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So findest du den passenden Firmenstempel

Brauchst du als Gründer einen Firmenstempel? Aber sicher! Ein Stempel für dein Unternehmen sieht nicht nur gut aus, sondern erfüllt darüber hinaus auch einen Zweck.

Wir erklären dir, warum auch du einen Firmenstempel haben solltest und worauf du achten musst, wenn du einen Firmenstempel bestellen willst.

Warum braucht man einen Firmenstempel?

Es gibt keine Rechtsvorschrift, die dir gebietet, einen Unternehmensstempel in deinen Bürobedarf aufzunehmen. Allerdings gibt es einige andere Aspekte, die dafürsprechen.

Ein Stempel mit deinem Firmenlogo sowie weiteren Angaben drückt oft die Echtheit des Dokumentes aus, das du unterschrieben hast. So kommt ein Firmenstempel etwa bei Arbeits- oder Lieferantenverträgen, beim Mietvertrag und auch bei Arbeitszeugnissen oder Kündigungen zur Anwendung.

Grundsätzlich wirkt Schriftverkehr mit einem individuellen Stempel seriöser. Kunden und Kooperationspartnern gegenüber trittst du durch den Stempeldruck souverän gegenüber. Ähnlich wie ein Firmenschild am Eingang ist der Stempel ein Zeichen dafür, dass du es mit deinem Business wirklich ernst meinst.

Zusätzlich ist der Firmenstempel ein kleines, aber effektives Marketinginstrument, weil er Briefen und Dokumenten deinen ganz einzigartigen Anstrich verleiht.

Wird euer Unternehmen von mehr als einem Geschäftspartner geführt, sorgt der Firmenstempel für zusätzliche Rechtsverbindlichkeit. Unterschreibt nur einer von euch Verträge oder Dokumente, ist der Firmenstempel ein geeignetes Mittel, die Vertretungsvollmacht zu unterstreichen.

Durch den Stempel unter der Unterschrift wird klar, dass du und dein Geschäftspartner die Entscheidung für die Unterzeichnung im Einvernehmen getroffen habt. Werden einzelne Unterschriften eines Geschäftsführers angefochten, werten Gerichte den Firmenstempel häufig als Legitimation.

Im Firmenalltag kann ein Stempel mit Logo und Firmenanschrift außerdem Zeit sparen. Statt Umschläge oder andere Adressfelder langwierig von Hand zu beschriften, kannst du einfach deinen Firmenstempel nutzen. Der professionelle Look erzielt gleichzeitig die unbestreitbare Marketingwirkung, sodass dein Unternehmen im Gedächtnis bleibt.

Gibt es rechtliche Vorgaben für den Stempel?

Anders als die Unterschrift des Geschäftsführers, die laut § 623 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) zur Wahrung der Schriftform gehört, ist das Vorhandensein eines Firmenstempels nicht rechtlich geregelt. Das bedeutet, dass auch nicht näher bestimmt ist, welche Angaben auf einem Firmenstempel vorhanden sein müssen.

Nutzt du deinen Firmenstempel nicht ausschließlich, sondern stellst diesen auch Mitarbeitenden zur Verfügung, solltet ihr intern im Unternehmen schriftlich festhalten, wofür und in welchem Umfang deine Angestellten den Stempel nutzen dürfen.

Es gibt allerdings auch Stempel, deren Nutzung und deren Ausgestaltung rechtlich geregelt sind. Dazu gehören die Siegelstempel, die im öffentlichen Dienst zur Anwendung kommen, oder Dienststempel von Notaren. Ebenso unterliegen Arztstempel rechtlichen Vorschriften über Ausgestaltung und Anwendungsbefugnisse.

Grundsätzlich gilt aber nach §623 BGB: Dein Firmenstempel ersetzt deine Unterschrift nicht. Diese muss immer zusätzlich vorhanden sein.

Welche Angaben gehören auf den Firmenstempel?

Grundsätzlich bist du frei in der Wahl der Dinge, die auf deinem Stempel abgedruckt sind. Für einen seriösen Eindruck sollten bestimmte Elemente aber nicht fehlen.

Folgende Elemente sind auf beinahe jedem guten Unternehmensstempel zu finden:

  • das Firmenlogo
  • der Name deines Startups
  • die Kontaktdaten des Unternehmens, etwa Telefonnummer oder E-Mailadresse
  • die Anschrift des Büros
  • ggf. die Webseite

Betreibst du einen Onlineshop oder eine andere Art von Versandhandel, solltest du außerdem deine Kontoverbindung sowie die Umsatzsteuernummer deiner Firma in den Stempel aufnehmen. So lässt sich dieser auch für die Unterzeichnung von Rechnungen verwenden.

Es empfiehlt sich, nur statische Daten in den Stempel aufzunehmen, sodass du diesen über einen möglichst langen Zeitraum hinweg nutzen kannst. Das bedeutet, dass beispielsweise auf Öffnungszeiten im Stempeldruck verzichtet werden sollten. In der Regel ändern sich diese in gewissen Abständen – nimmst du sie in das Stempelfeld mit auf, musst du dir mit jeder Änderung einen neuen Stempel bestellen.

