Expertentinterview mit Steuerberaterin Kerstin Schwartz

Hallo Frau Schwartz, danke, dass Sie sich Zeit für ein Interview mit mir nehmen. Bitte stellen Sie sich unseren Lesern einmal selbst vor. 

Mein Name ist Kerstin Schwartz. Seit 1996 bin ich als Steuerberaterin und geschäftsführende Partnerin der Eurotax Steuerberatungsgesellschaft Schwartz & Partner mbB tätig.

Wir betreuen Unternehmen in verschiedenen Branchen und Rechtsformen. Insbesondere haben wir viele Unternehmen im Rahmen der Gründung begleitet.

Worauf sollten Gründerinnen und Gründer bei der Auswahl von Geschäftskonten achten? Gibt es Punkte, die oft übersehen werden?

Die Wahl des richtigen Geschäftskontos ist für Gründerinnen und Gründer weit mehr als eine reine Formalität – sie ist ein strategischer Schritt, der Einfluss auf die finanzielle Organisation, die Buchhaltung und die tägliche Verwaltung des Unternehmens hat.

Ein sorgfältig gewähltes Konto kann viele Prozesse vereinfachen, während eine unüberlegte Entscheidung später oft unnötige Kosten und Aufwand verursacht.

Zunächst sollten Gründerinnen und Gründer auf die Kostenstruktur und Gebührenmodelle achten. Neben den offensichtlichen Kontoführungsgebühren spielen primär Kosten pro Buchung, Gebühren für Kartenzahlungen, Bargeldeinzahlungen oder internationale Überweisungen eine Rolle.

Häufig werden hier Details übersehen: Einige Anbieter locken mit kostenlosen Basiskonten, die jedoch nur für ein geringes Buchungsvolumen geeignet sind oder nach einigen Monaten kostenpflichtig werden. Ebenso kann es vorkommen, dass bei wachsendem Umsatz Transaktionsgebühren spürbar ins Gewicht fallen.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Art des Anbieters. Klassische Banken bieten meist Stabilität, persönliche Ansprechpartner und eine gesicherte Einlagensicherung bis 100.000 Euro. Fintech-Anbieter wiederum punkten mit schnellen digitalen Prozessen, modernen Apps und oft günstigen Preisen.

Dennoch ist Vorsicht geboten: Manche Fintechs vergeben keine deutsche IBAN, was bei der Gründung einer GmbH oder UG problematisch sein kann, da Notare und Handelsregister in Deutschland teilweise nur Konten mit deutscher IBAN für Kapitalnachweise akzeptieren. Zudem verfügen nicht alle Fintechs über eine eigene Banklizenz, sodass die Einlagensicherung nicht immer garantiert ist.

Besonders wichtig, aber häufig unterschätzt, ist die Integration in die Buchhaltung. Ein gutes Geschäftskonto sollte sich reibungslos mit Buchhaltungssoftware verbinden lassen. Automatische Belegzuordnungen, Exportfunktionen und digitale Schnittstellen sparen dem Unternehmen und dem Steuerberater viel Zeit.

Viele Gründerinnen und Gründer achten zunächst nur auf die Kosten des Kontos, merken aber später, dass fehlende Schnittstellen oder manuelle Buchungsexporte zu Mehraufwand führen – und damit letztlich teurer sind.

Auch die Verfügbarkeit von Karten und Zahlungsoptionen ist ein praktischer Aspekt, der gerne übersehen wird. Einige Anbieter stellen lediglich Debitkarten aus, was bei bestimmten Zahlungen – etwa Mietwagen oder Hotelbuchungen – problematisch sein kann.

Wer Mitarbeiter hat, sollte außerdem prüfen, ob sich mehrere Karten mit individuellen Ausgabenlimits anlegen lassen. Virtuelle Karten können eine gute Lösung für Online-Zahlungen oder Marketingausgaben sein.

