Das solltest du über eine Befristung in Arbeitsverträgen wissen

Was ist eine Befristung?

Was genau ist eigentlich mit der Befristung von Arbeitsverträgen gemeint? Laut Definition liegt ein befristeter Vertrag vor, wenn entweder

• ein Enddatum festgelegt wird, an dem das Arbeitsverhältnis enden soll (z.B. bis zum 31.12.2020). = kalendermäßig befristeter Arbeitsvertrag

oder

• vereinbart wird, dass das Arbeitsverhältnis enden soll, sobald der Grund für die Anstellung wegfällt (z.B. Elternzeitvertretung). Der Grund kann sich aus Art, Zweck oder Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergeben. = zweckbefristeter Arbeitsvertrag

Welche Form muss eine Befristung haben?

Befristungen müssen immer in Schriftform festgehalten werden, damit sie wirksamer Teil des Arbeitsvertrages werden. Das bedeutet, dass die Konditionen bzgl. der Befristung als schriftliches Dokument erstellt werden müssen und dieses dann eigenhändig von beiden Vertragsparteien unterschrieben werden muss.

Der restliche Vertrag wiederum kann auch in anderer Form (z.B. per E-Mail oder mündlich) geschlossen werden, um gültig zu sein – das Schriftformerfordernis besteht nur für die Befristung.

Wann endet ein befristeter Arbeitsvertrag?

Was ihr Ende betrifft, sind kalendermäßig befristete Arbeitsverträge unproblematisch. Sie enden schlichtweg automatisch nach Ablauf der vereinbarten Zeit. Das ist in der Praxis meistens das Ende eines Kalendermonats.

Eine Besonderheit gilt bei zweckbefristeten Arbeitsverträgen: sie enden eben nicht automatisch. Hier muss das Unternehmen die betreffende Person erst schriftlich darüber informieren. Das bedeutet, dass ihr mitgeteilt werden muss, dass und wann der Zweck für ihre Einstellung wegfällt und dass das Arbeitsverhältnis dadurch endet. Erst dann und auch erst frühestens zwei Wochen nach dieser Mitteilung gilt der Vertrag tatsächlich als beendet. Vergleichbar ist das mit der sonst üblichen Kündigungsfrist. Diese Zwei-Wochen-Frist sollte unbedingt eingehalten werden, da das befristete Arbeitsverhältnis ansonsten u.U. in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht.

Maßgeblich ist hier übrigens – wie üblich bei wichtigen juristischen Dokumenten – der Zugang. Das ist der Zeitpunkt, an dem deine Erklärung bei der Person entweder augenscheinlich angekommen ist (z.B. wenn du sie persönlich übergibst) bzw. man üblicherweise damit rechnen kann (Stichworte: Postweg und Einwurfszeitpunkt).

Worin besteht der Unterschied zwischen Befristungen mit und ohne Sachgrund?

Das Gesetz unterscheidet zwischen Befristungen mit Sachgrund und sachgrundlosen Befristungen.

Befristungen mit Sachgrund

Grundsätzlich sind Befristungen von Arbeitsverträgen zulässig, wenn sie durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt sind. Unternehmen stellen in diesen Fällen ihr Personal also deshalb befristet ein, weil sie dafür eine nachvollziehbare und legitime Erklärung haben. Die im Gesetz und unten aufgeführten wichtigen Sachgründe bieten eine gute Orientierung. Die Aufzählung ist aber nicht abschließend. Das bedeutet, auch andere Gründe können eine Befristung rechtfertigen.

1. Der betriebliche Bedarf an (zusätzlichen) Beschäftigten besteht nur vorübergehend.
2. Die Befristung wird nach einer Ausbildung oder einem Studium genutzt, um den Übergang dieser Person in eine darauffolgende Beschäftigung zu erleichtern.
3. Die Person wird zur Vertretung eines anderen Teammitglieds beschäftigt.
4. Die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt die Befristung.
5. Die Befristung wird zur Erprobung genutzt.
6. Gründe, die in der betreffenden Person liegen, rechtfertigen die Befristung.
7. Wenn das neue Personal aus Haushaltsmitteln vergütet wird, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind und sie dementsprechend beschäftigt wird.
8. Die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.