Wie gestalte ich den Firmenstempel?

Die Leitlinie für die Stempelgestaltung ist: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Je mehr Angaben du im Stempel vereinen willst, desto größer wird dieser oder desto unleserlicher wird der Stempeldruck. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuerst Gedanken zu machen, auf welche Daten man auf gar keinen Fall verzichten kann.

Überlege dir vorab außerdem, wie dein Stempel am Ende aussehen soll: Eher schlicht oder doch detailverliebt? Möchtest du einen eckigen oder einen runden Druck? Soll der Firmenstempel nur Text oder auch dein Logo enthalten?

Grundsätzlich ist wichtig, dass dein Unternehmen auf den ersten Blick erkennbar ist. Dein Logo in den Stempel mit aufzunehmen ist also meist sinnvoll. Im Optimalfall entspricht das Design des Stempels auch dem übrigen Corporate Design. So stellst du Einheitlichkeit her und erzielst einen großen Wiedererkennungswert.

Plane das Layout so sorgfältig wie etwa das deiner Visitenkarten. Im Zweifelsfall beauftrage ein Grafikbüro mit der Erstellung eines Designs.

Ist das grafische Design vorbereitet, musst du dich für die passende Stempelart entscheiden. Denke immer daran: Der Stempel muss so groß sein, dass alle Angaben gut lesbar sind. Du kannst zwischen vorgefertigten Stempelplatten, einstellbaren Stempeln oder individuellen Druckbildern wählen.

Bedenke: Entscheidest du dich für vorgefertigte Stempelplatten, musst du vorab verbindlich festlegen, welche Form und Größe der Stempel haben soll! Die Größe der Stempelplatte lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.

Ein abschließender Tipp: Wähle im Zweifel immer lieber die dünnere Schriftart. Aufgrund der Beschaffenheit von Stempelplatte und Stempelkissen ergeben Drucke mit schmalen Schriftarten ein saubereres Stempelbild.

Häufig gestellte Fragen

Hast du dich für Form und Größe des Stempels entschieden und das Layout vorbereitet, ist der Stempel so gut wie fertig. Was du darüber hinaus bei der Wahl des Firmenstempels beachten solltest, haben wir nachstehend kurz zusammengefasst.

Wo kann ich einen Firmenstempel kaufen?

Stempel scheint es in beinahe jedem Supermarkt zu geben. Allerdings handelt es sich hierbei um günstige, standardisierte Modelle, die für dein Business kaum zu gebrauchen sind. Hochwertige, individuell gefertigte Stempel erhältst du in der Regel an folgenden Orten:

  • in Geschäften für Bürobedarf
  • in Copyshops
  • bei Schlüsseldiensten
  • in Onlineshops

Gerade, wenn du nach einem wirklich hochwertigen Firmenstempel suchst, solltest du dich an einen Fachhändler wenden. Es lohnt sich, für den Stempel etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen, da dieser in der Regel eine nachhaltige Investition ist. Im besten Fall nutzt du den Stempel über Jahre hinweg.

Teure Markenstempel lassen sich nicht nur lange nutzen, sondern haben auch einen optimierten Tintenverbrauch, sind robust verarbeitet und können mit den passenden Ersatzteilen im Schadensfall repariert werden.

Welche Materialien gibt es?

Im Regelfall werden Stempel entweder aus Kunststoff oder aus Holz gefertigt.

Stempel aus Kunststoff sind oft günstig, dafür aber auch kurzlebiger. Kunststoffstempel lassen sich nicht reparieren. Besteht ihr Innenleben aus Metall, kannst du Glück haben und Ersatzteile für den gefertigten Stempel erhalten. Der Austausch gestaltet sich aber schwierig.

Holzstempel sehen nicht nur edler aus, sondern sind auch robuster als die Gegenstücke aus Kunststoff. Ist die Druckplatte austauschbar, kannst du über die Jahre bares Geld sparen, da ein Ersatz für die vorhandene Druckplatte oft günstiger ist als die Neuanschaffung des gesamten Stempels.

Besonders robust sind Stempelautomaten mit Stahlgehäuse. Bei häufiger Nutzung des Firmenstempels schützt das Gehäuse vor früher Abnutzung.

Wo gehört der Firmenstempel hin?

Je nach Nutzungsart wird der Stempel als Absender auf dem Adressfeld platziert oder an der entsprechenden Stelle in den Vertragsunterlagen. In Kombination mit der Unterschrift kannst du den Stempel entweder über, unter oder neben der Unterschrift drucken. Wichtig ist nur, dass deine Unterschrift leserlich bleibt.

Fazit

Ein Firmenstempel ist eine sinnvolle Anschaffung, um deinem Business einen seriösen Charakter bei Vertragsunterzeichnungen zu verleihen. Allerdings ersetzt der Stempel keine Unterschrift.

Bei der Gestaltung solltest du vorab klären, welche Angaben auf dem Stempel auf keinen Fall fehlen dürfen. Im Zweifelsfall lohnt es sich, etwas mehr Geld in einen langlebigen Stempel zu investieren.

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