Unternehmen mit internationalen Kunden oder Lieferanten sollten darauf achten, dass das Konto Auslandszahlungen und Fremdwährungen unterstützt. Gerade bei Fintechs sind die Wechselkursaufschläge und Gebühren für SWIFT-Transaktionen oft höher als erwartet. Wer also Zahlungen außerhalb des SEPA-Raums tätigt, sollte die Konditionen genau prüfen.

Ebenso ist die Skalierbarkeit des Kontos ein wichtiger Faktor. Viele Gründer starten mit einem einfachen Konto, stellen aber nach einiger Zeit fest, dass Funktionen wie Unterkonten, Teamzugänge oder eine zweite Firmenstruktur nicht unterstützt werden. Ein späterer Kontowechsel ist zwar möglich, aber immer mit administrativem Aufwand verbunden – etwa durch geänderte Kontodaten auf Rechnungen oder in Zahlungsdiensten.

Ein Punkt, der aus steuerlicher Sicht nicht unterschätzt werden darf, ist die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen. Das Geschäftskonto sollte ausschließlich für betriebliche Vorgänge genutzt werden. Das schafft Transparenz, erleichtert die Buchhaltung und vermeidet steuerliche Unklarheiten bei Betriebsprüfungen.

Schließlich spielt auch der Kundenservice eine Rolle. Während traditionelle Banken meist telefonischen Support oder persönliche Ansprechpartner bieten, setzen viele Fintechs auf Chat- oder E-Mail-Support. Das ist effizient, solange alles reibungslos läuft – kann aber im Problemfall, etwa bei einer Kontosperrung oder fehlerhaften Buchung, schnell zum Risiko werden.

Geschäftskonten sind nicht für alle Rechtsformen gesetzlich vorgeschrieben. Würden Sie trotzdem z. B. Einzelunternehmen und Freiberuflern empfehlen, ein separates Konto für die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zu eröffnen?

Ja, absolut – auch wenn für Einzelunternehmen und Freiberufler kein separates Geschäftskonto gesetzlich vorgeschrieben ist, empfehle ich aus steuerlicher und praktischer Sicht ganz klar, ein eigenes Konto ausschließlich für betriebliche Zwecke zu führen.

Die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen ist eine der einfachsten, aber zugleich wirkungsvollsten Maßnahmen, um Ordnung und Transparenz in die Buchhaltung zu bringen und spätere steuerliche Probleme zu vermeiden.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass vermischte Kontoführung – also, wenn private und geschäftliche Zahlungen über dasselbe Konto laufen – zu vermeidbaren Schwierigkeiten führt. Zum einen wird die Buchhaltung deutlich unübersichtlicher, da jede Zahlung geprüft und zugeordnet werden muss. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern.

Die Offenlegung des Kontos bei Betriebsprüfungen zeigt dann auch private Ausgaben, die einen Prüfer an sich nicht interessieren sollen. Es kann auch zu Nachfragen des Finanzamts kommen, weil private Umsätze oder Ausgaben irrtümlich als betrieblich interpretiert werden könnten – oder umgekehrt. Eine saubere Trennung erspart hier viel Erklärungsaufwand und stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber den Finanzbehörden.

Überdies hat ein separates Geschäftskonto auch betriebswirtschaftliche Vorteile. Es erleichtert die Liquiditätsplanung, weil man auf einen Blick sieht, wie viel Geld tatsächlich im Unternehmen vorhanden ist. Umsatz, Kosten und Rücklagen für Steuern oder Sozialabgaben lassen sich besser überblicken. Gerade in der Anfangsphase einer Selbstständigkeit ist dieser Überblick entscheidend, um Engpässe rechtzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein weiteres Argument ist die professionelle Außenwirkung. Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten nehmen ein separates Geschäftskonto mit passender Kontobezeichnung („Max Mustermann – Grafikdesign“) deutlich seriöser wahr als private Konten. Zudem können Zahlungseingänge und -ausgänge schneller zugeordnet werden, was die Abwicklung im Geschäftsalltag vereinfacht.

