Das solltest du als Arbeitgeber über eine Krankschreibung deiner Mitarbeiter wissen

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Gerade zur Grippesaison ereilt die Krankschreibung jeden von uns. Was in etablierten Betrieben mit routinierten Abläufen lediglich zu mehr Arbeitslast führt, kann Startups vor ganz neue Herausforderungen stellen. Gerade Gründer fragen sich: Was passiert denn nun mit der Krankschreibung?

Wir geben dir im Folgenden einen Überblick darüber, was du beachten musst, wenn sich deine Angestellten krankmelden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Krankmeldung und einer Krankschreibung?

Grundsätzlich musst du als Arbeitgeber zwei Begriffe klar voneinander unterscheiden: Die Krankmeldung und die Krankschreibung.

Die Krankmeldung ist lediglich die Mitteilung deines Mitarbeiters, dass er oder sie heute nicht zur Arbeit erscheinen kann. Dies kann ein Anruf, eine E-Mail oder sogar eine WhatsApp-Nachricht sein.

Die Krankschreibung hingegen ist die vom Arzt ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz AU. Hiermit attestiert ein Mediziner, dass der Patient aufgrund einer Erkrankung über einen gewissen Zeitraum hinweg nicht arbeitsfähig ist.

Während du bei der Krankmeldung also bloß eine Mitteilung erhältst, dass dein Mitarbeiter heute nicht im Büro erscheint, ist die Krankschreibung die fachliche Feststellung eines Arztes, dass die Arbeitsfähigkeit eingeschränkt ist.

Wann muss die Krankmeldung erfolgen?

Angestellte müssen sich gemäß §5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) sofort, spätestens bis Arbeitsbeginn krankmelden. Das bedeutet, spätestens zu dem Zeitpunkt, an dem dein Mitarbeiter am Arbeitsort erscheinen sollte, muss die Krankmeldung bei dir eingegangen sein.

Ist eine spätere Arbeitsunfähigkeit abzusehen, etwa durch eine OP oder die langwierige Therapie einer Grunderkrankung, müssen Mitarbeiter dies sofort mitteilen, sobald sie davon erfahren. Das bedeutet, bekommt eine Angestellte einen OP-Termin und fällt nach der OP für längere Zeit aus, muss sie dir bereits vor dem Operationstermin darüber berichten.

Wann müssen Angestellte eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen?

Auch hier trifft der §5 EntgFG eine klare Aussage: Die AU, also das Attest vom Arzt darüber, dass dein Mitarbeiter krankgeschrieben ist, muss spätestens nach vier Kalendertagen bei dir eingehen. Das bedeutet: Wird der Angestellte am Montag krank, muss er seine Arbeitsunfähigkeit spätestens am Donnerstag durch einen Mediziner bescheinigen lassen.

Davon abweichend kannst du allerdings auch eigene Regelungen in den Arbeitsverträgen verankern. So kannst du mit deinen Angestellten vereinbaren, dass die AU bereits zu Beginn der Erkrankung vorgelegt werden muss.

Ebenso kannst du, wenn im Vertrag keine gegenteiligen Klauseln enthalten sind, im Einzelfall von der gesetzlichen Regelung abweichen. Wird ein Mitarbeiter auffallend häufig krank oder tritt die scheinbare Erkrankung immer zum Wochenende auf, kannst du verlangen, dass derjenige bereits am ersten Tag seiner Arbeitsunfähigkeit ein ärztliches Attest vorlegt.

Für dich als Arbeitgeber wichtig zu wissen: Sind Mitarbeiter längerfristig erkrankt, müssen die Krankschreibungen lückenlos vorgelegt werden. Dies ist nicht nur für deine eigene Planung relevant, sondern auch für die Kompensation der Lohnausfälle und die Zahlung von Krankengeld.

Auch im Krankengeldbezug müssen Angestellte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen lückenlos vorlegen.

Wer übernimmt die Lohnkosten bei einer Krankmeldung?

In den ersten sechs Wochen der Krankheit muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter weiterhin bezahlen.

Ab der siebten Woche der Arbeitsunfähigkeit übernimmt die Krankenkasse des Mitarbeiters die Lohnfortzahlung, das sogenannte Krankengeld greift. Dieses beträgt bis zu 70 % des bisher ausgezahlten Bruttoentgeltes.

Hierbei musst du beachten: Die Sechs-Wochen-Frist gilt immer nur für dieselbe Diagnose. Wird dein Mitarbeiter fortlaufend krankgeschrieben, aber wegen unterschiedlicher Diagnosen, beginnt die Frist immer wieder von vorn.

Das bedeutet konkret: Es kann passieren, dass dein Angestellter länger als sechs Wochen ausfällt, du aber über diese Frist hinaus weiterhin seinen Lohn bezahlen musst, wenn sich der Grund der Arbeitsunfähigkeit während der Krankschreibung ändert.

Der Anspruch deines Mitarbeiters auf die Entgeltfortzahlung begründet sich im Entgeltfortzahlungsgesetz. Dieses Gesetz definiert, was der Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern erwarten darf. Gleichzeitig sichert es den Anspruch der Arbeitnehmer auf eine Absicherung im Krankheitsfall.

Das EntgFG kennt darüber hinaus einen Schuldbegriff. Dieser legt fest, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung nur dann besteht, wenn dein Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet hat.

Praktisch betrachtet: Üben deine Angestellten in ihrer Freizeit Extremsportarten wie Fallschirmsprung oder Motocross-Rennen aus, könnten sie ihren Anspruch auf die Entgeltfortzahlung verwirken. Nämlich dann, wenn sie ihre Gesundheit und damit ihre Arbeitsfähigkeit willentlich und vorsätzlich in Gefahr bringen. Hier hast du als Arbeitgeber das Recht, die Lohnfortzahlung zu verweigern.

Ein ähnlicher Fall tritt ein, wenn Dritte die Arbeitsunfähigkeit deines Mitarbeiters nachweislich zu verschulden haben. In diesem Fall geht die Haftung auf den Verursacher über, der den Lohnausfall entsprechend ausgleichen muss.

Bekommen Arbeitgeber die Lohnkosten bei einer Krankmeldung erstattet?

Damit Arbeitgeber nicht auf den Lohnkosten für kranke Mitarbeiter sitzen bleiben, hat der Gesetzgeber das Umlageverfahren etabliert. Dieses beruht auf dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).

Das Umlageverfahren ist eine Versicherung gegen Verluste durch Lohnfortzahlungen. Du zahlst also als Arbeitgeber einen monatlichen Pflichtbeitrag. Im Gegenzug wirst du das Entgelt kranker Mitarbeiter gestaffelt erstattet. Dabei ist ein Aufwendungsausgleich von bis zu 80 % möglich.

Das Umlageverfahren U1 gilt für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern. Dabei werden die Angestellten entsprechend ihrer Stundenzahl berücksichtigt.

Das bedeutet konkret: Mitarbeitende mit weniger als 10 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit gelten nur als 0,25 Angestellte. Bei maximal 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche handelt es sich entsprechend um 0,5 Angestellte und bei 30 Stunden um 0,75 Angestellte im Sinne des AAG.

Die Entgelterstattung für erkrankte Mitarbeiter erhältst du von der Krankenkasse deines Arbeitnehmers. Ist der Mitarbeiter privatversichert, zahlt diejenige Krankenkasse die Erstattung an dich aus, welche die Beiträge für Renten- und Arbeitslosenversicherung erhebt.

Beschäftigst du einen Minijobber und dieser erkrankt, stellst du den Antrag auf Entgelterstattung bei der Minijobzentrale.

Den Antrag auf die Erstattung der Lohnkosten musst du schriftlich bei der jeweiligen Datenannahmestelle der zuständigen Krankenkasse stellen. Mittlerweile kann der Antrag in vielen Fällen digital übermittelt werden.

Häufige Fragen zur Krankmeldung von Mitarbeitern

Wie dürfen Mitarbeiter sich eigentlich krankmelden und was muss diese enthalten? Fragen zu Rechten und Pflichten von Angestellten sowie dazu, wie du die AU aufbewahren musst, beantworten wir dir im Folgenden.

Wann beginnt der Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Gemäß des Entgeltfortzahlungsgesetzes beginnt der Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber erst, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen lang besteht. Innerhalb dieser vier Wochen kann der Arbeitgeber das Gehalt um die Zeit der Arbeitsunfähigkeit kürzen. In diesem Fall übernimmt die Krankenkasse des Mitarbeiters den Lohnausfall.

Wie und wo müssen Mitarbeiter sich krankmelden?

In welcher Form die Krankmeldung erfolgen muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Das bedeutet auch, dass du diese Formalie im Arbeitsvertrag individuell vereinbaren kannst.

Grundsätzlich gilt aber, dass die Krankmeldung in einer Form erfolgen muss, die eine rechtzeitige Übermittlung an den Vorgesetzten bis zum Arbeitsbeginn garantiert. Eine E-Mail an eine Serviceadresse, die nur unregelmäßig überprüft wird, gilt also als unzulässig.

Ansonsten kann die Krankmeldung telefonisch, schriftlich per Mail, über einen gemeinsam genutzten Messenger oder auch über Kollegen erfolgen. Es muss nur sichergestellt sein, dass die Krankmeldung den Arbeitgeber erreicht.

Darüber hinaus muss die Meldung über die eigene Arbeitsunfähigkeit immer beim Chef oder zumindest bei der Personalabteilung erfolgen. Als Arbeitgeber solltest du für diesen Fall einen Workflow etablieren, der allen Angestellten bekannt ist.

Was muss in der Krankmeldung stehen?

Die Krankmeldung beim Arbeitgeber muss den Beginn und die Dauer der Arbeitsunfähigkeit enthalten. Das heißt, dein Mitarbeiter muss dir mit der Krankmeldung eine Prognose geben können, wann er in etwa an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt.

Die Diagnose hingegen ist Privatsache und muss dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Du darfst als Arbeitgeber zwar nachfragen, kannst aber keine Antwort erwarten.

Dürfen krankgeschriebene Angestellte arbeiten?

Ist dein Mitarbeiter soweit genesen, dass er sich wieder wohlfühlt, arbeitsfähig und nicht mehr ansteckend ist, darf er auch vor Ende der Krankschreibung zur Arbeit zurückkehren.

Die Krankschreibung ist ein Attest über die Arbeitsunfähigkeit, kein Arbeitsverbot. Die angegebene Dauer ist entsprechend auch nur eine Prognose über die Dauer des Ausfalls und nicht absolut.

Entgegen allgemeiner Überzeugungen beeinträchtigt die Krankschreibung auch den Versicherungsschutz von Angestellten nicht, sollten sie früher an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

Allerdings gilt: Du darfst als Arbeitgeber nicht verlangen, dass dein Mitarbeiter arbeitet, solange er krankgeschrieben ist. Eine mögliche Arbeitsleistung muss für die Dauer der Krankschreibung auf die Initiative des Angestellten zurückgehen.

Was passiert, wenn Mitarbeiter im Urlaub erkranken?

Wird ein Angestellter während seines Urlaubs krank, hat er nach §9 Bundesurlaubsgesetz einen Anspruch darauf, die Urlaubstage, die in den Zeitrahmen der Erkrankung fallen, erstattet zu bekommen.

Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter sich direkt am ersten Tag seiner Erkrankung beim Arbeitgeber krankmeldet und sich ein Attest vom Arzt über die Arbeitsunfähigkeit ausstellen lässt.

Die Krankschreibung muss die Dauer der Arbeitsunfähigkeit genau angeben. Ist dies gegeben, müssen Arbeitgeber auch Atteste aus dem Ausland akzeptieren.

Dürfen Mitarbeiter sich krankmelden, wenn das Kind krank ist?

Der Anspruch auf die sogenannten Kinderkrankentage begründet sich aus §45 SGB V. Dies regelt, dass Elternteile pro Kind und pro Jahr einen Anspruch auf zehn Tage haben, an denen sie für die Betreuung eines kranken Kindes freigestellt werden müssen.

Bei drei Kindern oder mehr haben Elternteile einen Anspruch auf insgesamt 25 Kinderkrankentage pro Jahr. Alleinerziehende können bis zu 20 Kinderkrankentage im Jahr geltend machen.

Damit Eltern akut Kinderkrankentage in Anspruch nehmen können, müssen ihre Kinder jünger als 12 Jahre sein. Darüber hinaus muss der behandelnde Kinderarzt attestieren, dass das Kind krank ist und eine Betreuung erforderlich ist.

In solch einem Fall musst du deinen Mitarbeiter für die auf dem Attest angegebene Dauer freistellen.

In der Regel werden Mitarbeiter unbezahlt freigestellt und sie bekommen ihren Verdienstausfall mit bis zu 90% des Bruttogehalts erstattet.

Oft genug passiert es, dass die Kindertagesstätte oder die Schule Elternteile im Laufe des Vormittages anrufen, weil das Kind plötzlich Krankheitssymptome entwickelt hat. In solchen Fällen dürfen deine Mitarbeiter den Arbeitsplatz sofort verlassen, wenn sie die Betreuung des Kindes nicht anders sicherstellen können. Der Kinderkrankenschein ist dann nachzureichen.

Was ist während einer Krankmeldung erlaubt?

Über die Frage, was Angestellten erlaubt ist, während sie krankgeschrieben sind, wurde sich bereits an diversen Arbeitsgerichten gestritten. Grundsätzlich gilt: Erlaubt ist alles, was die Genesung nicht verzögert und über die normale Alltagsgestaltung nicht hinaus geht.

Was genau in diesen Rahmen fällt, ist allerdings abhängig vom Grund der Krankschreibung. Jemand, der mit schwerer Grippe erkrankt ist, sollte wohl in jedem Fall das Bett hüten und keine langen Spaziergänge unternehmen oder gar joggen gehen.

Anders liegt der Fall allerdings, wenn Mitarbeiter etwa wegen psychischer Erkrankungen arbeitsunfähig sind. In solchen Fällen können Sport oder Ausflüge in Naherholungsgebiete die Genesung sogar unterstützen.

Ein Kinobesuch, ausschweifende Partynächte oder gar ein Urlaub gehören aber in den wenigsten Fällen zu den Tätigkeiten, die Arbeitgeber dulden müssen, wenn ihre Mitarbeiter krankgeschrieben sind.

Normale Alltagstätigkeiten, wie etwa einkaufen, Apothekenbesuche oder etwa das Abholen der Kinder aus dem Kindergarten, sind in jedem Fall erlaubt.

Können Arbeitgeber eine Krankschreibung anzweifeln?

Manchmal kommt es vor, dass du als Arbeitgeber bei der Krankmeldung eines Mitarbeiters ein schlechtes Gefühl hast. Melden sich Angestellte auffällig oft krank oder fallen die Fehltage häufiger auf einen Montag oder Freitag, können sich bei Chefs berechtigte Zweifel melden.

Du hast als Arbeitgeber die Möglichkeit, individuelle Regelungen für die Attestpflicht bei Krankheit zu vereinbaren. Sollte der Arbeitsvertrag das nicht ausschließen, kannst du auch im laufenden Angestelltenverhältnis verlangen, dass der betroffene Mitarbeiter schon am ersten Tag der Krankmeldung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt.

Viele von uns kennen allerdings auch Hausärzte, die im Volksmund „Dr. Holiday“ genannt werden: Mediziner, die Krankschreibungen als Gefälligkeitsbescheinigung ausstellen, auch wenn keine tatsächliche Arbeitsunfähigkeit vorliegt.

Kommt auch dir dieser Verdacht, kannst du die Krankschreibung eines Mitarbeiters zurückweisen. Hierfür sind allerdings stichhaltige Beweise nötig, welche die begründeten Zweifel untermauern.

Darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nur vorschützt, kann etwa die Weigerung, sich vom Medizinischen Dienst der Krankenkassen begutachten zu lassen oder beim Betriebsarzt vorstellig zu werden.

Auch kann die häufige Sichtung bei Freizeitaktivitäten während der Krankschreibung ein Hinweis auf eine Gefälligkeitsbescheinigung sein. Ebenso kannst du davon ausgehen, dass es sich nicht um eine tatsächliche Arbeitsunfähigkeit handelt, wenn die Erkrankung scheinbar zufällig während verweigerter Urlaubstage auftritt.

Außerdem kannst du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die weit rückwirkend oder ohne Untersuchung ausgestellt wurde, anzweifeln.

Um diesen Verdacht zu überprüfen, musst du als Arbeitgeber Indizien sammeln, etwa öffentliche Fotos in den sozialen Netzwerken oder Zeugenaussagen anderer. Du kannst dir außerdem den Medizinischen Dienst der Krankenkassen als Unterstützung dazu holen. Dieser würde den Arbeitnehmer zu einer Überprüfung einbestellen, sodass ein Gutachter den Gesundheitszustand beurteilen kann.

Liegt dir keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, kannst du bei einem berechtigten Verdacht die Lohnfortzahlung erstmal zurückhalten. Stellt sich der Verdacht als wahr hinaus, kannst du deinen Mitarbeiter abmahnen oder direkt kündigen.

Dürfen Angestellte während ihrer Krankheit gekündigt werden?

Entgegen dem Volksglauben existiert während der Krankschreibung kein Kündigungsschutz. Es gelten auch während einer Arbeitsunfähigkeit die normalen, gesetzlichen Bestimmungen des Kündigungsrechts.

Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz in Mainz hat in einem Urteil dargelegt, dass eine Erkrankung von mehr als sechs Wochen mit negativer Genesungsprognose sogar ein berechtigter Grund sein kann, Mitarbeiter zu entlassen. Die Erwartung einer wiederkehrenden betrieblichen Belastung würde eine Kündigung rechtfertigen (vgl. LAG 5.9.2011, AZ 5 Sa 152/11).

Wie werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aufbewahrt?

Erhältst du als Arbeitgeber die Krankschreibung eines Mitarbeiters, musst du diese archivieren.

Klassischerweise erhält die Personalabteilung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, fertigt eine Kopie für die zuständigen Kollegen in der Buchhaltung und legt die AU anschließend in der Personalakte ab.

Um deinen Anspruch auf Erstattung durch das Umlageverfahren geltend zu machen, musst du Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mindestens vier Jahre aufbewahren.

Zusammenfassung

Als Arbeitgeber hast du die Fürsorgepflicht für deine Mitarbeitenden. Das bedeutet, du solltest sicherstellen, dass sich niemand krank ins Büro schleppt, sondern Erkrankungen daheim auskuriert werden, damit alle anderen gesund bleiben und dein Mitarbeiter schnellstmöglich gesundet.

Das bedeutet aber auch, dass deine Angestellten die Pflicht haben, sich bis Arbeitsbeginn bei dir krank zu melden. Der gesetzlichen Regelungen nach müssen Arbeitnehmer ein Attest vom Arzt frühestens am vierten Tag der Erkrankung vorlegen. In deinen Arbeitsverträgen kannst du aber auch die Vorlage des Attests ab dem ersten Tag vereinbaren.

Lohnkosten für erkrankte Mitarbeiter können im Rahmen des Umlageverfahrens U1 bis zu 80 % erstattet werden, wenn dein Betrieb maximal 30 Angestellte hat. Die Zahl der Angestellten berechnet sich dabei auf Grundlage der tatsächlich erfüllten Stundenzahl.

Erhältst du eine Krankschreibung, sollte diese die akute Dauer der Arbeitsunfähigkeit feststellen. Archiviert wird das Attest in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.

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