Drücke „Enter”, um zum Inhalt zu springen.

Das solltest du beachten, wenn du deine erste Rechnung schreiben möchtest

Für die einen ein lästiges Muss, für die anderen das Highlight in jedem Monat – Rechnungen schreiben gehört so untrennbar zur Selbstständigkeit wie kaum etwas anderes.

Hier erfährst du, was du alles beim Erstellen dieses Dokuments beachten musst und wie du eine Rechnung richtig schreibst.

So erstellst du eine korrekte Rechnung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine korrekte Rechnung für deine Kunden zu schreiben.

Die Varianten, die am beliebtesten sind, möchten wir dir nachfolgend gern ein wenig genauer vorstellen.

Rechnung mit Word erstellen

Wenn du deine Rechnungen mit Word erstellen möchtest, dann ist es sinnvoll, wenn du dir eine allgemeine Vorlage anlegst, die dann an jeden Kunden beziehungsweise jeden Auftrag angepasst werden kann.

Das hat den Vorteil, dass du gleichbleibende Angaben wir Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und Kundennummer nicht immer wieder ändern musst.

Das Erstellen von Rechnungen mit Word ist nur teilweise zu empfehlen. Das Dokument bietet dir zwar eine hohe Flexibilität, ist aber auch sehr anfällig für (Flüchtigkeits-)Fehler. Außerdem hast du keine Garantie, dass auch wirklich alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Dadurch steigt die Gefahr, dass deine Rechnungen ungültig sind.

Rechnung mit Excel erstellen

Excel als Programm zur Rechnungsstellung ist sehr beliebt und weit verbreitet. Du kannst dein Dokument beispielsweise so einrichten, dass einzelne Rechnungsbeträge automatisch zusammengerechnet werden und auch der Umsatzsteuerbetrag von allein ermittelt wird.

Wie bei Word hast du auch bei Excel viele Gestaltungsmöglichkeiten, musst aber gleichzeitig genau darauf achten, keine Pflichtangabe zu vergessen.

Rechnung mit Rechnungsvorlage erstellen

Im Internet gibt es viele Muster und Vorlagen, die dir beim Erstellen einer Rechnung unter die Arme greifen. Die meisten von ihnen sind sogar individuell anpassbar, sodass du ihnen einen Look entsprechend deines Corporate Designs verpassen kannst.

Der große Vorteil von Rechnungsvorlagen ist, dass du dir ziemlich sicher sein kannst, dass alle Pflichtangaben in dem Dokument enthalten sind. Es schadet jedoch nie, das Muster vor der Verwendung noch einmal auf seine einzelnen Bestandteile zu überprüfen. Vorsorge ist schließlich besser als Nachsorge.

Rechnung mit Rechnungssoftware erstellen

Viele Gründer sind sich einig: Der einfachste und zugleich sicherste Weg, eine korrekte Rechnung zu schreiben, führt über eine Rechnungssoftware.

In der Tat kommen die speziellen Buchhaltungsprogramme mit einer Reihe von Vorteilen daher, die durchaus überzeugen:

  • die Rechnung enthält garantiert alle Pflichtangaben
  • die Software wird laufend aktualisiert
  • die Rechnung „fließt“ sofort in deine Buchhaltung
  • deine administrativen Abläufe werden optimiert

Weil die Nachfrage nach professioneller Rechnungssoftware in den letzten Jahren stark gestiegen ist, ist es nicht verwunderlich, dass auch die Zahl der Anbieter immer weiter wächst. Mittlerweile gilt hierbei ganz klar: Wer die Wahl hat, hat die Qual.

Diese Rechnungssoftwares gelten als besonders beliebt und werden von Gründern am häufigsten verwendet:

 BillomatdebitoorFastBilllexofficesevDesk
Preis Basisversion6 Euro/ Monat4 Euro/ Monat8,99 Euro/ Monat7,90 Euro/ Monat7,50 Euro/ Monat
kostenloser Testzeitraum60 Tagesieben Tage14 Tage30 Tage14 Tage
Jetzt kostenlos testenJetzt kostenlos testenJetzt kostenlos testenJetzt kostenlos testenJetzt kostenlos testen

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung

Was muss alles auf einer Rechnung enthalten sein? Diese Frage stellt sich jeder Selbstständige früher oder später – denn jeder hört irgendwann davon, dass es für dieses Dokument gewisse feste Bestandteile beziehungsweise Pflichtangaben gibt.