Für Freiberufler und Einzelunternehmer genügt in der Regel ein einfaches Geschäftskonto.  Ein separates Privatkonto, das ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird, ist nicht zu empfehlen, da dies häufig nicht für die digitale Bereitstellung von Kontoumsätzen für die Belegerfassung geeignet ist. 

Ich rate allerdings davon ab, das bestehende Privatkonto „mitzubenutzen“, wenngleich das zunächst bequemer erscheint. Langfristig führt diese Vermischung fast immer zu unnötigem Mehraufwand – und spätestens bei der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung zeigt sich, dass eine saubere Trennung deutlich Zeit, Geld und Nerven spart.

Kurz gesagt: Auch wenn das Gesetz kein Geschäftskonto verlangt, ist es aus steuerlicher, organisatorischer und professioneller Sicht in jedem Fall empfehlenswert. Wer von Beginn an klare Strukturen schafft, vermeidet spätere Probleme und legt eine solide Basis für geordnete Finanzen und eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Ist es aus Ihrer Sicht sinnvoll, mehrere Geschäftskonten oder Unterkonten etwa für Rücklagen, Steuern und Gehälter zu führen?

Aus steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Sicht kann es  sinnvoll sein, mehrere Geschäftskonten oder zumindest Unterkonten zu führen – insbesondere, um Rücklagen für Steuerzahlungen  klar von operativen Geschäftszahlungen zu trennen. Diese Strukturierung schafft Transparenz, verbessert die finanzielle Steuerung des Unternehmens und hilft, Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Für die Liquiditätsplanung ist es zu empfehlen, dass Unternehmerinnen und Unternehmer nicht ihr gesamtes Betriebsvermögen auf einem einzigen Konto verwalten.

Mehrere Geschäftskonten schaffen die Möglichkeit, Zahlungen für Rücklagen auf einem zweiten Konto zu separieren, Vorteile im Zahlungsverkehr bei verschiedenen Banken zu nutzen sowie Verhandlungen für die Einräumung einer Kontokorrentlinie nicht nur mit einem Institut führen zu müssen.

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen unterschätzen beispielsweise, wie schnell sich Umsatzsteuer- oder Einkommensteuerrücklagen summieren – wenn diese Beträge nicht getrennt „geparkt“ werden, besteht die Gefahr, dass sie versehentlich für laufende Ausgaben verwendet werden. Wenn das Finanzamt dann später die Zahlung verlangt, kann das zu Liquiditätsproblemen führen.

Außerdem hat diese Struktur noch einen weiteren Vorteil: Die Buchführung wird deutlich einfacher, weil die Geldflüsse klar erkennbar sind und sich schnell nachvollziehen lassen.

Auch die Vorbereitung auf Steuerzahlungen gelingt besser, da die entsprechenden Mittel bereits zur Seite gelegt wurden. Gerade bei jungen Unternehmen mit unregelmäßigen Einnahmen ist das ein wirksamer Schutz vor finanziellen Engpässen.

Zudem ermöglichen viele moderne Geschäftskonten – insbesondere Fintech-Lösungen – solche Unterkonten digital anzulegen und automatisiert zu bespielen.

So lassen sich etwa Prozentsätze vom Geldeingang automatisch auf das Steuer- oder Rücklagenkonto umbuchen. Das ist eine äußerst praktische und effiziente Methode, um finanzielle Verpflichtungen jederzeit im Griff zu behalten.

Gibt es Fehler bei der Auswahl von Geschäftskonten, die Ihnen in Ihrer Kanzlei immer wieder auffallen?

Ich begegne in der Beratung immer wieder denselben Fehlern, wenn es um die Auswahl und Nutzung von Geschäftskonten geht – und viele davon lassen sich mit etwas Voraussicht leicht vermeiden.

Der häufigste Fehler besteht darin, dass Gründerinnen und Gründer ihr Geschäftskonto ausschließlich nach dem Preis auswählen. Natürlich spielt die Kostenstruktur eine Rolle, aber ein vermeintlich günstiges oder sogar kostenloses Konto kann sich schnell als unpraktisch oder teuer herausstellen, wenn wichtige Funktionen fehlen. 

Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass viele Unternehmerinnen und Unternehmer nicht auf Schnittstellen und Integrationen zur Buchhaltung achten. Gerade in der digitalen Finanzverwaltung ist es entscheidend, dass das Geschäftskonto mit Programmen wie DATEV, Lexware Office oder sevdesk kompatibel ist.

Wenn diese Schnittstellen fehlen, müssen Buchungen manuell exportiert und nachbearbeitet werden – das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote. In meiner Kanzlei sehe ich regelmäßig, dass der günstige Kontotarif am Ende durch höheren Buchhaltungsaufwand überkompensiert wird.

Auch die fehlende Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen ist ein Klassiker. Manche Einzelunternehmer nutzen weiterhin ihr Privatkonto für alle Zahlungen, weil sie es „praktisch“ finden.

In der Buchhaltung führt das aber zu erheblichem Mehraufwand, weil jede Zahlung überprüft und zugeordnet werden muss. Zudem sorgt diese Vermischung bei Betriebsprüfungen regelmäßig für Nachfragen seitens des Finanzamts. Ein separates Geschäftskonto ist hier nicht nur empfehlenswert, sondern nahezu unerlässlich.

Ein weiteres häufiges Problem betrifft die mangelnde Skalierbarkeit. Viele Gründer wählen in der Anfangsphase ein einfaches oder kostenloses Konto, das für ein Ein-Personen-Unternehmen reibungslos funktioniert, später aber keine Erweiterungen wie zusätzliche Karten, Unterkonten oder Teamzugänge erlaubt.

Wenn das Unternehmen dann wächst, wird ein Wechsel auf ein anderes Konto notwendig – und das bedeutet viel Aufwand: neue Kontodaten auf Rechnungen, angepasste Lastschriftmandate, Änderungen bei Zahlungsdienstleistern und Kunden. Ein Konto sollte daher von Beginn an mit Blick auf zukünftige Entwicklungen ausgewählt werden.

Ebenfalls oft übersehen wird die Qualität des Kundenservice. Solange alles funktioniert, fällt dieser Punkt kaum ins Gewicht. Doch sobald es zu einer Kontosperrung, einer fehlerhaften Buchung oder einem technischen Problem kommt, zeigt sich der Unterschied zwischen einem Anbieter mit zuverlässigem Support und einem reinen Chat-System mit langen Wartezeiten. Für Unternehmer, die auf reibungslose Zahlungsabläufe angewiesen sind, kann das entscheidend sein.

Nicht zuletzt sehe ich immer wieder, dass Rücklagen für Steuern oder größere Ausgaben über dasselbe Konto verwaltet werden wie der operative Zahlungsverkehr. Dadurch fehlt die Übersicht, und es besteht das Risiko, dass Gelder unbewusst ausgegeben werden, die eigentlich für Steuerzahlungen vorgesehen waren. Hier empfehle ich, von Anfang an mit Unterkonten oder separaten Rücklagenkonten zu arbeiten.

Zusammengefasst kann gesagt werden: Die häufigsten Fehler bei Geschäftskonten entstehen nicht durch falsche Absichten, sondern durch mangelnde Weitsicht. Wer nur auf kurzfristige Kosten achtet oder sich von der schnellen Online-Eröffnung leiten lässt, verliert oft den Blick für langfristige Anforderungen wie Buchhaltungsintegration, Einlagensicherung, rechtliche Akzeptanz und Wachstumsperspektive.

