Drücke „Enter”, um zum Inhalt zu springen.

Das solltest du als Gründer über das Handelsregister wissen

Das Handelsregister gehört zweifelsfrei zu den Themen, mit denen du dich als Gründer auseinandersetzen musst.

Doch was verbirgt sich eigentlich genau dahinter? Und braucht wirklich jeder, der ein Unternehmen gründen will, einen Eintrag im Handelsregister?

Wir begeben uns für dich auf die Suche nach Antworten.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das alle Kaufleute und Gesellschaften einer bestimmten geografischen Region führt.

In Deutschland wird es vom jeweils zuständigen Amtsgericht verwaltet. Es gibt also viele verschiedene Handelsregister.

Seit 2007 wird das Handelsregister ausschließlich elektronisch verwaltet und gepflegt. Auch die Einsicht kann nur noch auf elektronischem Weg erfolgen.

Gut zu wissen: Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht gleichzusetzen mit der Gewerbeanmeldung. Auch bei der Handelsregisternummer und der Steuernummer musst du genau unterscheiden.

Wie lässt man ein Unternehmen in das Handelsregister eintragen?

Die Eintragung ins Handelsregister ist eine Aufgabe, die du als Gründer nicht selbst erledigen musst. Sie fällt nämlich in den Verantwortungsbereich der Notare.

Damit du trotzdem weißt, was alles auf dich zukommt, verraten wir dir hier, wie die Eintragung ins Handelsregister Schritt für Schritt abläuft.

Schritt 1: Termin beim Notar vereinbaren

Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt nur elektronisch und in beglaubigter Form – du brauchst hierfür also definitiv die Hilfe eines Notars.

Vereinbare einen Termin, um alles Weitere zu besprechen und in die Wege zu leiten.

Schritt 2: Prüfung und Beglaubigung durch den Notar

Wenn der Tag deines Notar-Termins gekommen ist, solltest du daran denken, alle benötigten Unterlagen mitzunehmen.

Hierzu gehören beispielsweise

  • der Gesellschaftervertrag/die Satzung
  • der Nachweis deiner Bank, dass das Stamm- oder Grundkapital aufs Geschäftskonto eingezahlt wurde

Dein Notar wird nun alle Unterlagen eingängig auf ihre Richtigkeit überprüfen und anschließend beglaubigen.

Schritt 3: Übermittlung aller Informationen an das Amtsgericht

Wenn es nichts zu beanstanden gibt und alle Dokumente vorliegen, wird der Notar die Informationen auf elektronischem Weg an das für dich zuständige Amtsgericht übermitteln.

Hierbei handelt es sich um die eigentliche Anmeldung im Handelsregister.

Schritt 4: Rechnung bezahlen

Nachdem die Anmeldung erfolgreich war, wirst du per Post eine Rechnung vom Amtsgericht erhalten.

Hast du diese beglichen, ist der Eintrag deines Unternehmens offiziell im entsprechenden Handelsregister einsehbar.

Außerdem wirst du in diesem Zusammenhang deine Handelsregisternummer erhalten, mit der du wiederum deine Gewerbeanmeldung durchführen kannst.

Vorsicht vor Betrugsmaschen

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass der Handelsregistereintrag schon eingesehen werden kann, bevor das Unternehmen die entsprechende Rechnung bezahlt hat.

Dieser Umstand ist ein gefundene Möglichkeit für Betrüger, die den neuen Eintrag prompt nutzen, um die frischgebackenen Firmen zu kontaktieren. Ihre Masche: Sie versenden Rechnungen für angebliche weitere Eintragungen in andere Verzeichnisse. Die Kosten, die hierbei zusammenkommen, wachsen schnell bis in den vierstelligen Bereich.

Falls du Opfer eines solchen Betruges wirst, gilt vor allem eins: Bloß nichts überweisen. Wenn du willst, kannst du auch Anzeige erstatten.

Wie lang dauert die Eintragung ins Handelsregister?

Der Gang zum Notar und die eigentliche Eintragung im Handelsregister nehmen recht viel Zeit in Anspruch – Zeit, die du auf jeden Fall in deinen Gründungsprozess einkalkulieren solltest.

Wie lang die Eintragung konkret dauert, kann nicht gesagt werden. Meist schwankt die Spanne zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Sie ist abhängig von den Mitarbeitern des Amtsgerichts, das für dich zuständig ist. Manche sind schneller, manche langsamer.

Was kostet die Eintragung ins Handelsregister?

Die Kosten, die im Zusammenhang mit dem Handelsregistereintrag entstehen, sind abhängig von deiner Rechtsform und variieren stark.