Aus welchen Gründen könnte ein befristeter Arbeitsvertrag dann also empfehlenswert und legitim sein?

Einer der großen Vorteile, die Befristungen mit sich bringen, ist die Flexibilität. Ist z.B. noch nicht absehbar, ob die derzeitig gute Auftragslage anhalten wird oder benötigst du erfahrungsgemäß lediglich zu bestimmten Zeiten wie dem Weihnachtsgeschäft mehr Personal? Bietet dein Unternehmen saisonale (Ernte-)Produkte oder zeitlich begrenzte (Dienst-)Leistungen wie vorübergehende Baumaßnahmen an? Soll die Dauer eines befristeten Arbeitsvertrages zunächst für beide Seiten als Probezeit dienen?

Aktuell aufgrund der Pandemie leider auch denkbar: erlaubt eine akute wirtschaftliche Schieflage keine Versprechen hinsichtlich unbefristeter Festanstellungen? Eine Befristung kann dir in solchen und ähnlichen Situationen den nötigen Gestaltungsraum bzgl. deiner Personalplanung geben.

Auch (andere) personelle Gründe könnten bei dem ein oder anderen Unternehmen eine Rolle spielen. Manchmal brauchen Betriebe nur für eine gewisse Zeit einen Ersatz für ausfallende Teammitglieder. Denkbar sind hierbei z.B. Überbrückungen für Beschäftigte in Elternzeit/langer Krankheit/Sabbatical.

Sachgrundlose Befristungen

Kann das Unternehmen keinen für das Gesetz nachvollziehbaren Grund für eine Befristung nachweisen, darf es unter bestimmten Voraussetzungen trotzdem auf diese Beschäftigungsform zurückgreifen.

Solche sogenannten sachgrundlosen Befristungen bedürfen zwar keiner Begründung, zulässig sind sie grundsätzlich jedoch nur für eine Gesamtdauer von maximal zwei Jahren. Während dieses Zeitraums darf die Befristung höchstens drei Mal verlängert werden.

Beispiel: Du hast ein Unternehmen und möchtest zusätzliches Personal einstellen, hast dafür aber keinen legitimen Grund. Damit befindest du dich im Bereich der sachgrundlosen Befristungen mit den o.g. besonderen Anforderungen. Du stellst X zum 01.07.2020 ein und befristest das Arbeitsverhältnis zunächst für sechs Monate bis zum 31.12.2020. Danach darfst du noch zwei weitere Verlängerungen vornehmen.

Das könnte z.B. so aussehen, dass du X auf ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2021 befristest und dann um ein weiteres halbes Jahr bis zum 30.06.2022. Spätestens zum 01.07.2022, also zwei Jahre nach Einstellung, musst du entscheiden, ob du X unbefristet einstellen kannst/möchtest. Wenn nicht, dann musst du das Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt auslaufen lassen.

War eine Person schon früher ein Teammitglied und möchtest du sie zurückholen, darfst du sie in der Regel nicht befristet einstellen.

Ausnahmen bezüglich der Anzahl der Verlängerungen oder die Höchstdauer der Befristung können übrigens durch Tarifvertrag festgelegt werden. Fällt das betreffende Arbeitsverhältnis in den Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrages, das Unternehmen bzw. das Personal ist aber nicht tarifgebunden, kann die Anwendung der tariflichen Regelungen dennoch vereinbart werden.

Das Gesetz sieht Erleichterungen bzgl. Mehrfachbefristungen speziell für junge Unternehmen und ältere Beschäftigte vor. Die Anzahl der Vertragsverlängerungen ist in diesen Konstellationen nicht mehr begrenzt:

Sonderregelung für Startups

In den ersten vier Jahren nach deiner Gründung darfst du deine Arbeitsverträge auch ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zur Dauer von vier Jahren befristen. In diesem Zeitraum ist die mehrfache Verlängerung einer vorliegenden Befristung zulässig.

Maßgeblicher Zeitpunkt der Unternehmensgründung ist die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit, die der Gemeinde oder dem Finanzamt mitzuteilen ist.

Auch für Befristungen in Startups gilt, dass zuvor nicht bereits ein Arbeitsverhältnis bestanden haben darf und dass abweichende Regelungen in Tarifverträgen zur Anwendung kommen können.

Sonderregelung für Personen über 52 Jahre

Es gibt eine Sonderregelung für Teile der Beschäftigten, die bei Beginn des (sachgrundlos) befristeten Arbeitsvertrags bereits das 52. Lebensjahr überschritten haben.

Die Befristung bis zu einer Dauer von fünf Jahren ist dann nur zulässig, wenn die betreffende Person:

• vorher wenigstens vier Monate beschäftigungslos war,
• Transferkurzarbeitergeld bezogen hat oder
• an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen hat

Auch hier ist in diesem Zeitraum die mehrfache Verlängerung einer vorliegenden Befristung zulässig.

Wann kann ein befristeter Arbeitsvertrag gekündigt werden?

Befristete Arbeitsverträge laufen also i.d.R. nach einem vereinbarten Zeitraum aus oder wenn ihr Zweck erreicht ist. Eine Kündigung ist deshalb normalerweise überflüssig und grundsätzlich auch ausgeschlossen. Befristete Arbeitsverträge können insbesondere grundsätzlich nicht ordentlich bzw. fristgemäß gekündigt werden.

Unter Beachtung gewisser Regeln können aber auch befristete Arbeitsverträge durch Kündigungen beendet werden. Ausnahmen hiervon können z.B. einzelvertragliche Regelungen oder eine Kündigungsmöglichkeit durch einen anwendbaren Tarifvertrag sein.

Eine außerordentliche Kündigung ist selbstverständlich immer möglich. Das zumindest, sofern ein wichtiger Grund dazu vorliegt. Weitere Informationen zum Thema findest in unserem Artikel zur außerordentlichen Kündigung.

Was besagt das Diskriminierungsverbot befristet Beschäftigter?

Befristet Beschäftigte dürfen wegen ihrer befristeten Anstellung nicht schlechter behandelt werden. Als Referenz werden hierfür vergleichbare unbefristet Beschäftigte im selben Betrieb herangezogen. Vergleichbar meint hier, dass die Personen entweder gleiche oder ähnliche Tätigkeiten ausüben.

Das Diskriminierungsverbot umfasst das Arbeitsentgelt bzw. eine andere teilbare geldwerte Leistung, die für einen bestimmten Bemessungszeitraum gewährt wird. Sie ist mindestens in dem Umfang zu gewähren, der dem Anteil der Beschäftigungsdauer im Bemessungszeitraum entspricht.

Das Diskriminierungsverbot gilt auch für Beschäftigungsbedingungen, die von der Dauer des Arbeitsverhältnisses abhängig sind. So müssen für befristet Beschäftigte dieselben Zeiten berücksichtigt werden. Einzig, wenn sachliche Gründe eine unterschiedliche Behandlung rechtfertigen, kann dies erlaubt sein. Das ist – wie fast immer im Recht – vom Einzelfall abhängig.

Fazit

Die Befristung von Arbeitsverträgen ist gängige Praxis, aber nicht ganz unkompliziert. Grundsätzlich gilt, dass sie schriftlich vereinbart werden und es hierfür einen Grund geben muss.

Falls der nicht vorliegt, ist die Befristung i.d.R. nur bei Neueinstellungen und für eine Dauer von zwei Jahren zulässig (bei Startups vier und bei Ü-52-Jährigen ggf. fünf). Bei Unklarheiten bewahrt dich der Gang bzw. Klick zur Kanzlei deines Vertrauens vor ungewollten Konsequenzen.