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So gelingt der Firmenumzug an einen anderen Standort

Umzüge sind nervenaufreibend genug – geht es um die eigene Firma, können sie zur Zitterpartie werden. Wird der Standort nur wenige Kilometer verlegt, sind die bürokratischen Fallstricke noch überschaubar. Solltest du dich dafür entscheiden, das Bundesland zu wechseln, wartet einiges an Bürokratie auf dich.

Wir zeigen dir, wie der Firmenumzug in ein anderes Bundesland gelingen kann.

Wie plane ich den Firmenumzug in ein anderes Bundesland?

Du hast dich aus verschiedenen Gründen für den Umzug in ein anderes Bundesland entschieden und sogar einen schönen, neuen Standort ausgeguckt. Doch wie geht es jetzt weiter?

Der entscheidende Erfolgsfaktor für den gelungenen Firmenumzug ist die rechtzeitige Planung. Je früher du beginnst, die Abläufe zu koordinieren, desto besser bist du auf etwaige Schwierigkeiten vorbereitet.

Erstelle einen Zeitplan für den Firmenumzug

Beim Umzug deiner Firma in ein neues Bundesland ist eine gute Planung das A und O, damit alles glatt geht.

Erstelle deshalb direkt nach der Entscheidung für den Firmenumzug einen Zeitplan. Dieser umfasst sowohl Aufgaben, die mehrere Monate vor dem Umzug anfallen, etwa die Kündigung des aktuellen Mietvertrages, als auch Dinge, die kurz vor dem Standortwechsel geschehen sollen.

Mit dem Zeitplan verschaffst du dir einen Überblick darüber, was zu welchem Zeitpunkt passiert und wie viel Zeit du dafür einplanen musst. Dies gibt dir außerdem die Möglichkeit, einen Puffer einzuplanen, falls du unsicher bist, ob du die Aufgabe im vorgesehenen Zeitrahmen bewältigen kannst. Das Einpacken des Büroinventars ist etwa solch eine Aufgabe.

Delegiere Aufgaben und benenne Verantwortliche

Kein Umzug ist allein zu bewältigen. Hast du mehrere Mitarbeiter, kannst du die Aufgaben auf verschiedene Schultern verteilen, sodass jeder genug Zeit für das Tagesgeschäft übrig behält.

Du darfst nicht vergessen, dass die gesamten Umzugsvorbereitungen parallel zum Geschäftsbetrieb stattfinden. Entsprechend müssen die Verantwortlichkeiten so verteilt sein, dass die Abläufe nicht zum Erliegen kommen.

Benenne außerdem eine Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Im besten Fall bist du das selbst – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Bei allem Teamwork muss eine Person den Überblick und den Zeitplan im Auge behalten.

Bei Firmen mit mehreren Arbeitsplätzen oder speziellen Betriebsmitteln kann es sinnvoll sein, sich die Hilfe eines auf Firmenumzüge spezialisierten Unternehmens zu holen.

Kündige den aktuellen Mietvertrag rechtzeitig

Mietverträge für Gewerbeimmobilien sind oft für eine längere Laufzeit ausgelegt als wir das von unseren Privatwohnungen gewohnt sind. Entsprechend sind die Kündigungsfristen spezieller geregelt. In manchen Fällen musst du nicht nur eine mehrwöchige Frist einhalten, sondern kannst auch nur zu bestimmten Stichtagen kündigen, etwa zum Ende eines Quartals oder eines Jahres.

Hast du dich für den Firmenumzug in ein anderes Bundesland entschieden, solltest du als erstes in deinen laufenden Mietvertrag schauen. Kündige schriftlich innerhalb der genannten Frist zum gewünschten Auszugsdatum. Sollte der Zeitraum bis zum Umzug länger sein als die angegebene Kündigungsfrist, ist das auch in Ordnung. Wichtig ist primär, dass du die Kündigungsfrist nicht verstreichen lässt und am Ende für zwei Immobilien zahlen musst.