Diese zu kennen ist extrem wichtig, denn wenn deine Rechnungen nicht korrekt sind, kannst du deinen Zahlungsanspruch gegenüber dem Kunden nicht geltend machen. Dieser hat dann die Möglichkeit, eine neue (vollständige) Rechnung anzufordern oder gar die Zahlung zu verweigern.

Laut §14 UStG Abs. 4 muss deine Rechnung diese Bestandteile beziehungsweise Pflichtangaben enthalten:

  • Angaben zum Rechnungssteller (vollständiger (Firmen-)Name und Adresse)
  • Angaben zum Rechnungsempfänger (entweder vollständiger Name oder Name der Firma und Adresse)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Bezeichnung „Rechnung“
  • fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  • Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der erbrachten Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Leistung (Monat genügt)
  • Rechnungsbetrag netto
  • eventuell im Voraus vereinbarte Rabatte/Skonti
  • Umsatzsteuersatz
  • Höhe der zu zahlenden Umsatzsteuer
  • Rechnungsbetrag brutto

Diese freiwilligen Angaben können auf deine Rechnung

Neben den Pflichtangaben gibt es eine Reihe freiwilliger Angaben, die zwar nicht rechtlich bindend, aber trotzdem auf fast jeder Rechnung zu finden sind.

Hierzu gehören beispielsweise:

  • Logo
  • Anschreiben
  • Bankverbindung
  • Zahlungsfrist (kann auch lauten „sofort“/“unverzüglich“)
  • Handelsregisternummer
  • Amtsgericht
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse

Wann muss man eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit der eine Lieferung oder eine erbrachten Dienstleistung abgerechnet wird. Sie muss also immer dann erstellt werden, wenn du

  • entweder ein Produkt/mehrere Produkte verkauft hast
  • oder jemand deine Dienstleistung in Anspruch genommen hat

Auch eine Kombination aus diesen beiden Aspekten ist möglich.

? Wichtig zu wissen: Eine Rechnung muss unbedingt spätestens sechs Monate nach der Lieferung oder dem Erbringen der Dienstleistung ausgestellt werden. Andernfalls erlischt dein Zahlungsanspruch gegenüber dem Kunden; d.h. du bleibst im schlimmsten Fall auf den offenen Kosten sitzen.

Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend haben wir oft gestellte Fragen aufgeführt und beantwortet.

Warum muss man eine Rechnung immer prüfen?

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist beziehungsweise Pflichtangaben fehlen, kann dein Kunde die Zahlung verweigern.

Der Grund hierfür ist vielen Gründern nicht bewusst, aber extrem wichtig:

Stößt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf fehlerhafte Rechnungen, kann es den Abzug der Vorsteuer vom Rechnungsempfänger zurückverlangen, sprich: es droht eine Steuernachzahlung. Im schlimmsten Fall entstehen dadurch hohe Summen und ungeplante Ausgaben, die unter Umständen sogar zu einer Insolvenz führen können.

Du selbst solltest Rechnungen, die du empfängst, auch immer auf ihre Richtigkeit überprüfen. Immerhin kann auch dich eine Betriebsprüfung ereilen.

Bis wann muss man eine Rechnung stellen?

Rechnungen dürfen maximal sechs Monate nach Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt werden. Danach entfällt der Zahlungsanspruch gegenüber deinem Kunden.

Welches Datum muss auf eine korrigierte Rechnung?

Es kann immer mal vorkommen, dass sich ein Fehler in deine Rechnung schleicht und du diese korrigieren musst.

Im Hinblick auf das Rechnungsdatum kann gesagt werden, dass dieses grundsätzlich nicht verändert werden muss. Wird eine alte Rechnung jedoch storniert und neu ausgestellt, ist es üblich, auch das Datum entsprechend anzupassen.

Wie kann man eine Rechnung schreiben, wenn die Steuernummer noch nicht da ist?

Wenn du gerade erst ein Unternehmen gegründet oder deine Freiberuflichkeit angemeldet hast, kann es natürlich sein, dass du noch keine Steuernummer vom Finanzamt erhalten hast.

Das bedeutet jedoch nicht, dass du in dieser Zeit noch keine Rechnungen schreiben darfst. Ein Vermerk wie beispielsweise „Steuernummer ist beim Finanzamt beantragt und wird nachgereicht“ genügt in der Regel, damit deine Rechnung (trotz fehlender Pflichtangabe) korrekt ist.

Wie muss man Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen als Dokumente von abgeschlossenen Geschäften unterliegen der allgemeinen Aufbewahrungspflicht.

Sie müssen für den Fall einer Betriebsprüfung mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden – und zwar in der Form, in der sie übermittelt wurden (also beispielsweise elektronisch oder in Papierform).

Auch wenn es keine Pflicht ist, kannst du auf deinen Rechnungen auf diese zehnjährige Aufbewahrungsfrist hinweisen.

Ist eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig?

Eine Unterschrift vom Rechnungssteller gehört nicht zu den Pflichtangaben laut §14 UStG.

Das bedeutet, Rechnungen sind sowohl mit als auch ohne Unterschrift gültig.

Welche Gefahr eine Unterschrift auf deinen Rechnungen jedoch eventuell mit sich bringen kann, kannst du hier nachlesen.

Warum gibt es Pflichtangaben auf der Rechnung?

Wie bereits angedeutet, sind die Pflichtangaben einer Rechnung gesetzlich verankert.

Sie wurden festgelegt, um ein einheitliches Grundgerüst zu erschaffen, an das sich alle Rechnungssteller halten müssen.

Vor allem für das Finanzamt ist das im Fall einer anstehenden Betriebsprüfung von großer Wichtigkeit. Doch auch der Rechnungsempfänger sollte immer daran interessiert sein, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Andernfalls entfällt nämlich seine Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Was gehört in die Fußzeile einer Rechnung?

Fußzeilen werden gern genutzt, um einer Rechnung mehr Struktur und Übersichtlichkeit zu verleihen.

Üblicherweise sind hier folgende Angaben zu finden:

  • Bankverbindung des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Geschäftsführer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Handelsregisternummer
  • zuständiges Amtsgericht
  • Webseite und E_Mail-Adresse

Die meisten hier genannten Angaben sind keine Pflichtangaben. Es steht dir also frei, zu entscheiden, was du in die Fußzeile deiner Rechnung schreibst.

Kann ich eine Rechnung per E-Mail verschicken?

Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 ist es Unternehmern und Freiberuflern gestattet, Rechnungen auch auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Die elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform sind gleichgestellt – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger ist mit dem elektronischen Versand einverstanden. Er hat also nach wie vor ein Recht auf eine klassische Papier-Rechnung.

Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, muss sie diese drei Kriterien erfüllen:

  1. Echtheit
  2. Unversehrtheit
  3. Lesbarkeit

Wie kann man eine Rechnung richtig stornieren?

Es ist kein Problem, eine Rechnung nachträglich zu stornieren – selbst wenn der Rechnungsbetrag bereits überwiesen wurde.

Wichtig ist, dass die Stornierung klar kommuniziert wird und die neue Rechnung beziehungsweise die Gutschrift Bezug auf die alte Rechnung nimmt.

Wenn du detailliertere Fragen zum Stornieren von Rechnungen hast, kann dir beispielsweise dein Steuerberater behilflich sein. Auch die meisten Rechnungssoftwares sind dahingehend gut ausgestattet.

Kann man eine Rechnung auch nachträglich ausstellen?

Ja, Rechnungen können auch nachträglich (bis zu sechs Monate nach Lieferung oder Erbringen der Dienstleistung) ausgestellt werden.

Wenn du diesen Zeitraum überschreitest, erlischt jedoch dein Zahlungsanspruch. Ab dann kannst du nur noch auf die Gutmütigkeit deines Kunden hoffen.

Zusammenfassung

Du siehst: Es ist kein Hexenwerk, eine korrekte Rechnung auszustellen.

Wenn du alle Pflichtangaben kennst, diese auf deinen Rechnungen unterbringst und das Dokument fehlerfrei erstellst, hast du nichts zu befürchten.

Wenn du auf Nummer Sicher gehen willst, kannst du diese Aufgaben auch von einer speziellen Rechnungssoftware übernehmen lassen.

Bitte bewerte diesen Beitrag:

Klicke auf den Stern zum bewerten

Durchschnittliche Bewertung / 5. Anzahl der Stimmen:


Bitte teile den Beitrag, wenn er dir weitergeholfen hat: