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Das solltest du bei der Urlaubsplanung mit Mitarbeitern beachten

Gründer, die mehrere Mitarbeiter beschäftigen, wissen: Das Thema Urlaubsplanung ist ein besonders heikles, das schnell für Konflikte und Streit sorgt.

Um dem als Arbeitgeber entgegenzuwirken, musst du verschiedene Rechte und Regeln kennen und diese natürlich auch in der Praxis umsetzen. Nur so bleibt dir der Ärger bei der Urlaubsplanung erspart.

Gesetzliche Grundlagen für die Urlaubsplanung mit Mitarbeitern

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Urlaubsplanung in Unternehmen sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) festgelegt. Der Gesetzestext umfasst 16 Paragraphen und legt unter anderem fest, dass:

  • jeder Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub hat
  • jeder Arbeitnehmer pro Jahr an mindestens 24 Werktagen Anspruch auf Urlaub hat
  • bei der Urlaubsplanung die Wünsche des Arbeitnehmers berücksichtigt werden müssen
  • der Arbeitnehmer Anspruch auf zusammenhängenden Urlaub hat
  • der Arbeitnehmer während des Urlaubs keiner anderen Erwerbstätigkeit nachgehen darf
  • im (ärztlich nachgewiesenen) Krankheitsfall die Urlaubstage nicht angerechnet werden

Was ist bei der Urlaubsplanung zu beachten?

Wie eingangs bereits erwähnt, ist die Urlaubsplanung mit Mitarbeitern ein extrem heikles Thema, bei dem Fingerspitzengefühl gefragt ist. Du als Arbeitgeber solltest die Genehmigung von Urlaubstagen keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Wenn die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmern zu weit auseinander driften, ist es nur eine Frage der Zeit, bis unterschwellige Konflikte zu echten Problemen werden.

Wichtig sind für dich vor allem diese Aspekte:

  • Mitarbeiter haben ein Recht darauf, den Urlaub nach ihren Wünschen zu planen
  • du als Arbeitgeber hast jedoch immer das letzte Wort und musst einen Antrag auf Urlaub nicht bewilligen
  • wenn du einen Antrag ablehnst, musst du diese Entscheidung begründen können; beispielsweise mit einem intensiven Arbeitspensum, einer nahenden Deadline oder einem hohen Krankenstand
  • du hast das Recht, generelle Urlaubssperren und Betriebsurlaub festzulegen; die für alle Mitarbeiter gelten
  • der Umgang mit Urlaubstagen, die „mit ins neue Jahr genommen werden“, muss eindeutig geklärt werden

Wer hat ein Vorrecht bei der Urlaubsplanung?

Bei der Urlaubsplanung beziehungsweise der Genehmigung von Urlaubstagen musst du als Arbeitgeber stets fair sein und unter Berücksichtung sozialer Aspekte handeln.

Doch gerade in der Ferienzeit, vor nahenden Brückentagen und „zwischen den Jahren“ ist das nicht immer leicht, denn in diesen Phasen wollen in der Regel immer mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen. Gründer, die hier nach dem Grundsatz „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ entscheiden, riskieren im schlimmsten Fall sogar einen Prozess vorm Arbeitsgericht.

Zu den „sozialen Gesichtspunkten“, die in §7 BUrlG als Gründe für einen Vorrang bestimmter Mitarbeiter genannt werden, gehören beispielsweise folgende:

  • schulpflichtige Kinder
  • Kita-Schließzeiten
  • Partner/innen, die an bestimmte Urlaubszeiten gebunden sind (bspw. Lehrer)

Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, dass andere Mitarbeiter (zum Beispiel kinderlose) nicht ständig beziehungsweise kategorisch benachteiligt werden. Wenn kein anderer Mitarbeiter in den Winterferien Urlaub haben möchte, spricht nichts dagegen, dem Single-Kollegen eine Pause zur Erholung zu genehmigen.

Was darf der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung vorschreiben?

Wie weiter oben im Beitrag bereits erwähnt, hast du als Arbeitgeber stets das letzte Wort, wenn es um die Urlaubsplanung geht. Wenn einer deiner Mitarbeiter also den Wunsch nach ein paar freien Tagen äußert, kannst du individuell prüfen, ob du den Antrag genehmigst oder nicht.

Sprechen triftige Gründe gegen einen Urlaub, darfst du ihn ablehnen. Außerdem hast du das Recht, eine Urlaubssperre einzuführen – beispielsweise wenn euer Team stark vom saisonalen Weihnachtsgeschäft beeinflusst wird oder ein Projekt unbedingt beendet werden muss.

An dieser Stelle soll aber auch erwähnt werden, dass du dich als Arbeitgeber in Rekordzeit ziemlich unbeliebt machen wirst, wenn du deinen Mitarbeiten ständig vorschreibst, wann sie Urlaub machen dürfen und wann nicht.

Damit die Urlaubsplanung nicht zum permanenten Streitthema wird, ist es wichtig, die Wünsche deiner Kollegen in der Mehrheit der Fälle zu berücksichtigen und den Urlaub dementsprechend auch zu genehmigen.

Urlaubsplanung in der Praxis

Was ist in der Theorie oftmals kinderleicht klingt, erweist sich in der Praxis schnell als große Herausforderung – nicht nur für die Personalabteilung, sondern für das gesamte Team.

Je mehr Mitarbeiter du beschäftigst, desto komplizierter wird die Urlaubsplanung. Damit am Ende alle mit dieser leben können, ist es entscheidend, dass du von Anfang an systematisch handelst und entsprechende Hilfsmittel nutzt.

Nachfolgend möchten wir dir vier Möglichkeiten der digitalen Urlaubsplanung im Team etwas genauer vorstellen.

Urlaubsplanung mit Outlook

Outlook ist vielen Nutzern nur als Email-Programm bekannt. Doch in Wirklichkeit kann es noch so viel mehr.

Wenn ihr Outlook für die Urlaubsplanung im Team nutzen wollt, ist es wichtig, dass jeder seine Urlaubstage richtig im Online-Kalender einträgt – das bedeutet: so, dass auch wirklich alle anderen sie sehen können. Denn nur so werden Überschneidungen verhindert und eine vernünftige Absprache gewährleistet.

Der einfachste Weg, um dies zu garantieren, ist ein Gruppenkalender. Diesen legst du folgendermaßen bei Outlook an:

  1. Klicke auf die Registerkarte „Ordner“, dann auf „Neu“ und schließlich auf „Neuer Kalender“
  2. Gib dem Kalender einen eindeutigen Namen, beispielsweise „Urlaubsplanung“ oder „Urlaubskalender Team“
  3. Wähle nun die Eigenschaften des Kalenders aus, klicke auf „Berechtigungen“ und dann auf „Hinzufügen“, damit die entsprechenden Teammitglieder auf den Kalender zugreifen können
  4. Wähle abschließend noch diese Einstellungen aus:
  • Lesen: Alles
  • Schreiben: Eigene bearbeiten
  • Löschen: Eigene

Der Vorteil an der Urlaubsplanung mit Outlook ist, dass ihr ein Tool verwendet, dass sowieso jeden Tag (für andere Aufgaben) genutzt wird. Sobald jedoch auch nur ein Mitarbeiter kein Outlook-User ist, wird es schwer, die Urlaubstage über dieses Programm aufeinander abzustimmen.

Urlaubsplanung mit Excel

Im Netz gibt es zahlreiche Excel-Vorlagen für eure Urlaubsplanung (beispielsweise hier). Die Dateien können in der Regel kostenlos heruntergeladen und sofort genutzt werden.

Damit jedes Teammitglied seinen Urlaub in dem xls-Dokument eintragen kann, muss es natürlich an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den jeder Zugriff hat – also beispielsweise auf eurem internen Server oder in einer Cloud (Vorsicht, Datenschutz beachten!).

Die Urlaubsplanung mit Excel ist zweifelsfrei eine klassische und „solide“ Möglichkeit. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass es mittlerweile weitaus übersichtlichere und vielseitigere Optionen gibt, die du in Erwägung ziehen solltest.

Urlaubsplanung mit spezieller Software

Damit kommen wir zu den speziellen Software-Lösungen für eure Urlaubsplanung im Team.

Es dürfte nicht überraschen, dass es inzwischen zahlreiche Tools gibt, die sich gezielt diesem Thema widmen und somit eine ganze Reihe interessanter Funktionen zur Verfügung stellen.

Die Vorteile von Softwares für die Urlaubsplanung sprechen für sich:

  • papierlos
  • übersichtlich
  • unveränderlich
  • überall aufrufbar, weil i.d.R. browserbasiert
  • gute Absprache-Möglichkeiten untereinander
  • Arbeitgeber kann Urlaub über die Software genehmigen oder ablehnen
  • Eintragung von Urlaubssperren und Betriebsurlaub für alle Mitarbeiter oder einzelne Abteilungen möglich
  • häufig mit Zusatzfunktionen für Überstunden und Krankheitstage
  • häufig Möglichkeit, andere Termin, bspw. muslimische Feiertage, einzutragen

Wenn du dich für Software zur Urlaubsplanung interessierst, wirst du im Netz zahlreiche Anbieter finden. Zu den bekanntesten gehören:

  • timeout
  • timebutler
  • HeavenHR Urlaubsverwaltung
  • clockodo Urlaubsplaner

Wenn du dich genauer mit den unterschiedlichen Software-Lösungen beschäftigen möchtest, dann können wir dir diese Übersicht von trusted.de empfehlen.

Urlaubsplanung mit Trello, Google Calendar und Co.

Neben den speziellen Softwares gibt es auch allgemeinere Tools, die du zur Urlaubsplanung mit Mitarbeitern nutzen kannst. Hierzu gehören beispielsweise Trello und Google Calendar.

Wichtig ist, dass die Software über einen Online-Kalender verfügt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Außerdem sollte stets darauf geachtet werden, dass niemand unerlaubt die Einträge eines anderen verändern darf (um die eigenen Chancen auf Urlaub zu erhöhen). Spätestens an diesem Punkt dürfte klar sein, dass Tools, die nicht speziell für die Urlaubsplanung gedacht sind, schnell an ihre Grenzen stoßen und nur im Ausnahmefall genutzt werden sollten.

Tipps für die Urlaubsplanung

Damit die Urlaubsplanung in deinem Unternehmen nicht im Chaos endet, möchten wir dir noch ein paar konkrete Tipps mit auf den Weg geben. Wenn du diese beherzigst, sollten letztlich alle Kollegen zufrieden sein.

Besprecht das Thema Urlaubsplanung im Team

Eine offene und transparente Kommunikation ist das A und O, wenn du keinen Streit unter Kollegen oder zwischen dir und deinen Angestellten provozieren möchtest.

Sprich die Urlaubsplanung darum bestenfalls im Team an und gib allen Mitarbeitern die Gelegenheit, ihre Wünsche offen zu äußern. Diese Herangehensweise sorgt – im Gegensatz zu Einzelgesprächen – dafür, dass die Kollegen eher bereit sind, Kompromisse einzugehen und sich aufeinander abzustimmen.

Beginne rechtzeitig mit der Urlaubsplanung

In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, die Urlaubstage der Belegschaft schon zu planen, bevor das neue Jahr überhaupt begonnen hat. Diese Herangehensweise mag auf den ersten Blick ein bisschen übereifrig wirken, ist letztlich aber genau der richtige Weg.

Denn indem ihr die Thematik möglichst früh ansprecht, hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine individuellen Wünsche zu äußern. Außerdem bleibt dann mehr Zeit, um Kompromisslösungen zu finden.

Plant den Urlaub vorausschauend

Eine rechtzeitige Urlaubsplanung ist meist auch automatisch eine vorausschauende Urlaubsplanung. Und das wiederum bedeutet: Ihr könnt euch als Team viel besser auf arbeitsintensive Zeiten vorbereiten.

Gerade dann, wenn dein Geschäftsmodell saisonalen Schwankungen ausgesetzt ist und/oder im kommenden Jahr ein großes Projekt ansteht, ist es hilfreich, die Urlaubstage so zeitig wie möglich festzulegen. Auch Brückentage können bei einer vorausschauenden Urlaubsplanung viel besser berücksichtigt werden.

Bleibe immer fair

Die bereits erwähnten sozialen Gesichtspunkte dürfen bei der Urlaubsplanung im Team keinesfalls außer Acht gelassen werden, denn sie sind gesetzlich verankert.

Um dir trotzdem nicht vorwerfen zu lassen, du würdest die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern bevorzugen, ist es aber auch unentbehrlich, auf die Wünsche und Bedürfnisse der kinderlosen Kollegen zu achten.

Gerade im Fall der Brückentage ist es ein guter und fairer Weg, jedem Mitarbeiter mal den Vortritt zu lassen. Viele Unternehmen haben hierfür ein Rotations-Prinzip etabliert, sodass am Ende niemand zu kurz und jeder Mal in den Genuss einer längeren Pause mit wenig geopferten Urlaubstagen kommt.

Häufig gestellte Fragen

Wenn die Kollegen Urlaub beantragen, wird das in dir als Chef immer wieder Fragen aufwerfen. Die, die besonders viele interessieren, beantworten wir nachfolgend.

Wann darf ein Antrag auf Urlaub abgelehnt werden?

Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer ein Recht auf Erholungsurlaub. Dieser kann aber unter gewissen Umständen abgelehnt werden.

Bei den sogenannten dringenden betrieblichen Belangen, die im §7 BUrlG genannt werden, handelt es sich konkret um:

  • arbeitsintensive Zeiten (bspw. saisonale Stoßzeiten, Weihnachtsgeschäft, etc.)
  • nahenden Deadlines
  • personeller Notstand (aufgrund von Urlaub und/oder Krankheit)

Wird ein Urlaub aufgrund dieser Gründe abgelehnt, dürfen sich Mitarbeiter nicht bei ihrem Arbeitgeber beschweren. In allen anderen Fällen haben sie jedoch die Möglichkeit, sich juristisch zur Wehr zu setzen. Gerichte sind in solchen Prozessen meist auf der Seite der Arbeitnehmer.

Wie viele Mitarbeiter dürfen gleichzeitig Urlaub machen?

Diese Frage kann und darf nicht pauschal beantwortet werden.

Wenn du in deinem Unternehmen beispielsweise zwei Social Media Manager beschäftigst und beide gleichzeitig Urlaub machen wollen, wäre es unklug, beide Anträge zu bewilligen.

Grundsätzlich sollte immer dafür gesorgt werden, dass der alltägliche Ablauf im Unternehmen gesichert ist. Wie viele Mitarbeiter dabei Urlaub machen dürfen, ist von Firma zu Firma unterschiedlich.

Tipp: Es ist legitim, deine Mitarbeiter darauf hinzuweisen, für eine Vertretung im Urlaub zu sorgen. Diese muss natürlich nicht alle Aufgaben des abwesenden Kollegen übernehmen, sollte aber zumindest in Notsituationen Bescheid wissen und handlungsfähig sein.

Darf ich als Arbeitgeber vorschreiben, wann meine Mitarbeiter Urlaub machen?

In einem gewissen Rahmen ist es erlaubt, deinen Mitarbeitern vorzuschreiben, wann sie Urlaub machen dürfen und wann nicht. Im Fachjargon nennt man das Betriebsferien beziehungsweise Urlaubssperre.

Aber Vorsicht: Wenn du beabsichtigst, Betriebsferien einzuführen, dann dürfen diese maximal 60% vom Urlaubskontingent deiner Mitarbeiter umfassen. Und auch mit der Urlaubssperre solltest du es nicht übertreiben, wenn du Wert auf ein positives Betriebsklima legst.

Darf ich genehmigten Urlaub nachträglich doch noch streichen?

Grundsätzlich ist das nicht erlaubt. Laut Gesetz gilt: Wurde ein Urlaub einmal genehmigt, dann hat der Arbeitnehmer auch ein Recht darauf, ihn anzutreten.

Wenn du dennoch nicht auf deinen Mitarbeiter verzichten kannst (weil zum Beispiel ein plötzliches Problem aufgetreten ist), kannst du nur auf dessen Loyalität hoffen. Unterbricht er seinen Urlaub für dich (beziehungsweise tritt ihn gar nicht erst an), dann bist du verpflichtet, alle daraus entstandenen Kosten (zum Beispiel Stornogebühren, Rückflug, etc.) zu bezahlen.

Ein erzwungener Verzicht auf genehmigten Urlaub ist nur dann möglich, wenn die Existenz deines Unternehmens auf dem Spiel steht. In allen anderen Fällen werden Arbeitsgerichte eher auf der Seite deines Mitarbeiters sein. Überlege dir also besser zweimal, ob du bereits genehmigten Urlaub wieder streichst.

Kann ein Mitarbeiter alle Urlaubstage am Stück nehmen?

Im §7 Abs. 2 BUrlG heißt es: „Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, daß dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen.“

Das heißt: Grundsätzlich darf dein Angestellter auch alle seine Urlaubstage am Stück nehmen, wenn keine der oben genannten betrieblichen Belange dagegen sprechen.

Ist dies der Fall, haben deine Mitarbeiter trotzdem das Recht, wenigstens einmal im Jahr mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage Urlaub zu machen. Auch diese Regelung ist in §7 Abs. 2 BUrlG festgelegt.

Zusammenfassung

Die Urlaubsplanung im Unternehmen ist zwar keine Raketenwissenschaft, aber trotzdem ein Thema, das immer wieder für Konfliktpotential und Streitereien sorgt.

Um diese möglichst zu vermeiden, solltest du als Arbeitgeber stets darum bemüht sein, die Wünsche deiner Mitarbeiter zu beachten und keinen im Team zu benachteiligen.

Denn wenn letztlich alle mit der Urlaubsplanung zufrieden sind, ist das die perfekte Basis für ein ausgeglichenes Betriebsklima und Mitarbeiter, die bereit sind, ihr Bestes am Arbeitsplatz zu geben.

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