Während Kaufleute (also Einzelunternehmer) häufig nur 70 bis 100 Euro zahlen müssen, werden für komplexere Firmen wie GmbHs und AGs auch bis zu 700 Euro fällig.

Bedenke außerdem, dass zusätzliche Kosten für den Notar entstehen.

Was wird ins Handelsregister eingetragen?

Im Handelsregistereintrag deines Unternehmens sind viele verschiedene Informationen zu finden.

Hierzu gehören beispielsweise:

  • Sitz der Firma
  • Gegenstand der Unternehmung
  • Rechtsform
  • Gesellschafter
  • Geschäftsführer
  • Prokuristen
  • Stamm- oder Grundkapital (eventuell mit Höhe der Sacheinlagen)
  • Angaben zu eventuellen Insolvenzverfahren
  • Niederlassung(en)
  • Tag der ersten Eintragung
  • eventuelle Auflösung und Löschung

Vorsicht: Wer absichtlich falsche Informationen ins Handelsregister eintragen lässt, riskiert eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder eine sehr hohe Geldstrafe. Außerdem haften Gesellschafter und Geschäftsführer für Schäden, die aus falschen Angaben resultieren.

Welche Änderungen müssen ins Handelsregister eingetragen werden?

Im §15 HGB wird u.a. festgelegt, dass Änderungen, die ein Unternehmen betreffen, im Handelsregister erfasst werden müssen. Dem zugrunde liegt die Annahme: Alles, was nicht im Handelsregister erwähnt wird, existiert sozusagen nicht.

Änderungen, die unbedingt dem Amtsgericht mitgeteilt werden müssen, sind unter anderem:

  • neue/r Gesellschafter
  • neue/r Geschäftsführer
  • neue Satzung
  • neue Zweigniederlassung/en
  • neuer Unternehmensgegenstand
  • Insolvenzverfahren
  • neue/r Prokurist/en
  • Löschung/Auflösung

Warum muss man sich ins Handelsregister eintragen lassen?

Die Handelsregister in Deutschland erfüllen verschiedene Funktionen, die ihre Wichtigkeit unterstreichen.

Hierbei handelt es sich um:

  • Publikationsfunktion
  • Beweisfunktion
  • Kontrollfunktion
  • Schutzfunktion

Ganz allgemein kann gesagt werden, dass das Handelsregister der öffentlichen Information (siehe auch §9 Abs. 1 HGB) dient und eine notwendige Transparenz schafft.

Diese ist vor allem für Menschen wichtig, die beispielsweise mit Unternehmen kooperieren und sich vorher über eventuelle Insolvenzverfahren, Löschungen, Haftungssummen und/oder Kapital-Höhen informieren wollen.

Diese Rechtsformen müssen im Handelsregister eingetragen werden

Es gibt verschiedene Rechtsformen, die eintragungspflichtig sind und darum unbedingt einen Handelsregistereintrag vorweisen müssen.

Hierzu gehören:

Unternehmen, die sich der Anmeldepflicht entziehen, riskieren laut §14 HGB ein Zwangsgeld in Höhe von bis zu 5.000 Euro.

Nicht eintragungspflichtig sind Kleingewerbetreibende, GbRs und Freiberufler.

Kleingewerbetreibende haben die Möglichkeit, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Sie erhalten dann den Status der Kaufleute und unterliegen automatisch dem Handelsgesetzbuch. Das bedeutet u.a., dass sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Außerdem gut zu wissen: Du kannst auch einer nachträglichen Registrierungspflicht unterliegen – insbesondere dann, wenn dein Kleingewerbe- oder Freiberufler-Status entfällt.

Wie ist das Handelsregister aufgebaut?

Das Handelsregister wird in zwei Abteilungen gegliedert:

  • Abteilung A: Hier werden Einzelunternehmen, Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG) sowie rechtsfähige Vereine eingetragen
  • Abteilung B: Hier werden Kapitalgesellschaften (GmbH, gGmbH, UG, AG, KG a.A.) sowie Versicherungsvereine und Niederlassungen ausländischer Firmen eingetragen

Häufig gestellte Fragen

Es ist nicht verwunderlich, dass das Handelsregister und der Eintrag in dieses Verzeichnis viele Fragen aufwerfen.

Die, die immer wieder gestellt werden, möchten wir dir hier natürlich gern beantworten.

Wo ist das Handelsregister ansässig?

Die einzelnen Handelsregister werden von den verschiedenen Amtsgerichten geführt.

