Diese Rechnungsprogramme erleichtern dir die Buchhaltung
Wir haben verschiedene Anbieter verglichen und zeigen, welche Funktionen diese haben und für welche Zielgruppe sie sich eignen.
Rechnungsprogramme im Vergleich
Nachfolgend kannst du dir durch Kurzporträts einen ersten Eindruck von vier besonders geläufigen Rechnungsprogrammen machen. Die Rechnungserstellung sowie die einzelnen Vorteile im Funktionsumfang haben wir in einzelnen Testberichten vorgestellt.
Augenmerk richten solltest. Du kannst dir von den vier Programmen Debitoor, FastBill, lexoffice und sevDesk in Kurzportäts ein erstes Bild machen und ihre Leistungen in einer Tabelle vergleichen.
Tipp: Die meisten Rechnungsprogramme bieten eine kostenlose Testphase an. Suche dir verschiedene Programme aus und nutze sie parallel. So kannst du sie direkt in der Praxis miteinander vergleichen und das für dich passende Angebot finden.
Kriterien für die Auswahl eines Rechnungsprogramms
Für den Vergleich der getesteten Rechnungsprogramme sind vor allem ihre Bedienungsfreundlichkeit, die Rechnungsfunktionen und vorhandene Schnittstellen, sowie der angebotene Testzeitraum und das Preis-Leistungsverhältnis ausschlaggebend.
Bedienungsfreundlichkeit
Du möchtest dir deine Buchhaltung erleichtern und neben deiner Kernkompetenz als Handwerker oder Kleinunternehmerin nicht auch noch EDV-Grundlagen aneignen müssen, nur um dein Rechnungsprogramm verstehen zu können. Deshalb ist es wichtig, dass das Programm schnell erlernbar und intuitiv bedienbar ist. Auch eine mobile App, Zugänge für mehrere Personen, verschiedene Fremdsprachen und Währungen wirken sich positiv auf die Bedienbarkeit aus.
Rechnungsfunktionen
Du möchtest Rechnungen schreiben - diese Funktion sollte also absolutes Basic, dafür aber umfänglich ausgebaut sein. Neben der Erstellung und den Versand von Rechnungen sollten daher wenn möglich auch folgende Funktionen enthalten sein: Erstellung und Versand von Angeboten, Umwandlung solcher in Rechnungen, wiederkehrende bzw. Abo-Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Schnittstellen
Schnittstellen zu Warenwirtschaft, der Steuerkanzlei, E-Commerce-Systemen, DATEV-Programmen usw. sind hilfreiche Features. Auch der Export von deinen Daten ist ein wichtiges Kriterium. Die Einbindung deines Geschäftskontos hilft dir bei deiner Finanzübersicht, indem du deine Ein- und Ausgänge mit offenen Rechnungen und Barzahlungen abgleichen kannst.
Testzeitraum
Bevor du dich für ein Programm entscheidest, solltest du mehrere auf Herz und Nieren testen und dadurch direkt miteainder vergleichen. Dadurch ist es wichtig, dass dir das Programm eine solche Testphase einräumt. Wenn ja, wie lang ist sie, müssen dafür bereits Zahlungsdaten hinterlegt werden und endet sie automatisch?
Preis-Leistungs-Verhältnis
Letztlich zählt: was bekommst du für dein Geld. Dabei geht es um die Relation zwischen dem Leistungsumfang und dem Preis. Die unten enthaltenen Preise sind die monatlichen Gebühren auf Basis eines 12-Monats-Abos. (Stand Juli 2020)
Rechnungsprogramme im Detail
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Rechnungsprogramme detaillierter angesehen, um dir die Auswahl noch mehr zu erleichtern.
Debitoor
Debitoor richtet sich ausdrücklich an FreelancerInnen, GründerInnen und kleine Unternehmen, die Rechnungen schreiben, aber auch ihre Buchhaltung und Finanzen mit demselben Rechnungsprogramm im Blick haben möchten. Es gibt einen intergrierten Chat Bot, der den Einstieg in das Programm erleichtern soll. Er schlägt beim Aufrufen einer Funktion zudem ein passendes Video-Tutorial vor.
Je nach Tarif kannst du mit Debitoor jährlich zwischen 100 und unbegrenzt vielen Rechnungen und Ausgaben vornehmen. Wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften sind bspw. mit allen Tarifen möglich. Mit dem Rechnungsdesigner kannst du deine Rechnungen indivualisieren. Im Einstiegstarif XS musst du auf diese Funktion verzichten, ebenso auf Angebotserstellungen, Lieferscheine und erweiterete Buchhaltungsfunktionen. Das Banking ist in den beiden Basismodellen ebenfalls nicht enthalten. Der DATEV-Export, der Zugang für SteuerberaterInnen, die offene Schnittstelle, mobile Apps und die Option Belege hochzuladen gehören zu der Standardausstattung von Debitoor.
Debitoor bietet vier verschiedene Tarife an: XS kostet 4 Euro, S 8 Euro, M 12 Euro und L 24 Euro pro Monat. (Stand September 2021 im Jahres-Abo)
FastBill
Mit FastBill kannst du deine Rechnungen schreiben und begleichen, aber auch z.B. Belege in der mobile App von unterwegs erfassen und in deine FastBill Inbox senden.
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Ein Vorlageneditor gibt dir die Möglichkeit, dein individuelles Design in deinen Rechnungen zu benutzen. FastBill erlaubt zudem, wiederkehrende Rechnungen automatisch zu versenden und verfügt über Funktionen wie Mahnungen, Storno, Rabattfunktion und Bruttorechnung. Deine Rechnungen, Belege und Zahlungsbewegungen kannst du direkt über das Rechnungsprogramm an deine Steuerkanzlei schicken bzw. eine DATEV-Schnittstelle einrichten.
Durch die Finanzübersicht sowie eine Analyse deiner KundInnen (Zahlungsmoral, individuelle Zahlungsziele etc.) hast du deine wichtigsten Kennzahlen im Blick. Ein automatischer Zahlungsabgleich zwischen allen deinen eingebundenen Konten ermöglicht dir einen vereinfachten Workflow bezüglich deiner Finanzplanung. In wenigen Klicks kannst du mit FastBill auch deine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen.
FastBill bietet drei verschiedene Tarife an: Starter kostet 8,99 Euro, Pro 26,99 Euro und Premium ab 53 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Jahres-Abo)
lexoffice
Die Zielgruppe von lexoffice besteht vor allem aus kleineren Unternehmen, Startups und Angehörigen der freien Berufe. Mit Hilfe dieses Rechnungsprogramms kannst du deine Buchhaltung automatisieren. Du kannst Angebote schreiben, Rechnungen zahlen und deine Steuerklärung an einem Ort erledigen. Das Unternehmen wirbt damit, sehr auf die Wünsche seiner KundInnen einzugehen und diese monatlich zu integrieren.
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Durch die in lexoffice integrierte Online-Banking Funktion hast du jederzeit einen Überblick über dein Geschäftskonto. Durch die mobile App auch von unterwegs - sogar auf deiner Apple Watch.
Lexoffice bietet drei verschiedene Tarife an: Rechnung & Finanzen kostet 5,14 Euro, Buchhaltung & Finanzen 9,04 Euro und Buchhaltung & Berichte 10,98 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Monats-Abo da kein Jahres-Abo verfügbar)
sevDesk
Mit sevDesk können u.A. Rechnungen und Angebote geschrieben und KundInnen und PartnerInnen online verwaltet werden. Eine besondere Zielgruppe hat sevDesk nicht, so werden auf der Internetseite u.A. Startups, Vereine, FreelancerInnen, kleine Handwerksunternehmen aber auch der Großhandel aufgezählt.
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Belege erkennt die sevDesk App automatisch und ordnet sie entsprechend ein. Durch die ELSTER-Integration kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt von sevDesk aus beim Finanzamt einreichen. Vor allem wohl für FreelancerInnen interessant ist die Zeiterfassungsoption, mit der du deine Aufträge tracken kannst. Mit der Funktion Teamwork können in Unternehmen die Zugriffsrechte individuell eingestellt werden. Als weitere Funktion kannst du deine Lagerverwaltung in der Software abbilden.
Deinem Steuerberater kannst du einen Zugang anlegen, wodurch er auf alle Unterlagen zeitnah zugreifen kann. Eure Zusammenarbeit wird es euch danken!
SevDesk bietet drei verschiedene Tarife an: Rechnung kostet 7,90 Euro, Buchhaltung 15,90 Euro und Warenwirtschaft 43 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Jahres-Abo)
Rechnungsprogramme sind heutzutage üblicherweise cloudbasiert, werden in der Regel auch als App angeboten und sind damit immer dabei. Du kannst sie also sehr flexibel einsetzen, wann und wo du sie brauchst.
easybill
Die Rechnungssoftware von easybill setzt seinen Fokus auf ein integriertes Projektmanagement. Bietet beispielsweise eine Zeiterfassung samt Übernahme in die Rechnung. Der Umfang im Bereich der Rechungsfunktionen ist groß, Abstriche musst du bei der Buchhaltung vornehmen. Ein ausführlicher Test von easybill folgt in Kürze.
billomat
Das "Rundum-Wohlfühl-Paket", so zumindest bezeichnet sich billomat in der Selbstdarstellung, richtet sich an Kleinunternehmen und Freiberufler. Hierfür bietet die Software drei Tarife:
"Solo" für Freiberufler und Betreiber eines Nebengewerbes mit bis zu 30 Rechnungen oder Angeboten im Monat sowie Zahlungserinnerungen, Lieferscheine, und eine Vorlage pro Dokumententyp.
Bereits der Business-Tarif bietet eine unbegrenzte Anzahl an Rechnungen und Angeboten, sowie unbegrenzt viele Vorlagen für alle Dokumententypen.
Mit der Enterprise-Variante kannst du deinen Tarif individuell konfigurieren.
Wir werden auch billomat zukünftig testen und in unsere Vergleichstabelle integrieren.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines Rechnungsprogramms?
Zum essentiellen Funktionsumfang eines Rechnungsprogramms gehören selbstverständlich die Rechnungsserstellung und der Versand von Rechnungen. Optimal wäre hierbei ebenfalls, wenn auch Angebote erstellt bzw. versendet und anschließend in Rechnungen umgewandelt werden können. Damit dir deine Rechnung auch bereits durch das Erscheinungsbild zugeordent werden kann, ist ein Editor wichtig. Der sollte dir zumindest ermöglichen, einzelne Bestandteile deiner Rechnung zu individualiseren.
Was unterscheidet kostenlose Rechnungsprogramme von kostenpflichtigen?
Kostenlose Rechnungsprogramme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang von kostenpflichtigen. Meist beschränken sie sich auf die Rechnungsfunktion, wohingegen kostenpflichtige Programme mit integriertem Banking, Buchhaltung, offene Schnittstellen, Datenexport u.Ä. auftrumpfen. Einige kostenlose Programme wie Zervant bieten daher auch eine Upgrade-Option an, bei der zu einem Bezahlmodell mit weiteren Funktionen gewechselt werden kann.
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Tipp: Wusstest du, dass du Rechnungsprogramme von der Steuer absetzen kannst? Weil sie zu den Betriebsausgaben zählen, lassen sich die Kosten für dein Unternehmen unterm Strich wieder reduzieren. Wenn du als Kleinunternehmer noch nicht so finanzkräftig bist, musst du also nicht zwangsläufig auf die Features eines kostenpflichtigen Rechnungsprogramms verzichten.
Fazit - ideale Rechnungssoftware
Es gibt ein breites Angebot an Rechnungsprogrammen, weshalb dir die Wahl schwer fallen kann. Durch diesen Beitrag weißt du, welche Kriterien hierfür ausschlaggebend sein sollten und was einzelne Programme leisten. Nutze die Testzeiträume und vergleiche die verschiedenen Angebote miteinander, um das für dich passende zu finden.
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