Kündige Versorgerverträge und schließe neue

Dasselbe gilt für die Versorgungsverträge. Vor allem, wenn du Gewerbestrom beziehen solltest, wirst du andere Kündigungsfristen in deinem Vertrag haben als für private Tarife üblich. Je eher du dich um das Vertragsende kümmerst, desto besser.

Darüber hinaus solltest du, sobald du den Mietvertrag für die neue Gewerbeimmobilie unterschrieben hast, ebenfalls Verträge mit neuen Versorgern vor Ort schließen. Ob Strom, Telefon, Gas oder Wasser – gerade bei Gewerbeimmobilien kann sich die Bereitstellungsdauer in die Länge ziehen. Je eher du dich um die nötigen Formalitäten gekümmert hast, desto sicherer kannst du sein, dass alles nach Plan verläuft. Dein Ziel ist immerhin, den Geschäftsbetrieb nahtlos wieder aufzunehmen.

Kommuniziere deinen Firmenumzug rechtzeitig

Schon mehrere Monate vorab solltest du deinen Angestellten, aber auch Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren, dass ein Standortwechsel bevorsteht. So ist der Vorgang für alle transparent und nachvollziehbar.

Kurz bevor der Umzug bevorsteht, lohnt es sich, in einem Rundschreiben oder einem Newsletter alle Akteure abermals an den Standortwechsel zu erinnern. Hier bietet sich die Gelegenheit, die neue Adresse sowie die neuen Kontaktdaten zu kommunizieren. Vielleicht lässt sich die Wiedereröffnung am neuen Standort mit einer werbewirksamen Aktion kombinieren.

Lasse vor allem deine Kunden rechtzeitig wissen, wie und zu welchen Zeiten deine Firma während des Umzugs zu erreichen ist. Besonders laufende Aufträge sollten so abgewickelt werden, dass sie durch den Standortwechsel nicht beeinträchtigt werden. Neue Aufträge solltest du so planen, dass durch den Umzug bedingte Verzögerungen rechtzeitig kompensiert werden können.

Inventarisiere dein gesamtes Hab und Gut

Bevor es schließlich an das Kistenpacken geht, solltest du eine Inventarliste erstellen.

Vom Radiergummi über Schreibtisch und PC bis zu großen Produktionsmaschinen, einfach alles sollte vollständig erfasst werden.

Diese Vorgehensweise bringt drei Vorteile mit sich:

  1. Du weißt genau, wie viele Gegenstände du von einem Standort an den anderen transportieren musst und welche Verpackungsmaterialien sowie Transportmöglichkeiten du hierfür brauchst.
  2. Willst du ein Umzugsunternehmen beauftragen, musst du in der Regel die zu transportierenden Umzugskisten, Möbel und Maschinen anmelden – die Inventarliste kürzt diesen Prozess enorm ab.
  3. Geht beim Umzug etwas verloren, kannst du das anhand der Inventarliste sofort nachvollziehen. Im Fall eines Schadens oder Verlusts hilft die Liste dir, Regressansprüche geltend zu machen.

Welche Behörden müssen über den Firmenumzug in ein anderes Bundesland informiert werden?

Nicht nur der praktische Umzug erfordert einiges an Mühe und Vorbereitung. Willst du mit deiner Firma den Standort wechseln, musst du auch einige Behördengänge erledigen.

Gerade bei einem Standortwechsel über Landesgrenzen hinweg ist die transparente Kommunikation mit Gewerbeämtern, Registergerichten und Finanzämtern unabdingbar.

Das Gewerbe ab- und wieder anmelden

Gemäß §14 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) bist du als Gewerbetreibender in der Pflicht, aktuelle Veränderungen, die dein Gewerbe betreffen, dem zuständigen Amt mitzuteilen.

Während ein Umzug der Firma innerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Gewerbeaufsichtsamtes nur zu einer Gewerbeummeldung führt, ist der Firmenumzug in ein anderes Bundesland etwas komplizierter.

