Freiberufler genießen einen gewissen Sonderstatus unter den Selbstständigen und unterscheiden sich klar von Gewerbetreibende.
Doch woran liegt das? Und was genau ist das Besondere an der Freiberuflichkeit?
Die Anmeldung als Freiberufler beim Finanzamt
Erfreulicherweise ist es recht einfach, sich als Freiberufler beim Finanzamt anzumelden. Hier erfährst du, wie es geht.
Schritt 1: Prüfe, ob dir der Status „Freiberufler“ zusteht
Bevor du dich mit den nächsten Schritten beschäftigst, solltest du zunächst einmal klären, ob du wirklich Freiberufler bist oder nicht.
In Zeiten der Digitalisierung gibt es viele Grenz- und Streitfälle, die nicht eindeutig in eine der Kategorien Freiberuflichkeit oder Gewerbe eingeordnet werden können.
Erst wenn klar ist, dass dir der Status auch wirklich zugesprochen wird, lohnt es sich, weitere Schritte einzuleiten.
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Schritt 2: Sende ein formloses Schreiben an dein Finanzamt
Als Nächstes gilt es, ein formloses Schreiben an das Finanzamt aufzusetzen. Darin sollten folgende Informationen enthalten sein:
- dein Name und deine Kontaktdaten
- die Tätigkeit, die du als Freiberufler ausüben möchtest
- die Bitte um die Vergabe einer Steuernummer
Schritt 3: Belege deine fachliche Eignung
Wie in PartGG § 1 Abs. 2 zu lesen ist, basiert eine freiberufliche Tätigkeit auf einer „besonderen beruflichen Qualifikation oder schöpferischen Begabung“, die es natürlich auch nachzuweisen gilt.
Im Klartext bedeutet das, dass du dem Finanzamt Unterlagen übermitteln musst, die deine fachliche Eignung belegen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Zertifikate, Abschlusszeugnisse und Diplome handeln, aber beispielsweise auch um Arbeitszeugnisse.
Die entsprechenden Nachweise kannst du entweder auf Anfrage nachreichen oder direkt mit deinem formlosen Schreiben an das Finanzamt schicken. Wir empfehlen dir die zweite Variante, da du dadurch etwas Zeit sparst.
Schritt 4: Fülle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst du wahrheitsgemäß und vollständig ausfüllen und an das Finanzamt zurücksenden.
Tipp: Im Internet findest du etliche Ausfüllhilfen für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wenn du wirklich auf Nummer Sicher gehen möchtest, raten wir dir allerdings, das Dokument gemeinsam mit deinem Steuerberater auszufüllen.
Schritt 5: Warte auf deine Steuernummer und lege los
Nun spricht nichts mehr dagegen, deine Tätigkeit aufzunehmen.
Auch wenn du noch keine Steuernummer erhalten hast, darfst du bereits deinem Beruf nachgehen und sogar Rechnungen schreiben. Beachte allerdings, dass du auf diesen für deine Kunden vermerkst, dass eine Steuernummer beantragt wurde und nachgereicht wird.
Gut zu wissen: Als Freiberufler musst du keine Gewerbeanmeldung durchführen. Auch der Gang zum Notar, die Eintragung ins Handelsregister und eine Mitgliedschaft in der IHK oder HWK sind Aspekte, die du im Zuge deiner Freiberuflichkeit guten Gewissens von der Agenda streichen kannst.
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Geschäftskonto
Wer sich als Freiberufler selbstständig machen möchte, sollte sich natürlich auch so früh wie möglich Gedanken über seine Finanzen machen. Unsere Empfehlung für dich: Trenne von Anfang an dein privates Budget vom geschäftlichen und nutze hierfür ein separates Geschäftskonto.
In unserem Artikel zum Thema Geschäftskonto für Freiberufler findest du alle wichtigen Informationen und nachfolgend eine Tabelle, mit der du geeignete Geschäftskonten vergleichen kannst.
Steuern
Als Freiberufler musst du wie andere Selbstständige auch Steuern zahlen.
Grundsätzlich handelt es sich dabei um diese Abgaben:
- Einkommenssteuer
- Umsatzsteuer
- Solidaritätszuschlag
Wichtig zu wissen: Freiberufler sind nicht automatisch von der Umsatzsteuer befreit. Wenn du eine entsprechende Befreiung haben möchtest, musst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
Weitere Steuern, die du als Freiberufler unter Umständen zahlen musst, sind die
- Lohnsteuer (falls du Mitarbeiter beschäftigst)
- Kirchensteuer (falls du Mitglied der evangelischen oder katholischen Kirche bist)
Eine Steuer, die Freiberufler grundsätzlich nicht zahlen müssen, ist die Gewerbesteuer.
Buchhaltung
Nicht nur im Hinblick auf die zu zahlenden Steuern genießen Freiberufler gewisse Privilegien. Auch wenn es um die Buchhaltung geht, wird schnell klar: Der Status der Freiberuflichkeit lohnt sich tatsächlich.
Als Freiberufler bist du grundlegend nicht buchführungspflichtig. Dem Finanzamt genügt es in der Regel, wenn du deiner Einkommenssteuererklärung eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anhängst.