Ein Geschäftskonto sollte nicht nur funktionieren, sondern das Unternehmen aktiv bei seiner Entwicklung unterstützen – diese strategische Sichtweise fehlt vielen zu Beginn, zahlt sich aber langfristig aus.

Vielen Dank für Ihre Zeit. 

Darauf solltest du bei der Auswahl achten

Bei der Auswahl eines Geschäftskontos solltest du mehrere Faktoren berücksichtigen, abhängig von deinem Geschäftsmodell, deinem Zahlungsvolumen und deinen spezifischen Anforderungen.

Hier sind die wichtigsten Kriterien im Überblick.

Kontoführungs­gebühr

Die monatliche Kontoführung bei Firmenkonten beginnt bei 0 Euro (bei Fintechs) und geht bis zu 30 Euro oder mehr bei klassischen Banken.

Achte darauf, ob es unterschiedliche Preismodelle je nach Umsatz oder Buchungsvorgängen gibt.

Kosten für Transaktionen

Hier solltest du darauf achten, wie viele Buchungen pro Monat im Geschäftskonto-Modell enthalten sind.

Manchmal ist auf den Websites der Anbieter auf den ersten Blick nicht alles problemlos ersichtlich. Schaue daher auch in die Inhalte der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Anbieter.

Zu Transaktionen gehören Überweisungen, Lastschriften, aber auch Kartenzahlungen.

Bei vielen Bargeldabhebungen solltest du auch auf die Gebühren achten und auch darauf, wo und wie oft du Bargeld abheben kannst.

Banking-Technologie und Benutzer­freundlichkeit

Schaue dir hier Screenshots des Onlinebanking deines Geschäftskonto an: Ist es modern, einfach und zuverlässig?

Hier können auch Bewertungen auf gängigen Portalen helfen.

Achte auch auf die mobile App: Unterstützt diese alle wichtigen Funktionen und wird regelmäßig geupdatet?

Im Alltag helfen Integrationen mit deiner Buchhaltungssoftware. Welche Integrationen werden angeboten (z. B. Lexware Office, sevdesk, DATEV)?

Sicherheit und Seriosität

Ist die Bank durch die deutsche Einlagensicherung abgesichert?

Hat sie eine BaFin-Lizenz (für Fintechs wichtig)?

Businessspezifische Funktionen

Frage dich hier, welche Funktionen du oder dein Unternehmen vom Geschäftskonto wirklich nutzt.

Mögliche Stichworte, auf die du beim Vergleich achten solltest, sind SEPA-Lastschriftverfahren, Unterkonten, Integration von Kreditkarten, Zahlungsdienstleistern (Stripe, PayPal) und Mehrbenutzer-Zugänge (z. B. für Steuerberater, Angestellte)

Zahlungsverkehr international

Bietet das Geschäftskonto Fremdwährungskonten oder günstige Auslandsüberweisungen (z. B. Wise, Revolut Business)?

Wie ist es um die SWIFT- und IBAN-Kompatibilität bestellt?

Buchhaltung und Steuerintegration

Bietet das Geschäftskonto eine automatisierte Belegerkennung und -zuordnung oder eine Umsatzsteuer-Voranmeldung via Schnittstelle?

Kundenservice

Wie schnell ist der Support erreichbar (Telefon, Chat, E-Mail)?

Gibt es persönliche Beratung oder eine Filiale bei komplexeren Anliegen?

Finanzierung und Kreditangebote

Bietet das Geschäftskonto einen Dispo oder Betriebsmittelkredit direkt an oder ist dies nur über Partner möglich?

Gibt es Möglichkeiten für Firmenkreditkarten, Leasing etc.?

Geschäftskonto eröffnen – Schritt für Schritt

Die Eröffnung eines Geschäftskontos läuft in mehreren Schritten ab – je nachdem, ob du zu einer klassischen Bank oder einem Fintech gehst.