Hierbei handelt es sich nicht um eine Gewerbeummeldung. Stattdessen musst du an deinem bisherigen Standort das Gewerbe abmelden. An deinem neuen Standort musst du dein Gewerbe schließlich wieder anmelden.

Die Abmeldung und erneute Anmeldung müssen unverzüglich erfolgen. Bei Verschleppung drohen erhebliche Bußgelder.

Bedenke, dass du ab dem Zeitpunkt deiner Gewerbeabmeldung am alten Standort deine Geschäftstätigkeit dort auch nicht mehr ausüben darfst. Es ist deshalb sinnvoll, das Gewerbe erst dann abzumelden, wenn der Geschäftsbetrieb am alten Standort endgültig zum Erliegen gekommen ist.

Die Gewerbeanmeldung am neuen Standort kannst du schließlich zum darauffolgenden Tag vornehmen.

Für Abmeldung und Anmeldung des Gewerbes brauchst du in der Regel nur deinen Personalausweis oder deinen Reisepass. Außerdem musst du unter Umständen eine Kopie des Handelsregisterauszugs vorlegen.

Nimmst du die Termine bei den Behörden nicht selbst wahr, musst du deinem Vertreter darüber hinaus eine Vollmacht ausstellen.

Im Fall von Personengesellschaften muss für jeden Gesellschafter eine eigene Gewerbeabmeldung vorgenommen werden.

Firmenumzug im Handelsregister eintragen lassen

Im Handelsregister geführte Unternehmen müssen zudem ihre Adresse im Handelsregister aktualisieren.

Hierfür muss die Änderung der Geschäftsadresse in notariell beglaubigter Form beim bisher zuständigen Registergericht angemeldet werden. Dieses leitet die Unterlagen deiner Firma anschließend von Amts wegen an das Registergericht am neuen Standort weiter.

Je nach Unternehmensform musst du einige Feinheiten beachten, um nicht über unnötige Fallstricke zu stolpern.

Eingetragene Kaufleute (e.K.) oder Personengesellschaften, wie die OHG oder KG, müssen im Handelsregister immer ihren Hauptsitz eintragen lassen. Deshalb muss ein Firmenumzug immer gemeldet werden, selbst, wenn der alte Standort als Zweigniederlassung bestehen bleibt.

Hinzu kommt, dass bei Personengesellschaften gilt, dass die im Register eingetragene inländische Geschäftsadresse dieselbe sein muss wie die Adresse für den eingetragenen Geschäftssitz.

Bei Kapitalgesellschaften (bspw. UG, GmbH oder AG) ist der Gesellschaftssitz hingegen durch eine gesellschaftsvertragliche Vereinbarung festgelegt. Das bedeutet, der Gesellschaftssitz kann nur durch eine Änderung dieser Vereinbarung verlegt werden, wenn ein Gesellschafterbeschluss dies bestimmt.

Firmenumzug beim Finanzamt melden

Steht dein Standortwechsel fest, solltest du deinem bisherig zuständigen Finanzamt deine künftige, neue Adresse sowie den Zeitpunkt des Firmenumzugs mitteilen.

Dieses wird mit dem Finanzamt, das zukünftig für dich zuständig sein wird, Kontakt aufnehmen und deine neue Adresse dort mitteilen. Ebenso werden deine Unterlagen weitergeleitet.

In der Regel erhält das Finanzamt am neuen Standort aber auch Nachricht durch das Gewerbeaufsichtsamt, wenn deine Gewerbeanmeldung dort erfolgt ist.

Du bekommst nach deinem Umzug und der Meldung beim Finanzamt am neuen Standort eine neue Steuernummer zugeteilt.

Mitteilung an die IHK

Grundsätzlich erhält die IHK durch das zuständige Registergericht und das Gewerbeaufsichtsamt Mitteilung über deinen Firmenumzug.

Willst du sichergehen, dass deine Adresse korrekt übermittelt wird, kannst du die IHK aber auch selbst über deinen Standortwechsel unterrichten.

Welche Institutionen müssen über den Firmenumzug weiterhin benachrichtigt werden?

