Einnahmen­überschuss­rechnung 2026: So geht’s einfach

Die Einnahmenüberschussrechnung klingt nach Stress, muss sie aber nicht sein. Wenn du selbstständig bist oder ein kleines Gewerbe führst, reicht oft eine einfache Liste: Geld rein, Geld raus, die Differenz ist dein Gewinn.

Genau das ist die Einnahmen­überschuss­rechnung, kurz EÜR. Das Finanzamt nennt das dazugehörige Formular Anlage EÜR und verlangt die Abgabe per ELSTER. Wer die Grundregeln kennt, schafft das oft in wenigen Stunden, ganz ohne Steuerberater.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine einfache Form der Gewinnermittlung, geregelt in § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz. Die Formel ist simpel: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn, oder eben den Verlust.

Das Gegenstück zur EÜR ist die Bilanz, auch Betriebs­vermögens­vergleich genannt. Bei der Bilanz zählt, wann eine Leistung wirtschaftlich entsteht. Bei der EÜR zählt nur, wann Geld fließt – diese Regel heißt Zufluss-Abfluss-Prinzip und steht in § 11 EStG. Sie ist der Grund, warum die EÜR so viel einfacher ist als eine doppelte Buchführung.

Ein Beispiel macht das klar: Du schreibst im Dezember eine Rechnung, der Kunde zahlt aber erst im Januar. Dann zählt die Einnahme erst im neuen Jahr. Bei Ausgaben läuft es genauso – sie zählen in dem Jahr, in dem das Geld dein Konto verlässt. Diese eine Regel ist der Kern der gesamten Einnahmenüberschussrechnung.

Nicht jeder darf die einfache Variante wählen. Freiberufler dürfen immer eine EÜR machen, unabhängig von ihrem Umsatz (§ 18 EStG). Dazu zählen unter anderem Ärzte, Anwälte, Journalisten und Berater.

Bei Gewerbetreibenden und Landwirten ist es anders: Sie dürfen die EÜR nur nutzen, wenn sie nicht buchführungspflichtig sind. Diese Pflicht entsteht auf zwei Wegen. Zum einen über § 238 Handels­gesetzbuch: Steht dein Betrieb im Handelsregister, etwa als GmbH oder UG, musst du immer eine Bilanz erstellen. Zum anderen über § 141 Abgabenordnung: Liegt dein Umsatz über 800.000 Euro oder dein Gewinn über 80.000 Euro, wirst du buchführungspflichtig.

Bleibst du unter beiden Werten, reicht die Einnahmen­überschussrechnung völlig aus. Überschreitest du eine Grenze, schreibt dir das Finanzamt einen Brief – die Pflicht zur Bilanz gilt dann aber erst ab dem Folgejahr. Du hast also Zeit, dich vorzubereiten.

Die EÜR läuft in vier Schritten ab. Halte diese Reihenfolge ein, dann verlierst du keine Belege und keinen Überblick.

Im ersten Schritt sammelst du deine Betriebseinnahmen: jede Zahlung, die auf deinem Geschäftskonto landet, etwa Rechnungen von Kunden, Zinsen oder Verkäufe von Anlagevermögen. Wichtig ist dabei das Datum des Zahlungseingangs, nicht das Datum der Rechnung.

Im zweiten Schritt erfasst du die Betriebsausgaben: Belege für Miete, Material, Software, Fahrtkosten und Versicherungen. Auch hier zählt das Zahlungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.

Im dritten Schritt prüfst du das Zufluss-Abfluss-Prinzip noch einmal genauer. Es gibt eine Ausnahme für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherung rund um den Jahreswechsel: Fließt das Geld kurz vor oder nach dem 31. Dezember, zählt trotzdem das alte Jahr.

Im vierten und letzten Schritt überträgst du deine Summen in das amtliche Formular und reichst es elektronisch über ELSTER ein, zusammen mit deiner Einkommensteuer­erklärung. Nur in echten Härtefällen verzichtet das Finanzamt auf die elektronische Abgabe.

Ein kurzes Beispiel zeigt, wie die Einnahmen­überschussrechnung in der Praxis aussieht. Stell dir eine Grafikdesignerin vor, die freiberuflich arbeitet. Im Jahr hat sie folgende Zahlen:

• Betriebseinnahmen: 48.000 Euro aus Kundenrechnungen, die im selben Jahr bezahlt wurden
• Miete für das Büro: 6.000 Euro im Jahr
• Software-Abos: 1.200 Euro im Jahr
• Neuer Laptop: 900 Euro netto, als GWG sofort abgezogen
• Fahrtkosten: 800 Euro für Kundentermine
• Versicherungen: 1.100 Euro

Die Summe der Betriebsausgaben liegt bei 10.000 Euro. Vom Umsatz zieht sie diese Summe ab, sodass ein Gewinn von 38.000 Euro übrig bleibt. Diesen Betrag trägt sie in die Anlage EÜR ein.

Ein zweites Beispiel zeigt einen Gewerbe­treibenden: Ein Online-Shop-Betreiber hat 95.000 Euro Umsatz im Jahr, seine Ausgaben für Waren, Versand und Werbung liegen bei 60.000 Euro. Sein Gewinn beträgt also 35.000 Euro.

Beide Werte liegen weit unter den Grenzen von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn, beide dürfen also die Einnahmen­überschuss­rechnung nutzen. Wichtig bleibt in beiden Fällen: Eine Rechnung aus dem Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, gehört nicht in dieses Jahr, sondern zählt erst im nächsten.

Größere Anschaffungen, etwa ein neuer Firmenwagen, kannst du meist nicht sofort komplett abziehen. Stattdessen verteilst du die Kosten über mehrere Jahre. Das nennt sich Abschreibung oder AfA, die Dauer richtet sich nach der Nutzungsdauer des Geräts.

Eine wichtige Ausnahme sind geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, geregelt in § 6 Absatz 2 und 2a EStG. Bis 250 Euro netto ist der Sofortabzug Pflicht, eine Abschreibung ist hier nicht nötig. Von 250 bis 800 Euro netto darfst du den vollen Betrag im Jahr des Kaufs sofort abziehen. Alternativ bildest du für Anschaffungen von 250 bis 1.000 Euro netto einen Sammelposten, den du über fünf Jahre abschreibst.

Pro Jahr musst du dich für eine Variante entscheiden, Mischen ist nicht erlaubt. Für die meisten kleinen Betriebe lohnt sich der Sofortabzug bis 800 Euro: Er senkt den Gewinn direkt im Kaufjahr und vereinfacht die Buchführung.

Viele Selbstständige arbeiten von zu Hause aus. Dafür gibt es eine Tagespauschale von 6 Euro pro Tag, im Jahr maximal 1.260 Euro. Diese Pauschale trägst du ohne Belege als Betriebsausgabe ein.

Für Fahrten zur ersten Betriebsstätte gilt die Entfernungspauschale: 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer, ab dem nächsten Kilometer 0,38 Euro. Nutzt du dein privates Auto für andere Geschäftsfahrten, setzt du ebenfalls 0,30 Euro pro Kilometer an.

Auch kleine Geschenke an Geschäftspartner spielen eine Rolle: Bis 50 Euro pro Person und Jahr darfst du diese als Betriebsausgabe abziehen. Liegt der Wert darüber, ist der gesamte Betrag steuerlich nicht absetzbar. Solche Pauschalen sparen Zeit, weil du nicht jeden einzelnen Beleg sammeln musst.

Die Anlage EÜR reichst du zusammen mit deiner Einkommensteuer­erklärung ein. Für das Steuerjahr 2025 gilt regulär Ende Juli 2026 als Abgabetermin. Beauftragst du einen Steuerberater, verlängert sich die Frist meist um mehrere Monate.