An diesem Umstand ändert sich erst etwas, wenn du eine Kapitalgesellschaft gründest oder sehr hohe Gewinne erzielst.
Vorteile und Nachteile
An dieser Stelle dürfte bereits klar sein: Freiberufler werden bringt ein paar ziemlich interessante Vorzüge mit sich. Doch solltest du unbedingt auch wissen, mit welchen Nachteilen dieser Status verknüpft ist.
Vorteile der Freiberuflichkeit
- keine Gewerbesteuer
- Gewinnermittlung mithilfe der EÜR
- keine Buchführungspflicht
- einfacher Anmeldeprozess
Nachteile der Freiberuflichkeit
- Einschränkungen bei der ausgeübten Tätigkeit
- Eignung muss nachgewiesen werden
- eventuell geringeres Ansehen als Gewerbetreibende
- unbeschränkte Haftung
Die Katalogberufe
Die Auflistung der freien Berufe in § 18 EStG wird häufig auch als Katalog bezeichnet. Das wiederum führt dazu, dass die typischen Tätigkeiten auch Katalogberufe genannt werden.
Hierzu gehören:
- Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
- Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte
- Vermessungsingenieure, Ingenieure
- Architekten
- Handelschemiker
- Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte
- vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten
- Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten
- Journalisten, Bildberichterstatter
- Dolmetscher, Übersetzer
- Lotsen
- und ähnliche Berufe
Der Zusatz „und ähnliche Berufe“ macht deutlich, dass diese Liste der Freiberufler keinesfalls vollständig ist. Sie kann um viele weitere Tätigkeiten ergänzt werden.
Wenn du dir nicht sicher bist, ob du als Freiberufler eingestuft werden kannst oder nicht, ist es am sinnvollsten, dich an das für dich zuständige Finanzamt zu wenden. Dort wird man sich deinen Fall genau anschauen und entscheiden, ob dir der Freiberufler-Status zusteht oder ob du doch ein Gewerbe anmelden musst.
Zu den typischen Streitfällen gehören insbesondere Grafikdesigner, IT-Fachleute und Coaches.
Was ist ein Freiberufler?
Freiberufler sind wie Gewerbetreibende Selbstständige, die eine berufliche Tätigkeit eigenverantwortlich und nicht im Angestelltenverhältnis ausüben. Sie unterliegen jedoch nicht der Gewerbeordnung, sondern gelten als eine Art Spezialfall.
Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass Freiberufler einer wissenschaftlichen, künstlerischen, unterrichtenden, erzieherischen oder schriftstellerischen Tätigkeit nachgehen, was sie alle zu Dienstleistern macht. Das unterscheidet sich grundlegend von den Gewerbetreibenden.
Wer als Freiberufler eingestuft wird und wer doch ein Gewerbe anmelden muss, entscheidet letztlich jedes Finanzamt im Einzelfall. Es beruft sich dafür in der Regel auf § 18 EStG und § 1 PartGG.
In Letzterem heißt es: „Die Freien Berufe haben im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“
Wichtig: Viele der freien Berufe – insbesondere Arzt, Anwalt, Notar und Heilpraktiker – setzen spezielle Ausbildungen und/oder Studienabschlüsse voraus. Andere jedoch – wie der Übersetzer, Journalist und Bildberichterstatter – gelten in Deutschland nicht als geschützt und dürfen darum grundsätzlich von jedem ausgeübt werden – auch ohne entsprechenden Abschluss.
Häufig gestellte Fragen
Wenn du Freiberufler werden möchtest, geistern bestimmt zig Fragen durch deinen Kopf.
Die passenden Antworten darauf findest du hier.
Welche Rechtsform kann ein Freiberufler wählen?
Der Freiberufler ist keine eigenständige Rechtsform, sondern kann lediglich als eine Art spezieller Status verstanden werden.
Wenn du dich allein selbstständig machen möchtest, wirst du automatisch ein Einzelunternehmen gründen.
Schließt du dich hingegen mit anderen Freiberuflern zusammen, könnt ihr auch eine Partnergesellschaft oder eine GbR gründen.
Außerdem hast du auch die Möglichkeit, eine Kapitalgesellschaft – unter anderem eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zu gründen. In diesem Fall erlöschen jedoch die Privilegien, keine Gewerbesteuer zahlen und keine doppelte Buchführung machen zu müssen.
Wann muss man sich als Freiberufler anmelden?
Als Freiberufler bist du verpflichtet, dich spätestens vier Wochen nach Aufnahme deiner beruflichen Tätigkeit beim Finanzamt zu melden.
Tust du dies nicht, drohen Sanktionen.
Wann muss ein Freiberufler ein Gewerbe anmelden?
Die Grenzen zwischen Freiberuflichkeit und Gewerbe sind häufig fließend und müssen deswegen mit größter Sorgfalt behandelt werden.