Darüber hinaus solltest du deine neue Firmenadresse an folgende Stellen kommunizieren:

  • Steuerberater
  • Bank
  • Versicherungen
  • Beitragsservice für den öffentlich-rechtlichen Rundfunk
  • Berufsgenossenschaft
  • Agentur für Arbeit
  • Anwälte
  • Krankenkasse
  • Zulassungsbehörde

Häufig gestellte Fragen

Die wichtigsten To-Do’s für den Firmenumzug in ein anderes Bundesland hast du abgehakt! Nun beantworten wir dir im Folgenden weitere Fragen, die sich dir im Laufe des Standortwechsels stellen könnten.

Was kostet ein Firmenumzug?

Was der Standortwechsel im Einzelnen kostet, hängt sehr von den Details ab, etwa ob du einen Umzugsservice beauftragst und wie viele Teile du transportieren musst.

Aber gerade für die Behördengänge fallen Gebühren an, die du in jedem Fall berücksichtigen solltest:

  • Gewerbeabmeldung: oft kostenlos, manchmal im niedrigen zweistelligen Bereich
  • Handelsregisteränderung: zwischen 30 – 140 Euro
  • Gewerbeanmeldung: zwischen 15 und 60 Euro
  • Notarielle Beglaubigungen: 45 – 500 Euro

Wie lange ist meine aktuelle Steuernummer nach dem Umzug noch gültig?

Mit dem Standortwechsel erhältst du auch eine neue Steuernummer des nun zuständigen Finanzamtes.

Je nach Arbeitsaufwand kann die Erteilung der Steuernummer einige Zeit dauern. Bis du diese mitgeteilt bekommst, behält deine bisherige Steuernummer des alten Standortes ihre Gültigkeit.

Was geschieht, wenn die neue Firmenadresse nicht gemeldet wird?

Die Verschleppung der Firmenummeldung wird mit teils hohen Bußgeldern als Ordnungswidrigkeit geahndet. Im Fall einer ausgebliebenen Eintragung im Handelsregister können beispielsweise bis zu 5.000 Euro Strafe fällig werden.

Was passiert mit den Dienstwagen bei Umzug der Firma?

Ist dein Dienstwagen auf deine Firma am Firmenstandort zugelassen, musst du auch bei der Zulassungsbehörde eine Mitteilung über den Standortwechsel machen.

Die Dienstwagen müssen also entsprechend den Regelungen der Straßenverkehrsordnung umgemeldet werden.

Brauche ich am neuen Standort eine Gewerbeerlaubnis?

Manche Gewerbe, etwa Bewachungsfirmen, Bauträger oder Finanzdienstleistungen, sind laut Gewerbeordnung erlaubnispflichtig.

In dem Fall, dass du ein erlaubnispflichtiges Gewerbe ausübst, musst du bei der Gewerbeanmeldung am neuen Standort deine Gewerbeerlaubnis vorlegen.

Im Regelfall ist solch eine Erlaubnis bundesweit gültig. Nur in Einzelfällen ist eine erneute Beantragung notwendig. Am besten erkundigst du dich vorab beim zukünftig zuständigen Gewerbeaufsichtsamt.

Welche Unterlagen muss ich außerdem anpassen?

Nach dem Firmenumzug in ein neues Bundesland musst du zunächst die Pflichtangaben auf deinen Geschäftspapieren anpassen.

Außerdem musst du das Impressum deiner Homepage aktualisieren.

Darüber hinaus sollten sämtliche Werbematerialien, Briefbögen, Visitenkarten etc. mit der neuen Adresse versehen werden.

Fazit

Bei einem Firmenumzug in ein anderes Bundesland ist die langfristige Planung vorab das A und O, damit alles sauber über die Bühne geht.

Aber auch die Bürokratie ist ein wichtiger Faktor. Meldungen an das Registergericht für die Eintragung im Handelsregister, beim Gewerbeaufsichtsamt und beim Finanzamt sind unabdingbar, damit du die rechtlichen Voraussetzungen für den Umzug schaffst.

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