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Das solltest du über die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wissen

Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine Form der Gewinnermittlung für Unternehmen und ist Teil der Steuererklärung.

Wir zeigen dir, wie die EÜR erstellt wird und welche Besonderheiten du kennen solltest.

Was ist die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für dein Unternehmen. Sie wird auch als einfache Buchführung (als Pendant zur doppelten Buchführung) bezeichnet und dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung eines Unternehmens.

Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, der stellt alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber und errechnet so den Gewinn oder auch Verlust des jeweiligen Geschäftsjahres.

📌 Die Gleichung hierfür lautet: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn bzw. Verlust

Die Einnahmenüberschussrechnung ist ein Teil der jährlichen Steuererklärung. Sie trägt den Titel Anlage EÜR und basiert auf Belegen – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons usw.

Wie erstellt man eine Einnahmenüberschussrechnung?

Wie bereits erwähnt ist die EÜR eine verhältnismäßig einfache Methode um deinen Gewinn zu ermitteln. Trotzdem stellt sie Ungeübte immer wieder vor Herausforderungen, die gemeistert werden wollen.

Nachfolgend findest du eine Schritt für Schritt Anleitung für deine nächste Einnahmenüberschussrechnung.

Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben dokumentieren

Die Erstellung der EÜR beginnt im Grunde genommen schon viele Monate bevor du deine Steuererklärung einreichst.

Um möglichst wenig Zeit mit dieser Aufgabe zu verschwenden, ist es wichtig, dass du das ganze Jahr über penibel dokumentierst, welche Ausgaben und Einnahmen du hast. Eine schlichte Excel-Tabelle eignet sich hierfür hervorragend.

Schritt 2: Belege sammeln

Ein weiterer vorbereitender Schritt ist das Sammeln aller Belege an einem zentralen Ort.

Egal ob mehrseitige Rechnung oder handschriftliche Quittung, egal ob eingehende oder ausgehende Posten – in der EÜR musst du all deine Einnahmen und Ausgaben durch Belege nachweisen können.

Schritt 3: Anlage EÜR ausfüllen

Bis 2017 konnten Unternehmen, deren jährlicher Umsatz unter 17.500 Euro lag, eine formlose Einnahmenüberschussrechnung einreichen. Diese Sonderregelung ist inzwischen weggefallen.

Jeder, der zur EÜR verpflichtet ist, muss die entsprechende Anlage im Rahmen der jährlichen Steuererklärung ausfüllen.

Hierbei handelt es sich um einen dreigeteilten Prozess:

  1. Gewinnermittlung: Auflistung aller Einnahmen (netto) + Umsatzsteuer ( = Gesamteinnahmen) und Auflistung aller Ausgaben (netto) + Vorsteuer ( = Gesamtausgaben)
  2. Ergänzende Angaben (beispielsweise zu Rücklagen und Reserven)
  3. Zusätzliche Angaben für Einzelunternehmen (zu Privatentnahmen und -einlagen)

Übrigens: Die Anlage EÜR ist ein dreiseitiges Dokument. Im Vergleich zu manch anderen Unterlagen, die du dem Finanzamt senden musst, ist ihr Umfang also durchaus überschaubar.

Schritt 4: elektronische Übermittlung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Das bedeutet konkret, dass du die Anlage EÜR entweder gemeinsam mit deiner Steuererklärung via Elsterformular an das Finanzamt sendest oder diese Aufgabe von deinem Steuerberater erledigen lässt.

In einigen wenigen Ausnahmefällen und auf Antrag ist auch eine Übermittlung in Papierform zulässig. Dann muss die Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beigefügt werden.

Einnahmenüberschussrechnung Vorlage

Zusammen mit unserem Partner SevDesk haben wir eine kostenlose EÜR Vorlage für Excel erstellt.

Klicke hier, um die Vorlage herunterzuladen.

EÜR Vorlage

Was sind Einnahmen, was sind Ausgaben?

Kommen wir noch einmal auf das zentrale Element der Einnahmenüberschussrechnung, die Gewinnermittlung zu sprechen. Weiter oben wurde diese schließlich nur kurz angerissen.

Gründer, die zum ersten Mal eine EÜR anfertigen, sind sich oftmals gar nicht darüber im Klaren, was alles zu Ihren Einnahmen und Ausgaben gehört – beziehungsweise was nicht.

Um etwas mehr Licht ins Dunkel zu bringen, findest du hier ein paar typische Beispiele für unternehmerische Einnahmen und Ausgaben:

Einnahmen:

  • Betriebseinnahmen zu unterschiedlichen Steuersätzen
  • vereinnahmte Umsatzsteuer
  • private Nutzung von Firmenfahrzeugen
  • Auflösung von Rücklagen
  • Einnahmen durch Vermietung
  • Verkauf von Anlagevermögen

Ausgaben:

  • in Anspruch genommene Dienstleistungen
  • Wareneinkauf
  • Abschreibungen
  • Löhne für Mitarbeiter
  • Mietkosten
  • Reparaturkosten
  • eingeschränkt abziehbare Betriebskosten (zum Beispiel für Bewirtung und Geschenke)
  • gezahlte Vorsteuer

Für wen gilt die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Frage „Wer muss eine Einnahmenüberschussrechnung machen?“ kann grundsätzlich mit „Nicht besonders viele.“ beantwortet werden.

Die meisten Unternehmer in Deutschland sind zur weitaus umfangreicheren doppelten Buchführung – also der Gewinn- und Verlustrechnung – verpflichtet.

Die EÜR kommt nur dann für dich in Frage, wenn du zu einer dieser Gruppen gehörst:

  • Freiberufler
  • landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe
  • Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, mit einem jährlichen Umsatz unter 600.000 Euro und mit einem jährlichen Gewinn unter 60.000 Euro (gesetzliche Grundlage: §141 AO)

Zur dritten Kategorie gehören vor allem kleine GbRs, Einzelunternehmen und Kleinunternehmer, die nebenberuflich gegründet haben.

Besonderheiten der Einnahmenüberschussrechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist definitiv einfacher als die Gewinn- und Verlustrechnung. Dennoch musst du auch bei dieser Form der Buchführung eine Reihe von Besonderheiten beachten, um keine Fehler zu machen.

Zufluss-Abfluss-Prinzip

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip besagt, dass nicht der Tag, an dem eine Rechnung erstellt wurde, entscheidend für die Buchführung ist, sondern der Zeitpunkt des Zahlungsein- beziehungsweise -ausgangs.

Hierbei handelt es sich um einen großen Unterschied zur doppelten Buchführung, bei der es kein Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt. Hier ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausschlaggebend für die Buchführung.

Eine Ausnahme des Prinzips in der EÜR sind wiederkehrende Kontobewegungen wie beispielsweise Mieten, die zehn Tage vor oder nach dem 31. Dezember getätigt werden.

Der große Vorteil des Zufluss-Abfluss-Prinzips ist die höhere Liquidität, die du dadurch genießt. Denn: Vorsteuern und Steuern werden erst dann fällig, wenn eine Summe X dein Geschäftskonto verlassen oder erreicht hat.

getrennte Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben nach Steuersätzen

Nicht jede Dienstleistung und jedes Produkt wird gleich besteuert. Neben dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent gibt es in Deutschland beispielsweise auch sieben und null Prozent Umsatzsteuer.

Im Hinblick auf deine Einnahmenüberschussrechnung ist es wichtig, dass du sowohl Einnahmen als auch Ausgaben getrennt nach ihren jeweiligen Steuersätzen in der Anlage EÜR festhältst.

Aufzeichnungspflichten

Die EÜR unterliegt keiner rechtlichen Aufzeichnungspflicht.

Kommt es jedoch zu einer Prüfung durch das Finanzamt, so musst du alle Ausgaben und Einnahmen, die du in vorherigen Steuererklärungen angegeben hast, durch entsprechende Belege nachweisen können.

Anlagenverzeichnisse für Verwaltung und Abschreibung von Anlagegütern

Wirtschaftsgüter, die als abnutzbar eingestuft werden, müssen in einem separaten Anlagenverzeichnis festgehalten werden – inklusive Anschaffungsdatum, Kaufpreis und voraussichtlichem Abschreibungsdatum. Für Letzteres kannst du die sogenannten AfA-Tabellen zur Hilfe nehmen.

Ausgaben, die gar nicht oder nur beschränkt abgeschrieben werden können – zum Beispiel Bewirtungskosten, das häusliche Arbeitszimmer und Geschenke – müssen ebenfalls getrennt erfasst werden.

Das gleiche gilt für nicht-abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grundstücke und Finanzanlagen.

Aufbewahrungspflichten

Wie die meisten unternehmerischen Dokumente unterliegen auch die Einnahmenüberschussrechnung und all deine Belege für Einnahmen und Ausgaben bestimmten Aufbewahrungsfristen.

Du bist per Gesetz dazu verpflichtet, alle Unterlagen im Original mindestens zehn Jahre aufzubewahren, ehe du sie löschen beziehungsweise vernichten darfst.

Registrierkassen für bargeldintensive Betriebe

Wenn du sehr viel mit Bargeld hantierst und nicht jede Einnahme beziehungsweise Ausgabe durch eine Quittung, Rechnung oder ähnliches belegen kannst, empfiehlt es sich, eine Registrierkasse einzusetzen.

Wenn eine klassische Kasse für dich unpraktisch ist oder schlichtweg nicht in Frage kommt, kannst du inzwischen auch entsprechende Software für mobile Endgeräte nutzen.

Außerdem sinnvoll für Unternehmer, die viel Kontakt mit Bargeld haben: Ein Kassenbuch. Dieses ist zwar keine Pflicht, wenn du nur eine EÜR machen musst, aber unter gewissen Umständen kann es eine echte Hilfe sein.

Kredite

Wenn du in einem Geschäftsjahr einen Kredit aufgenommen hast, dann muss dieser nicht als Einnahme in der EÜR aufgenommen werden.

Anders verhält es sich jedoch bei Zinsen und Provisionen. Diese Posten sind Ausgaben und müssen entsprechend aufgeführt werden.

Vor- und Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung

Auch wenn die Einnahmenüberschussrechnung zunächst einmal Grund zur Freude ist (Wir erinnern uns: Die Alternative Gewinn- und Verlust-Rechnung ist sehr viel aufwändiger), gibt es doch auch ein paar Schattenseiten, die wir hier für dich beleuchten möchten.

Vorteile der EÜR

  • einfach und schnell
  • auch ohne Steuerberater umsetzbar
  • günstiger als doppelte Buchführung
  • keine Inventur notwendig
  • kein Kassenbuch notwendig
  • höhere Liquidität durch Zufluss-Abfluss-Prinzip

Nachteile der EÜR

  • weniger detaillierte Einblicke in deine Verluste und Gewinne
  • unternehmerische Entscheidungen fallen unter Umständen schwerer
  • schlechtere Aussichten auf Kredite

Die hier genannten Nachteile machen eines deutlich: Auch wenn du vielleicht nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, kann diese unter gewissen Umständen die sinnvollere Variante für dein Business sein.

Häufig gestellte Fragen

Zur Einnahmenüberschussrechnung treten regelmäßig die gleichen Fragen auf.

Wir haben diese nachfolgend aufgeführt und beantwortet.

Muss man eine EÜR monatlich oder jährlich machen?

Die Einnahmenüberschussrechnung ist Teil der Steuererklärung. Du musst sie also jährlich beim Finanzamt einreichen.

Wird die Einnahmenüberschussrechnung mit oder ohne Umsatzsteuer gemacht?

Brutto oder Netto? Das ist (wie so oft) die Frage.

Grundsätzlich werden Einnahmen und Ausgaben in der EÜR netto – also ohne Umsatzsteuer – angegeben.

Im nächsten Schritt musst du aber auch die Höhe der erhaltenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer angeben. Beides – Netto-Wert plus Steuer – ergeben dann die Gesamteinnahmen beziehungsweise -ausgaben, die als Brutto-Summe verstanden werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einnahmenüberschussrechnung und doppelter Buchführung?

Es wurde in diesem Beitrag bereits mehrmals erwähnt, dass die EÜR das Pendant zur doppelten Buchführung beziehungsweise zur Gewinn- und Verlustrechnung ist. Doch was genau unterscheidet diese beiden Möglichkeiten der Buchführung voneinander?

Die Einnahmenüberschussrechnung

  • ist wesentlich einfacher
  • richtet sich an spezielle Gruppen von Unternehmern
  • funktioniert nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (bei der Bilanzierung erfolgt eine sofortige Erfassung der Posten)
  • setzt keine Inventur voraus
  • betrachtet die Umsatzsteuer als Einnahme und die Vorsteuer als Ausgabe (bei der Bilanzierung ist die USt. ein gewinnneutraler Buchungsposten)

Wie werden Spenden in der Einnahmenüberschussrechnung berücksichtigt?

Wenn du die Anlage EÜR studierst, wirst du hier kein gesondertes Feld für Spenden finden.

Kein Wunder, denn diese Ausgaben werden in der Einnahmenüberschussrechnung nicht aufgeführt.

Spenden werden stattdessen im Mantelbogen der Einkommenssteuererklärung auf Seite 2 ab Zeile 45 erfasst.

Wann findet ein Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung statt?