Wenn du also beispielsweise einen Handelsregistereintrag in Berlin anmelden möchtest, musst du dich an eines der Berliner Amtsgerichte wenden.

Wo kann das Handelsregister eingesehen werden?

Auch wenn es um das Einsehen von einem Handelsregister geht, musst du das zuständige Amtsgericht kontaktieren.

Eine entsprechende Übersicht bekommst du auf der Internetseite www.handelsregister.de.

Bitte bedenke: Die Einsicht eines Handelsregistereintrags kann unter Umständen Kosten verursachen und ist nicht ohne weiteres von jedem privaten Computer aus möglich.

Wer darf das Handelsregister einsehen?

Laut §9 Abs. 1 HGB hat jeder Bürger in Deutschland das Recht, die Handelsregister zu Informationszwecken einzusehen.

Warum ist das Handelsregister öffentlich?

Das offen einsehbare Handelsregister dient der Informationsbeschaffung und Transparenz.

Es wird davon ausgegangen, dass jeder Bürger die Möglichkeit haben soll, sich erst eingehend über ein Unternehmen zu informieren, bevor man beispielsweise Geschäfte abschließt.

Kann man ohne Handelsregistereintrag selbstständig sein?

Ja. Nicht jeder, der sich selbstständig macht, benötigt auch einen Eintrag ins Handelsregister.

Zu den Ausnahmen gehören:

  • Freiberufler (auch Forst- und Landwirte)
  • Kleingewerbetreibende
  • Gesellschafter einer GbR

Wann muss man sich ins Handelsregister eintragen lassen?

Der Eintrag ins Handelsregister ist ein wichtiger Schritt im Zuge der Unternehmensgründung.

Es ist wichtig, dass er vor der Gewerbeanmeldung erfolgt, da du für diese (falls es deine gewählte Rechtsform vorschreibt) eine Handelsregisternummer angeben musst.

Warum ist ein Eintrag ins Handelsregister wichtig?

Grundsätzlich gilt für alle Kapitalgesellschaften und die meisten Personengesellschaften die Pflicht, sich im Handelsregister anzumelden.

Auch wenn dieser Schritt in deinen Augen in erster Linie Nachteile mit sich bringt (beispielsweise Offenlegung sensibler Daten und zusätzliche Kosten), wirkt er sich auch zu deinem Vorteil aus.

So gilt dein Unternehmen nach Eintragung offiziell als Firma.

Weiterhin kannst du dadurch deinen Firmennamen gegenüber ähnlich klingenden Namen schützen (vgl. hierzu §30 HGB).

Was ist die Handelsregisternummer?

Wenn dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, erhältst du vom Amtsgericht eine sogenannte Handelsregisternummer. Diese ist einzigartig und verrät auf den ersten Blick, ob du in Abteilung A oder B eingetragen bist.

Die Nummer dient dem Zweck, deine Firma zweifelsfrei zu identifizieren und möglichst schnell im Handelsregister zu finden.

Du solltest die Handelsregisternummer also unbedingt in deinem Impressum, deiner E-Mail-Signatur und Geschäftsbriefen angeben.

Wer vergibt die Handelsregisternummer?

Die Handelsregisternummer wird vom zuständigen Amtsgericht vergeben.

Muss die Handelsregisternummer auf der Rechnung stehen?

Die Handelsregisternummer gehört nicht zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Du musst sie hier also nicht angeben.

In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass Unternehmer es trotzdem tun – nicht zuletzt, um dem Dokument einen „noch offizielleren“ Anstrich zu verpassen.

Ist eine Eintragung ins Handelsregister ohne Notar möglich?

Die Anmeldung für das Handelsregister muss notariell beglaubigt werden. Du wirst es also nicht vermeiden können, einen Notar aufzusuchen, wenn dein Unternehmen einen Handelsregistereintrag braucht.

Zusammenfassung

Ein Eintrag ins Handelsregister ist für viele Unternehmen Pflicht – aber längst nicht für alle.

Wenn du zur Anmeldung verpflichtet bist, solltest du dich so bald wie möglich nach einem Notar umschauen – denn ohne diesen geht es.

Wichtig ist außerdem, dass du immer daran denkst, alle Änderungen, die dein Unternehmen betreffen, an das für dich zuständige Amtsgericht weiterzugeben, damit diese im Handelsregister aufgenommen werden können. Falsche Infos – ob gewollt oder nicht – können Geld- und sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

Bitte bewerte diesen Beitrag:

Klicke auf den Stern zum bewerten

Durchschnittliche Bewertung / 5. Anzahl der Stimmen:


Bitte teile den Beitrag, wenn er dir weitergeholfen hat: