Diese Rechnungsprogramme erleichtern dir die Buchhaltung

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Rechnungen schreiben gehört zur Selbstständigkeit unweigerlich dazu. Egal ob Handwerker, Freelancerin, Startup oder bereits etabliert – du brauchst eine gut sortierte und vor allem vollständige Buchhaltung und die beginnt bereits bei deinen Rechnungen.

Von den fixen inhaltlichen Vorgaben abgesehen, kannst du bei deiner Rechnungserstellung sehr individuell vorgehen. Neben den klassischen Lösungen wie Word oder Excel, gibt es mittlerweile eine immense Auswahl an Rechnungsprogrammen. Die sind teilweise zu Allroundern mit beachtenswerten Features vanciert und können häufig durch ein Upgrade sogar in eine komplette Buchhaltungssoftware umgewandelt werden.

In diesem Beitrag erfährst du, was ein Rechnungsprogramm in jedem Fall können muss und worauf du bei deiner Auswahl außerdem achten solltest. Du bekommst einen Überblick über die beliebtesten Rechnungsprogramme und wie sie untereinander im Test abschneiden.

Kernaussagen des Textes

  • Rechnungsprogramme sind rechtssicherer als selbsterstelle Rechnungen
  • dennoch bieten viele von ihnen eine Individualisierung durch einen Editor an
  • Rechnungsprogramme automatisieren deine Buchhaltung
  • sie sind meist cloud-basiert und können in mobilen Apps ortsunabhängig genutzt werden
  • die Auswahl an Rechnungsprogrammen ist groß
  • die meisten Rechnungsprogramme bieten in verschiedenen Tarifen einen gestaffelten Funktionsumfang an
  • dadurch können neben der Rechnungsfunktion auch Buchhaltung und Banking gebucht werden

Rechnungsprogramme im Vergleich

Im folgenden erfährst du, auf welche Kriterien du bei Rechnungsprogrammen ein besonderes Augenmerk richten solltest. Du kannst dir von den vier Programmen Debitoor, FastBill, lexoffice und sevDes in Kurzportäts ein erstes Bild machen und ihre Leistungen in einer Tabelle vergleichen.

Tipp: Die meisten Rechnungsprogramme bieten eine kostenlose Testphase an. Suche dir verschiedene Programme aus und nutze sie parallel. So kannst du sie direkt in der Praxis miteinander vergleichen und das für dich passende Angebot finden.

Kriterien

Für den Vergleich der getesteten Rechnungsprogramme sind vor allem ihre Bedienungsfreundlichkeit, die Rechnungsfunktionen und vorhandene Schnittstellen, sowie der angebotene Testzeitraum und das Preis-Leistungsverhältnis ausschlaggebend.

Bedienungsfreundlichkeit

Du möchtest dir deine Buchhaltung erleichtern und neben deiner Kernkompetenz als Handwerker oder Kleinunternehmerin nicht auch noch EDV-Grundlagen aneignen müssen, nur um dein Rechnungsprogramm verstehen zu können. Deshalb ist es wichtig, dass das Programm schnell erlernbar und intuitiv bedienbar ist. Auch eine mobile App, Zugänge für mehrere Personen, verschiedene Fremdsprachen und Währungen wirken sich positiv auf die Bedienbarkeit aus.

Rechnungsfunktionen

Du möchtest Rechnungen schreiben – diese Funktion sollte also absolutes Basic, dafür aber umfänglich ausgebaut sein. Neben der Erstellung und den Versand von Rechnungen sollten daher wenn möglich auch folgende Funktionen enthalten sein: Erstellung und Versand von Angeboten, Umwandlung solcher in Rechnungen, wiederkehrende bzw. Abo-Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Zahlungserinnerungen.

Schnittstellen

Schnittstellen zu Warenwirtschaft, der Steuerkanzlei, E-Commerce-Systemen, DATEV-Programmen usw. sind hilfreiche Features. Auch der Export von deinen Daten ist ein wichtiges Kriterium. Die Einbindung deines Geschäftskontos hilft dir bei deiner Finanzübersicht, indem du deine Ein- und Ausgänge mit offenen Rechnungen und Barzahlungen abgleichen kannst.

Testzeitraum

Bevor du dich für ein Programm entscheidest, solltest du mehrere auf Herz und Nieren testen und dadurch direkt miteainder vergleichen. Dadurch ist es wichtig, dass dir das Programm eine solche Testphase einräumt. Wenn ja, wie lang ist sie, müssen dafür bereits Zahlungsdaten hinterlegt werden und endet sie automatisch?

Preis-Leistungs-Verhältnis

Letztlich zählt: was bekommst du für dein Geld. Dabei geht es um die Relation zwischen dem Leistungsumfang und dem Preis. Die unten enthaltenen Preise sind die monatlichen Gebühren auf Basis eines 12-Monats-Abos. (Stand Juli 2020)

Kurzporträts: vier beliebte Rechnungsprogramme

Nachfolgend kannst du dir durch Kurzporträts einen ersten Eindruck von vier besonders geläufigen Rechnungsprogrammen machen.

Debitoor

Debitoor richtet sich ausdrücklich an FreelancerInnen, GründerInnen und kleine Unternehmen, die Rechnungen schreiben, aber auch ihre Buchhaltung und Finanzen mit demselben Rechnungsprogramm im Blick haben möchten. Es gibt einen intergrierten Chat Bot, der den Einstieg in das Programm erleichtern soll. Er schlägt beim Aufrufen einer Funktion zudem ein passendes Video-Tutorial vor.

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Debitoor stellt sich vor

Je nach Tarif kannst du mit Debitoor jährlich zwischen 100 und unbegrenzt vielen Rechnungen und Ausgaben vornehmen. Wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften sind bspw. mit allen Tarifen möglich. Mit dem Rechnungsdesigner kannst du deine Rechnungen indivualisieren. Im Einstiegstarif XS musst du auf diese Funktion verzichten, ebenso auf Angebotserstellungen, Lieferscheine und erweiterete Buchhaltungsfunktionen. Das Banking ist in den beiden Basismodellen ebenfalls nicht enthalten. Der DATEV-Export, der Zugang für SteuerberaterInnen, die offene Schnittstelle, mobile Apps und die Option Belege hochzuladen gehören zu der Standardausstattung von Debitoor.

Debitoor bietet vier verschiedene Tarife an: XS kostet 4 Euro, S 8 Euro, M 12 Euro und L 24 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Jahres-Abo)

FastBill

Mit FastBill kannst du deine Rechnungen schreiben und begleichen, aber auch z.B. Belege in der mobile App von unterwegs erfassen und in deine FastBill Inbox senden.

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FastBill stellt sich vor

Ein Vorlageneditor gibt dir die Möglichkeit, dein individuelles Design in deinen Rechnungen zu benutzen. FastBill erlaubt zudem, wiederkehrende Rechnungen automatisch zu versenden und verfügt über Funktionen wie Mahnungen, Storno, Rabattfunktion und Bruttorechnung. Deine Rechnungen, Belege und Zahlungsbewegungen kannst du direkt über das Rechnungsprogramm an deine Steuerkanzlei schicken bzw. eine DATEV-Schnittstelle einrichten.

Durch die Finanzübersicht sowie eine Analyse deiner KundInnen (Zahlungsmoral, individuelle Zahlungsziele etc.) hast du deine wichtigsten Kennzahlen im Blick. Ein automatischer Zahlungsabgleich zwischen allen deinen eingebundenen Konten ermöglicht dir einen vereinfachten Workflow bezüglich deiner Finanzplanung. In wenigen Klicks kannst du mit FastBill auch deine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen.

FastBill bietet drei verschiedene Tarife an: Starter kostet 8,99 Euro, Pro 26,99 Euro und Premium ab 53 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Jahres-Abo)

lexoffice

Die Zielgruppe von lexoffice besteht vor allem aus kleineren Unternehmen, Startups und Angehörigen der freien Berufe. Mit Hilfe dieses Rechnungsprogramms kannst du deine Buchhaltung automatisieren. Du kannst Angebote schreiben, Rechnungen zahlen und deine Steuerklärung an einem Ort erledigen. Das Unternehmen wirbt damit, sehr auf die Wünsche seiner KundInnen einzugehen und diese monatlich zu integrieren.

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lexoffice stellt sich vor

Durch die in lexoffice integrierte Online-Banking Funktion hast du jederzeit einen Überblick über dein Geschäftskonto. Durch die mobile App auch von unterwegs – sogar auf deiner Apple Watch.

Lexoffice bietet drei verschiedene Tarife an: Rechnung & Finanzen kostet 5,14 Euro, Buchhaltung & Finanzen 9,04 Euro und Buchhaltung & Berichte 10,98 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Monats-Abo da kein Jahres-Abo verfügbar)

sevDesk

Mit SevDesk können u.A. Rechnungen und Angebote geschrieben und KundInnen und PartnerInnen online verwaltet werden. Eine besondere Zielgruppe hat sevDesk nicht, so werden auf der Internetseite u.A. Startups, Vereine, FreelancerInnen, kleine Handwerksunternehmen aber auch der Großhandel aufgezählt.

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sevDesk stellt sich vor

Belege erkennt die sevDesk App automatisch und ordnet sie entsprechend ein. Durch die ELSTER-Integration kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt von sevDesk aus beim Finanzamt einreichen. Vor allem wohl für FreelancerInnen interessant ist die Zeiterfassungsoption, mit der du deine Aufträge tracken kannst. Mit der Funktion Teamwork können in Unternehmen die Zugriffsrechte individuell eingestellt werden. Als weitere Funktion kannst du deine Lagerverwaltung in der Software abbilden.

SevDesk bietet drei verschiedene Tarife an: Rechnung kostet 7,90 Euro, Buchhaltung 15,90 Euro und Warenwirtschaft 43 Euro pro Monat. (Stand Juli 2020 im Jahres-Abo)

Rechnungsprogramme sind heutzutage üblicherweise cloudbasiert, werden in der Regel auch als App angeboten und sind damit immer dabei. Du kannst sie also sehr flexibel einsetzen, wann und wo du sie brauchst.

Alles an einem Ort

Mit einem Rechnungsprogramm kannst du Struktur in deine Unterlagen bringen und hast alles an einem Ort, was du für deine Buchhaltung und das Finanzamt brauchst. Deine Angebote kannst du bei vielen Programmen direkt in Rechnungen umwandeln, wichtige Funktionen wie Mahnungen und Zahlungserinnerungen können oftmals automatisiert versendet werden. Die meisten Programme geben dir mit Schnittstellen darüberhinaus die Möglichkeit, z.B. die Wege zur Steuerkanzlei zu verkürzen und Banking einzubinden.

Individualisierung

Viele Rechnungsprogramme bieten dir an, deine Rechnungen in deinem individuellen Corporate Design zu verfassen und geben dir die Möglichkeit, Platzhalter für die persönliche Ansprache nutzen. Das wirkt nicht nur professioneller, sondern ist auch für die Beziehung zwischen dir und deinen KundInnen und PartnerInnen förderlich.

Laut Art. 28 DSGVO musst du als verantwortliche Person bzgl. der Verarbeitung solcher Daten dafür Sorge tragen, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit der DSGVO erfolgt und die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden.

Das erfolgt über einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zwischen dir und dem Unternehmen hinter dem Rechnungsprogramm und kann dort in der Regel auch unkompliziert online erfragt werden.

GoBD

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Bei der GoBD geht es inbesondere um die Verlässlichkeit von Rechnungen, d.h. ihre Unabänderlichkeit. Das ist zum einen schwerlich mit einer Word- oder Excel-Datei zu erreichnen und zum anderen müsstest du dich hier stets selbst auf dem Laufenden halten.

Erst kürzlich änderten sich die Vorgaben hierzu und das werden sie auch weiterhin regelmäßig tun. Wenn du eine Software zur Rechnungserstellung benutzt, so wird diese automatisch an die aktuellsten gesetzlichen Bestimmungen angepasst.

Steuersatzänderungen

Passiert nicht allzu häufig, ist in einem Rechnungsprogramm dafür aber stets aktuell und einfach anpassbar: Steuersatzänderungen.

Tipp: Denke an die Steuersatzsenkung der Umsatzsteuer, wenn du deine Rechnung schreibst. Zwischen Juli und Dezember 2020 gilt wegen der Corona-Krise ein Regelsteuersatz von 16 % (statt 19 %) und ein ermäßigter Steuersatz von 5 % (statt 7 %) bzgl. der Mehrwertsteuer. Für Unternehmen in der Gastronomie gelten sogar bis Juni 2021 gesonderte Steuersätze.

Optimierung

Mit einem Rechnungsprogramm kannst du deinen Büroalltag optimieren, da du flexibel von überall aus auf alle deine wichtigen Unterlagen zugreifen kannst.

Flexibilität

Du bist Handwerker, gerade bei einem Auftrag und es kommt noch ein weiterer vor Ort hinzu? Du bist als freiberufliche Fotografin privat auf Fotowanderung und triffst dabei eine Person, die dir spontan ein Angebot gemacht?

Warum solltest du Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreiben?

Es hat viele Vorteile, deine Rechnungen mit einer Software zu schreiben, anstatt Muster oder selbst erstellte Vorlagen zu benutzen. Die wohl entscheidendsten Stärken sind die mit ihr einhergehende Rechtssicherheit und Optimierung deines Büroalltags. Daneben kannst du deine Rechnungen in den gängigen Programmen oftmals auch individualisieren.

Rechtskonform

Du musst bei deinen Rechnungen gewisse rechtliche Vorgaben beachten. Dazu gehören neben der DSGVO – insbesondere bzgl. der Auftragsdatenverarbeitung – auch die GoBD. Beides ist Teil der Standardausstattung von guten Rechnungsprogrammen. Auch Steuersatzänderungen werden in der Regel automatisch aufgenommen.

Hinweis: In unserem Beitrag zum Thema Rechnung schreiben findest du alle Infos, damit alle notwendigen Angaben auf der Rechnung enthalten sind.

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag

Ein Rechnungsprogramm erhält naturgemäß Zugriff auf die Daten, die du eingibst. Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen etc. sind sogenannte personenbezogene Daten und werden zu Recht als besonders schützenswert betrachtet.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Rechnungsprogramms?

Zum essentiellen Funktionsumfang eines Rechnungsprogramms gehören selbstverständlich die Rechnungsserstellung und der Versand von Rechnungen. Optimal wäre hierbei ebenfalls, wenn auch Angebote erstellt bzw. versendet und anschließend in Rechnungen umgewandelt werden können. Damit dir deine Rechnung auch bereits durch das Erscheinungsbild zugeordent werden kann, ist ein Editor wichtig. Der sollte dir zumindest ermöglichen, einzelne Bestandteile deiner Rechnung zu individualiseren.

Was unterscheidet kostenlose Rechnungsprogramme von kostenpflichtigen?

Kostenlose Rechnungsprogramme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang von kostenpflichtigen. Meist beschränken sie sich auf die Rechnungsfunktion, wohingegen kostenpflichtige Programme mit integriertem Banking, Buchhaltung, offene Schnittstellen, Datenexport u.Ä. auftrumpfen. Einige kostenlose Programme wie Zervant bieten daher auch eine Upgrade-Option an, bei der zu einem Bezahlmodell mit weiteren Funktionen gewechselt werden kann.

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Zervant stellt sich vor

Tipp: Wusstest du, dass du Rechnungsprogramme von der Steuer absetzen kannst? Weil sie zu den Betriebsausgaben zählen, lassen sich die Kosten für dein Unternehmen unterm Strich wieder reduzieren. Auch wenn du noch nicht so finanzkräftig bist, musst du also nicht zwangsläufig auf die Features eines kostenpflichtigen Rechnungsprogramms verzichten.

Fazit

Es gibt ein breites Angebot an Rechnungsprogrammen, weshalb dir die Wahl schwer fallen kann. Durch diesen Beitrag weißt nun, welche Kriterien hierfür ausschlaggebend sein sollten und was einzelne Programme leisten. Nutze die Testzeiträume und vergleiche die verschiedenen Angebote miteinander, um das für dich passende zu finden.

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