Die Frage „Wann Bilanz und wann Einnahmenüberschussrechnung?“ hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensform, jährlicher Umsatz und Gewinn ab. Ein Wechsel kann demnach verschiedene Gründe haben.

Er findet statt, wenn:

  • du dich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheidest
  • du zu einer Rechtsform wechselst, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegt (zum Beispiel OHG, UG, GmbH und AG)
  • dein jährlicher Umsatz über 600.000 Euro liegt
  • dein jährlicher Gewinn über 60.000 Euro liegt

Bis wann muss man die EÜR abgeben?

Die EÜR als Teil deiner Einkommenssteuererklärung musst du bis zum Stichtag 31. Mai an das für dich zuständige Finanzamt übermitteln. Missachtest du diesen Termin, musst du mit Verspätungszuschlägen rechnen.

Wenn du von Vornherein weißt, dass du den 31. Mai keinesfalls einhalten kannst, hast du die Möglichkeit einer Fristverlängerung bis zum 30. September. Allerdings gibt es keine Garantie dafür, dass dein Finanzamt diese Verlängerung auch bewilligt.

Ein generelle Ausnahme genießen Unternehmer, die ihre Buchhaltung an einen Steuerberater ausgelagert haben. Dieser kann die Steuererklärung bis zum 31. Dezember einreichen.

Beachte jedoch, dass deine Unterlagen schon viel früher in der Kanzlei liegen müssen, damit sie dort noch sorgfältig bearbeitet werden können.

Was kann ich in der Einnahmenüberschussrechnung absetzen?

Betriebsausgaben, die du in deiner EÜR angibst, können auf unterschiedliche Weise abgesetzt werden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen:

  • sofort und vollständig absetzbare Ausgaben: z.B. Arbeitsmaterial und Personalkosten
  • Ausgaben, die über einen gewissen Zeitraum abgeschrieben werden: z.B. Elektronische Geräte und Firmenfahrzeuge
  • teilweise oder gar nicht absetzbare Ausgaben: z.B. Bewirtungskosten und Büro im heimischen Umfeld
  • Ausgaben, die pauschal abgerechnet werden: z.B. Kilometerpauschale

Wichtig: Damit du alle genannten und weitere Posten steuerlich absetzen (also die Vorsteuer zurückerhalten) kannst, musst du die Ausgaben durch Belege nachweisen. Ohne Beleg wird es schwer, das Finanzamt zu überzeugen.

Welche Anlage gehört zur Einnahmenüberschussrechnung?

Diese Frage ist etwas irreführend – wird aber trotzdem häufig gestellt.

Wenn du eine Einnahmenüberschussrechnung erstellst, dann musst du keine Anlagen anfügen – denn die EÜR selbst ist eine Anlage. Sie ist Teil der jährlichen Einkommenssteuererklärung.

Wo finde ich ein Muster für die EÜR?

Im Internet findest du viele Muster, Vorlagen und Ausfüllhilfen für die EÜR.

Zusammen mit unserem Partner SevDesk haben wir eine kostenlose EÜR Vorlage für Excel erstellt.

Klicke hier, um die Vorlage herunterzuladen.

Zusammenfassung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist Teil der Steuererklärung und sollte daher jedem Unternehmer zumindest in den Grundlagen bekannt sein.

Die Erstellung kannst du mit Hilfe eines Musters, deines Steuerberaters oder eines Programms wie lexoffice oder sevDesk erleichtern.

Bei Fragen oder Anmerkungen kannst du das Kommentarfeld am Ende des Beitrages nutzen.

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  1. Georg Stadler Georg Stadler

    Hallo, ich habe eine Frage zur UG (haftungsbeschränkt).

    Die UG ist eine häufig gewählte Gesellschaftsform für Gründer. Dies kann ich in lexoffice auch einstellen und das System bietet nur die Auswahlmöglichkeit Bilanzierung an. Das ist auch korrekt, da die UG wie eine GmbH behandelt wird und somit den Jahresabschluss nicht über ein EÜR festgestellt werden kann.
    Die Erstellung einer Bilanz bietet lexoffice nicht an, somit bleibt die Erstellung einer Bilanz nur außerhalb des Programms. z.Bsp Excel. Die Kontenliste bietet nur die Jahresverkehrszahlen an.
    Meine Frage nun: Werden in der Kontenliste beispielsweise die Umsätze nach Entstehung oder nach Zuflußprinzip angezeigt?
    Wie geht lexoffice damit um?
    Welchen Tipp können Sie mir geben?

    Vielen Dank für eine kurz Rückantwort
    Mit freundlichen Grüßen
    Georg Stadler

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