Wenn du zum Beispiel als freiberufliche Journalistin und Bloggerin arbeitest und (u. a.) Geld durch Werbeeinnahmen generierst, musst du für diese ein Gewerbe anmelden. Machst du das nicht, kann dir das Finanzamt nachträglich deinen Freiberufler-Status aberkennen. Das wiederum geht einher mit teils hohen Gewerbesteuer-Nachzahlungen, die im schlimmsten Fall existenzbedrohend für dich sind.
Weiterhin ist die Anmeldung von einem Gewerbe unumgänglich, wenn du nicht mit deinem privaten Besitz haften willst. In diesem Fall musst du eine Kapitalgesellschaft gründen – und hierbei handelt es sich auf jeden Fall um ein Gewerbe.
Übrigens: Du kannst natürlich auch sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibender sein. Dann ist es wichtig, dass du deine Tätigkeiten klar voneinander abgrenzt und auch im Hinblick auf die Buchhaltung unterscheidest.
Wann sind Freiberufler buchführungspflichtig?
Grundsätzlich sind Freiberufler nicht buchführungspflichtig. Das Finanzamt ist zufrieden, wenn sie im Rahmen ihrer Einkommenssteuererklärung eine Einnahmenüberschussrechnung einreichen.
Eine Buchführungspflicht entsteht erst, wenn ein Freiberufler ein Gewerbe gründet. Ein weiterer Ausnahmefall tritt ein, wenn du extrem viel Umsatz beziehungsweise Gewinn pro Jahr machst und das Finanzamt deswegen eine doppelte Buchführung von dir verlangt.
Warum zahlen Freiberufler keine Gewerbesteuer?
Die Gewerbesteuer ist eine Abgabe, die direkt an die Gemeinde fließt, in der ein Unternehmen gemeldet ist. Das Geld wird u. a. genutzt, um die Infrastruktur vor Ort zu pflegen und auszubauen.
Dass Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen müssen, liegt an der Annahme, dass sie – im Gegensatz zu Gewerbetreibenden – die Infrastruktur nicht mit schweren Maschinen und Fahrzeugen belasten.
Wie lange müssen Freiberufler Steuerunterlagen aufbewahren?
Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen beträgt 10 Jahre.
Wie sind Freiberufler krankenversichert?
Du hast die Wahl zwischen einer privaten Krankenversicherung und der freiwillig-gesetzlichen Versicherung.
Wenn du freiberuflicher Künstler oder Publizist (also etwa Journalist oder Autor) bist, ist es außerdem empfehlenswert, dich eingehender über die Künstlersozialkasse zu informieren. Diese übernimmt (fast wie ein Arbeitgeber) etwa die Hälfte deiner Krankenkassenbeiträge.
Kann ein Freiberufler Mitarbeiter einstellen?
Ja, du hast die Möglichkeit, Angestellte zu beschäftigen. Den besten Beweis hierfür liefern wahrscheinlich Ärzte und Anwälte, die ohne ein gut funktionierendes und spezialisiertes Team ihren Beruf nicht ausüben könnten.
Wann muss ein Freiberufler keine Umsatzsteuer zahlen?
Um als Freiberufler umsatzsteuerbefreit zu sein, musst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
Diese gilt aber nur, wenn dein Jahresumsatz unter 17.500 € liegt. In der Anfangszeit mag das eine realistische Summe sein, doch wenn dein Business kontinuierlich wachsen soll, stellt die Kleinunternehmerregelung eher eine Bremse als eine Erleichterung dar.
Was kann man als Freiberufler von der Steuer absetzen?
Freiberufler können, wie andere Selbstständige auch, vieles von der Steuer absetzen – das bedeutet: Sich die gezahlte Umsatzsteuer auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen vom Finanzamt zurückerstatten lassen.
Zu den klassischen Posten, die „absetzbar“ sind, gehören u. a.:
- Arbeitsmaterialien
- Arbeitsmittel
- Büro
- Firmenwagen/-fahrrad
- in Anspruch genommene Dienstleistungen, die deine Freiberuflichkeit betreffen
- Geschäftsessen
Wer darf Freiberufler werden?
Grundsätzlich darf jeder Freiberufler werden – vorausgesetzt, er oder sie erfüllt die entsprechenden Anforderungen. Während angehende Ärzte, Heilpraktiker und Anwälte entsprechende Zeugnisse vorlegen müssen, sollte beispielsweise ein freiberuflicher Bildberichterstatter entsprechende praktische Nachweise erbringen können.
Was genau für die Zulassung benötigt wird, hängt vom jeweiligen Beruf ab. Einige der Katalogberufe sind in Deutschland geschützt, andere wiederum nicht.
Kann man auch ohne Studium Freiberufler werden?
Ja, im Fall der meisten nicht geschützten Katalogberufe (etwa Journalist und Übersetzer) ist das möglich.
Zusammenfassung
Vor allem der Wegfall der Gewerbesteuer und die Aussichten auf die EÜR sorgen dafür, dass der Status Freiberufler unter vielen Gründern sehr begehrt ist.
Eine Freiberuflichkeit bringt gewisse Vorzüge mit – muss aber auch immer als eine Art Einschränkung betrachtet werden. Längst nicht jede Erfolg versprechende Geschäftsidee kann damit realisiert werden.
