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Das solltest du zum Thema Fakturierung wissen

Vielleicht bis du im Zuge deiner Unternehmensgründung schon einmal über den Begriff Fakturierung gestolpert.

In diesem Beitrag wollen wir dir erklären, was es damit auf sich hat.

Was ist die Fakturierung?

Die Fakturierung setzt sich aus mehreren Teilbereichen zusammen. Hierzu gehören:

  • Rechnungsstellung durch ein Unternehmen für ein (geliefertes) Produkt oder eine (erbrachte) Dienstleistung
  • Buchung dieses Geschäftsfalls auf ein Geschäftskonto
  • alle Arbeiten, die mit der Rechnungsstellung zu tun haben, also bspw. auch Gutschriften
  • korrekte buchhalterische Erfassung des Geschäftsfalls

Es ist falsch, die Fakturierung mit der Rechnungslegung gleichzusetzen. Die Rechnungslegung ist lediglich ein Teil der Fakturierung.

Übergeordnet betrachtet gehört die Fakturierung zusammen mit dem Mahnverfahren, der Debitorenbuchhaltung und dem Inkassoverfahren zum sogenannten Forderungsmanagement. Es geht also darum, eine gewisse Geldsumme vom Kunden einzufordern.

Übrigens: Der Begriff Fakturierung leitet sich vom lateinischen Wort „factura“ ab. Dieses bedeutet nichts anderes als Rechnung. Im heutigen Sprachgebrauch wird der Begriff jedoch für alle Rechnungen und rechnungsähnliche Dokumente verwendet – also zum Beispiel auch für Quittungen und Lastschriften.

Das Ziel der Fakturierung

Die Fakturierung ist ein wichtiger Aspekt im Alltag eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass ein Unternehmen Geld für die Produkte oder Dienstleistungen erhält, die es einem Kunden geliefert oder erbracht hat.

Um dies zu gewährleisten, müssen verschiedene Vorschriften eingehalten werden. Die wohl wichtigste ist das korrekte Ausstellen einer Rechnung mit allen notwendigen Pflichtangaben.

Arten der Fakturierung

Die Fakturierung kann in zwei Arten unterteilt werden:

  • Vorfakturierung: Die Rechnungsstellung erfolgt, bevor der Auftrag bearbeitet wurde (also bevor der Kunde beispielsweise die Ware erhält)
  • Nachfakturierung: Die Rechnungsstellung erfolgt, nachdem der Auftrag bearbeitet wurde (also nachdem der Kunde das Produkt oder die Dienstleistung erhalten hat)

Gut zu wissen: Die Vorfakturierung kommt seltener vor als die Nachfakturierung. Gerade im Baugewerbe und in anderen Dienstleistungsbereichen ist es oftmals schlichtweg nicht möglich, im Vorfeld zu kalkulieren, welche Kosten ein Auftrag letztlich verursacht. Am ehesten kommt diese Art der Fakturierung im Online-Handel vor – nämlich in Form der Zahlungsoption Vorkasse.

Typische Fehler bei der Fakturierung

Das Rechnungswesen ist ein komplexer Geschäftsbereich, der immer wieder Fallstricke für dich bereithält. Damit dich diese nicht in die Knie zwingen, ist es wichtig, sie zu kennen und ihnen auszuweichen.

Nachfolgend findest du ein paar typische Fehler im Bezug auf die Fakturierung.

Rechnungen werden nicht korrekt ausgestellt

Damit dein Kunde die Rechnung auch garantiert akzeptiert (und begleicht), muss sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten.

Um welche es sich dabei im Detail handelt, verraten wir dir in diesem Ratgeberbeitrag zum Thema Rechnung erstellen.

Rechnungen werden gar nicht ausgestellt

Wenn deine Kunden andere Unternehmen sind („B2B“), dann bist du in jedem Fall dazu verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Dienstleistung oder des Produktes zu erstellen.

Und auch bei Zusammenarbeit mit Privatkunden („B2C“) gibt es etliche Fälle, in denen die Aushändigung einer Rechnung Pflicht ist. Hierzu gehören die sogenannten Grundstücksleistungen, also in erster Linie Bau- und Handwerkerdienstleistungen.

Fakturierungsunterlagen werden nicht lang genug aufbewahrt

Alle Dokumente, die zur Fakturierung gezählt werden – also unter anderem verschickte und erhaltene Rechnungen, Quittungen, Kassen- und Bewirtungsbelege, Last- und Gutschriften – müssen laut HGB §257 zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Sollte es zu einer Betriebsprüfung kommen und du kannst die entsprechenden Unterlagen nicht vorweisen, kann das unter Umständen etwas problematisch für dich und dein Unternehmen werden.

Es wird nicht auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen

Die Kleinunternehmerregelung gilt als Besonderheit der Fakturierung – und muss auch als solche gekennzeichnet werden.

Wenn du von dieser speziellen Regelung Gebrauch machst und dich von der Umsatzsteuer befreien lässt, musst du immer einen entsprechenden Vermerk auf deinen Rechnungen hinterlassen.

Genauere Informationen haben wir dir in diesem Ratgeberbeitrag zur Kleinunternehmerregelung zusammengestellt.

Professionelle Hilfe durch Fakturierungsprogramme

Keine Frage: Es gibt spannendere Aufgaben als Rechnungslegung und Buchhaltung im Allgemeinen. Doch trotz der mangelnden Attraktivität müssen sie natürlich regelmäßig erledigt werden.

Wenn du auf der Suche nach professioneller (und gleichzeitig bezahlbarer) Hilfe bist, dann könnten sogenannte Fakturierungsprogramme deine Retter sein.

Mittlerweile gibt es auf dem Markt viele Anbieter für Rechnungssoftware, die ein breites Leistungsspektrum zu besten Preisen versprechen.

Dazu gehören unten anderem:

Welches davon das beste für dein Business ist, können wir dir nicht pauschal sagen. Um das herauszufinden, ist es am besten, du testest dich durch ein paar kostenlose Probeversionen, bis du deinen „heiligen Gral“ schließlich gefunden hast.

Übrigens: Mit Fakturierungsprogrammen kannst du nicht nur Rechnungen schreiben. Sie helfen dir unter anderem auch beim Erstellen von Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften, verwalten deine Adressdaten und unterstützen dich bei der korrekten Buchführung.

Zusammenfassung

Die Fakturierung ist ein wichtiger Bestandteil deiner Geschäftstätigkeiten. Oder mit anderen Worten: Wenn du ein eigenes Unternehmen gründen möchtest, kommst du um diesen Tätigkeitsbereich definitiv nicht herum.

Die gute Nachricht ist: Wenn du Rechnungslegung, Buchungen und Co. systematisch angehst und nicht immer monatelang vor dir herschiebst, sind diese Aufgaben halb so wild. Spezielle Fakturierungsprogramme wie Lexoffice, sevdesk und FastBill helfen dir dabei, keine Fehler zu machen.

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