssen zwangsläufig auch von diesem ausgeübt werden. Die Bestellung des Geschäftsführers, die Erstellung der Gesellschafterliste und die Überwachung der Stammkapital-Einzahlung müssen beispielsweise nicht notariell beglaubigt werden. Beachte jedoch den Mehraufwand und die eventuellen Fehler, die auf dich zukommen, wenn du diese Aufgaben übernimmst. Im schlimmsten Fall musst du dadurch sogar noch mehr bezahlen.
  2. Die Kommunikations- und Papier-Pauschale, die von den meisten Notaren erhoben wird, ist in der Regel viel zu hoch. Es kann nicht schaden, deinen Notar um eine individuelle Berechnung zu bitten, die mit großer Wahrscheinlichkeit günstiger ausfallen wird. Nicht jeder Notar lässt sich jedoch auf diesen Mehraufwand ein.

Dauer einer GmbH-Gründung

Wie lang es dauert, eine GmbH zu gründen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die du teilweise nicht beeinflussen kannst. Umso wichtiger ist es, von Anfang an gut zu planen und alles für einen reibungslosen Gründungsablauf zu tun.

Der reine Gründungsprozess – also vom Aufsetzen des Gesellschaftervertrags über die Einzahlung des Stammkapitals und die Eintragung im Handelsregister bis hin zur Gewerbeanmeldung – dauert in der Regel etwa drei bis vier Wochen. Um auf Nummer Sicher zu gehen, solltest du aber lieber etwas großzügiger planen und ruhig von fünf bis sechs Wochen ausgehen.

Bevor die GmbH im Handelsregister eingetragen ist, haften alle Gesellschafter mit ihrem privaten Vermögen für eventuell getätigte Geschäfte. Du solltest also lieber etwas Geduld mitbringen und warten, bis alles „in trockenen Tüchern“ ist, bevor du richtig loslegst.

Wie schnell (oder langsam) die Gründung deiner GmbH über die Bühne geht, hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

  • Terminlegung bei Notar, Bank etc.
  • Schnelligkeit der Behörden (z.B. Gewerbe- und Finanzamt)
  • Auslastung des Notars
  • Bearbeitungsdauer der Bank, bei der du dein Geschäftskonto eröffnest

Wenn du möglichst bald mit deiner GmbH an den Start gehen und Zeit bei der Gründung sparen möchtest, dann kannst du u.a. diese Tipps beherzigen:

  • Vereinbare Termine frühzeitig.
  • Bringe zu jedem Termin alle benötigten Unterlagen und deine zuvor gesammelten Fragen mit.
  • Lege Wert auf Sorgfalt und Gründlichkeit.
  • Kommuniziere unmissverständlich und frage direkt nach, wenn du etwas nicht verstanden hast.

Die wohl größte Zeitersparnis bei der GmbH-Gründung ist die Nutzung von einem Mustervertrag. Dieser ist jedoch nur für maximal drei Gesellschafter zulässig und erlaubt keinerlei individuelle Anpassungen. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass der Mustervertrag nicht automatisch die ideale Entscheidung ist – auch wenn du hierdurch Zeit und Geld sparst.

Das benötigte Stammkapital für eine GmbH-Gründung

Das Stammkapital, das du auf dein Geschäftskonto einzahlen musst, spielt eine zentrale Rolle bei der Gründung deiner GmbH. Denn ohne Stammkapital gibt es keinen Eintrag ins Handelsregister. Und ohne Eintrag ins Handelsregister hast du keine offizielle Kapitalgesellschaft gegründet. Doch beginnen wir ganz von vorn:

Das Stammkapital dient den Gläubigern einer GmbH als „Haftungsfonds“ beziehungsweise Absicherung bei Geschäften jeder Art. Es setzt sich aus den Stammeinlagen der Gesellschafter zusammen und muss laut § 5 GmbHG mindestens 25.000 Euro umfassen. Das Stammkapital darf aus Bareinzahlungen, Sacheinlagen oder einer Mischung beider Formen bestehen. Unter Sacheinlagen versteht man beispielsweise Grundstücke, Gebäude, Maschinen oder Wertpapiere.

Die einzelnen Stammeinlagen der Gesellschafter dürfen unterschiedlichen hoch sein. Die konkreten Summen müssen im Gesellschaftervertrag dokumentiert werden.

Im § 7 Abs. 2 GmbhG ist festgelegt, dass zum Zeitpunkt der Gründung einer GmbH mindestens 12.500 Euro Stammkapital auf das Geschäftskonto eingezahlt werden müssen. Wenn dieser Schritt erfolgt ist, kann der Notar einen Eintrag ins Handelsregister beantragen. Wichtig zu wissen ist außerdem, dass die Gesellschafter so lange gesamtschuldnerisch für den Differenzbetrag haften, bis die vollständigen 25.000 Euro Stammkapital auf dem Geschäftskonto eingezahlt sind.

Im Falle einer Bar-Gründung (also wenn das Stammkapital keinerlei Sacheinlagen umfasst) ist jeder Gesellschafter verpflichtet, mindestens 25 % seiner Stammeinlage in das Stammkapital einfließen zu lassen. Die übrigen 75 % müssen anschließend logischerweise „nachgereicht“ werden.

Übrigens: Wenn dich die 25.000 Euro Stammkapital für die Gründung einer GmbH abschrecken, du aber trotzdem von den Vorzügen einer Kapitalgesellschaft profitieren möchtest, dann solltest du dich unbedingt über die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) informieren.

Vorteile und Nachteile einer GmbH-Gründung

Nun, da du dich umfassend darüber informiert hast, wie du eine GmbH gründen kannst, wirst du sicherlich festgestellt haben, dass dieses Prozedere sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich bringt. Wir möchten diese hier gern noch einmal zusammenfassen.

Vorteile einer GmbH-Gründung

  • viele Freiräume bei der Gestaltung des Gesellschaftervertrags
  • Gründung ist auch für Einzelpersonen möglich („Ein-Personen-GmbH“)
  • ins Stammkapital können auch Sacheinlagen fließen
  • Bestellung von Fremdgeschäftsführern (die keine Gesellschafter sind) ist möglich
  • auch juristische Personen (zum Beispiel andere Kapitalgesellschaften) können Gesellschafter sein
  • Gesellschafter können auch Angestellte der GmbH sein (Personalkosten verringern den zu versteuernden Gewinn)
  • Kosten- und Zeitersparnis bei GmbH-Gründung mit Mustervertrag

Nachteile einer GmbH-Gründung

  • hohe Gründungskosten
  • hoher Zeitaufwand
  • viele Termine und Absprachen/umfangreiche Gründungsformalitäten
  • ohne Notar nicht möglich
  • Banken verlangen häufig selbstschuldnerische Bürgschaften (das hebt die Haftungsbeschränkung unter Umständen auf)

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen braucht man für eine GmbH Gründung?

Das wohl wichtigste Dokument für die Gründung ist der notariell beurkundete Gesellschaftervertrag.

Außerdem brauchst du den Nachweis von deiner Bank, dass die Stammeinlage auf das Geschäftskonto überwiesen wurde.

Weitere wichtige Unterlagen sind der Handelsregisterauszug, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und der Gewerbeschein.

Was ist eine „GmbH in Gründung“?

Die GmbH in Gründung ist die letzte Vorstufe der GmbH. Sie entsteht nach der notariellen Beglaubigung des Gesellschaftervertrags und wird nach Eintragung ins Handelsregister von der „richtigen“ GmbH abgelöst.

In dieser Phase des Gründungsprozesses haften alle Gesellschafter sowohl mit ihrem unternehmerischen als auch ihrem privaten Besitz. Riskante Geschäfte und große Investitionen solltest du also lieber auf die Zeit nach der Vor-GmbH (so wird die GmbH in Gründung auch genannt) verschieben.

Rechtlich betrachtet wird die GmbH i. Gr. ähnlich wie eine OHG, eine GbR oder eingetragene Kaufleute behandelt.

Ab welchem Zeitpunkt gilt eine GmbH offiziell als gegründet?

Eine GmbH entsteht mit ihrer Eintragung ins Handelsregister. Ab diesem Zeitpunkt haften die Gesellschafter nur noch beschränkt und können ihre Geschäfte abgesichert aufnehmen. Außerdem wird die GmbH mit dem Handelsregister-Eintrag zu einer juristischen Person.

Was muss man bei einer GmbH-Gründung mit Mustervertrag beachten?

Existenzgründer, die sich für die Gründung einer GmbH mit Mustervertrag entscheiden, haben meist einen oder mehrere dieser Vorteile im Blick:

  • Zeitersparnis: Wer nicht erst einen individuellen Gesellschaftervertrag aufsetzt, sondern ein vorgefertigtes Dokument nutzt, kann in der Regel schneller in das operative Geschäft einsteigen.
  • Kostenersparnis: Durch den Wegfall einer individuellen Erstellung und Beurkundung des Vertrags werden außerdem Kosten gesenkt.
  • weniger Aufwand: Ganz allgemein kann gesagt werden, dass die Gründung mit Mustervertrag weit weniger aufwändig ist und darum deine Nerven schonen wird.

Diesen Vorteilen gegenüber stehen jedoch auch ein paar Nachteile, die wir an dieser Stelle auf keinen Fall unerwähnt lassen wollen:

  • wenig Flexibilität: Ein Mustervertrag bietet dir sehr wenig Gestaltungsspielräume bei der Gründung deiner GmbH. Gerade dann, wenn du Wert auf individuelle Anpassungen legst, ist das vorgefertigte Dokument keine sonderlich gute Idee.
  • strenge Voraussetzungen: Längst nicht jede GmbH darf mithilfe eines Mustervertrags gegründet werden. Diese Voraussetzungen müssen unbedingt erfüllt werden: Die GmbH darf maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer haben und das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen.
  • weniger Sicherheit: Gerade bei unvorhergesehenen Konflikten und in Streitsituationen erweist sich der Mustervertrag einer GmbH als eher unsicher. Wenn du dich vollumfänglich gegen alle Eventualitäten absichern möchtest, ist ein individueller Vertrag die bessere Wahl.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass maßgeschneiderte Gesellschafterverträge die bessere Basis für eine GmbH sind. Auch wenn diese Option mehr Geld kostet und auch mehr Zeit in Anspruch nimmt, sind sich die meisten Gründer hinterher einig und bestätigen, dass sich der Aufwand gelohnt hat.

Die große Ausnahme bilden Ein-Personen-GmbHs. Wenn du beabsichtigst, deine Geschäftsidee im Alleingang zu realisieren, spricht nichts gegen die Verwendung von einem Mustervertrag.

Zusammenfassung

Wer eine GmbH gründen möchte, der sollte neben Zeit auf jeden Fall auch Geld mitbringen und einen langen Atem haben. Keine Frage: Die „Grande Dame“ unter den Rechtsformen kommt mit einem komplizierten Gründungsprozess daher, dem nicht jeder angehende Entrepreneur gewachsen ist. Notartermine, Stammkapital-Einzahlung, Eintragung ins Handelsregister, Anmeldung eines Gewerbes – diese und weitere Schritte verlangen ein hohes Maß an Gründungskompetenz und trennen gleich zu Beginn die Spreu vom Weizen.

Dass sich der Aufwand trotzdem lohnt, unterstreichen vor allem die Vorteile, die die GmbH mit sich bringt. So haften die Gesellschafter beispielsweise nicht nur beschränkt, also mit der Höhe ihrer Stammeinlage, sie dürfen sich auch auf einen sehr guten und vertrauensvollen Ruf ihrer gewählten Rechtsform freuen. Unterm Strich kann gesagt werden: Wer die Gründung einer GmbH einmal hinter sich gebracht hat, bereut diesen Schritt in der Regel nicht.

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