1. Voraussetzungen prüfen

Bevor du ein Konto eröffnest, solltest du sicherstellen, dass du folgende Unterlagen und Voraussetzungen erfüllst.

Du musst geschäftlich tätig sein, also etwa als Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, UG (haftungsbeschränkt), GmbH und AG, oder als Verein oder Stiftung ein Geschäftskonto eröffnen wollen.

2. Benötigte Unterlagen

Je nach Unternehmensform unterscheiden sich die Unterlagen leicht:

3. Kontoeröffnung – Schritt für Schritt

Die Kontoeröffnung bei Fintechs oder klassischen Banken unterscheidet sich.

Nachfolgend erfährst du, was dich erwartet.

Online (bei Fintechs oder modernen Banken wie Finom, Vivid etc.):

Als Erstes füllst du den Online-Antrag aus und machst dort Angaben zu deiner Person, deinem Unternehmen und eventuell auch zum erwarteten Umsatz.

Danach musst du dich legitimieren. Das heißt, du weist der Bank über einen Dienstleister deine Identität danach. Dies geschieht per Video-Ident über deine PC- oder Handy-Kamera oder via PostIdent in einer Postfiliale.

Lese aufmerksam durch, welche Unterlagen du benötigst. In der Regel ist dein Ausweis ausreichend und beim PostIdent-Verfahren der Barcode, den du von deiner Bank erhältst.

Als Nächstes musst du weitere Unterlagen über das Kundenportal der Bank hochladen. Dies können der Gewerbeschein oder auch Businesspläne bei größeren Vorhaben sein.

Die Bank prüft danach deinen Antrag und du erhältst in wenigen Minuten (bei Fintechs) oder einigen Werktagen (bei klassischen Banken) deinen Zugang zum Geschäftskonto inkl. IBAN und Zugangsdaten.

In der Filiale (bei klassischen Banken):

Bei klassischen Filialbanken eröffnest du dein Geschäftskonto in der Regel vor Ort mit einem persönlichen Gespräch mit einem Berater.

Achte hier darauf, ob dir der Berater weitere Produkte empfiehlt und ob du oder dein Unternehmen diese wirklich benötigt.

Nach der Abgabe der Unterlagen prüft die Bank die Eröffnung. Nach der erfolgreichen Eröffnung erhältst du die Zugangsdaten per Post.

Nach der Eröffnung: Was kommt danach?

Nach der Eröffnung deines Geschäftskontos erhältst du in der Regel deine IBAN und kannst deine Debitkarte oder Kreditkarte beantragen.

Zugleich erhältst du deinen Zugang zum Onlinebanking und kannst etwaige Buchhaltungssoftware an dein Firmenkonto anbinden.

Zuletzt kannst du dein Konto auch gegenüber Dritten, also Mitarbeitern oder deinem Steuerberater, freigeben.

Dauer

Bei Fintechs und Onlinebanken ist die Geschäftskonto-Eröffnung oft in 10–30 Minuten erledigt, das Konto meist am selben oder nächsten Tag aktiv.

Bei klassischen Banken kann die Eröffnung schon einmal ein bis fünf Werktage in Anspruch nehmen, da oft die Bonität oder das Geschäftsmodell besonders geprüft wird.

Achtung: Ablehnungen möglich

Wenn du in Branchen mit hohem Risiko, also etwa im Glücksspiel oder bei Kryptowährungen, tätig bist, kann es sein, dass die Bank die Eröffnung deines Geschäftskontos ablehnt.

Auch bei unerklärlichen Geldflüssen kann dies der Fall sein, um der Geldwäsche präventiv entgegenzuwirken.

Bei einer negativen Schufa wirst du es vorwiegend bei Filialbanken schwierig haben, ein Firmenkonto zu eröffnen. Hier können Fintechs, dann größtenteils ohne Dispokredit, eine gute Alternative sein.

Sind Fintechs besser als klassische Banken?