Reichst du die Erklärung zu spät ein, drohen Verspätungszuschläge, die das Finanzamt automatisch berechnet. Eine kurze Fristverlängerung kannst du formlos beim Finanzamt beantragen, am besten vor Ablauf der regulären Frist und nicht erst danach.

Wer Einnahmen und Ausgaben laufend einträgt statt erst kurz vor der Abgabe, erspart sich am Ende eine Menge Suchen nach verlegten Belegen. Das ist banal, aber es ist der Unterschied zwischen einem entspannten Juli und einem hektischen.

Viele Selbstständige führen ihre Einnahmen­überschuss­rechnung heute digital. Eine Buchhaltungssoftware sortiert Einnahmen und Ausgaben automatisch in Kategorien und erstellt am Ende des Jahres daraus die Werte für die Anlage EÜR. Das spart Zeit gegenüber einer Excel-Liste.

Wichtig ist, dass die Software die GoBD-Regeln einhält (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Sie muss Belege so speichern, dass niemand sie nachträglich unbemerkt ändern kann. Auch Papierbelege darfst du scannen und digital ablegen, solange das Original noch lesbar bleibt.

Für die Übermittlung der Anlage EÜR benötigst du ein ELSTER-Konto. Die Registrierung ist kostenlos, dauert aber bis zu zwei Wochen – melde dich also früh genug an, am besten schon im Januar, um nicht kurz vor der Abgabefrist unter Zeitdruck zu geraten.

Manchmal ergibt die Einnahmen­überschuss­rechnung einen Verlust, vorwiegend in der Gründungsphase, wenn hohe Anfangsinvestitionen auf noch wenige Einnahmen treffen. Steuerlich ist das kein Problem, sondern oft ein Vorteil.

Das Finanzamt verrechnet einen Verlust zuerst mit anderen Einkünften im selben Jahr. Hast du zum Beispiel noch ein Gehalt aus einer Anstellung, sinkt dadurch deine gesamte Steuerlast. Bleibt danach noch Verlust übrig, kannst du ihn vortragen und mit Gewinnen aus späteren Jahren verrechnen, sodass du in einem erfolgreicheren Jahr weniger Steuern zahlst. Trage den Verlust korrekt in der Anlage EÜR und in deiner Einkommensteuer­erklärung ein, damit das Finanzamt ihn automatisch berücksichtigt.

Die Grundregeln der Einnahmen­überschuss­­rechnung gelten für alle gleich, trotzdem sehen die Posten je nach Beruf unterschiedlich aus. Ein IT-Freelancer hat oft hohe Einnahmen aus Projekten, aber wenige Ausgaben, typischerweise für Hardware, Software-Lizenzen und ein Arbeitszimmer.

Ein Handwerksbetrieb hat dagegen viele Materialkosten. Dazu kommen oft Ausgaben für Fahrzeug, Werkzeug und Versicherungen. Auch Personalkosten spielen hier eine größere Rolle, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.

Online-Verkäufer und Influencer haben wieder andere Schwerpunkte: Wareneinkauf, Versandkosten, Marketing und Plattformgebühren zählen bei ihnen zu den größten Posten. Sachgeschenke von Marken können ebenfalls als Betriebseinnahme zählen, wenn ein geldwerter Vorteil entsteht. In allen drei Fällen bleibt die Formel aber gleich: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn für die Anlage EÜR.

Die Einnahmen­überschuss­­rechnung selbst ist einfach, trotzdem gibt es weitere Pflichten, die viele übersehen. Wer Waren einkauft und verkauft, führt oft ein Wareneingangsbuch mit Einkäufen nach Datum, Lieferant und Preis.

Für Anlagevermögen, also Geräte und Ausstattung, gibt es ein eigenes Verzeichnis namens Anlage AVEÜR. Dort listest du jede Anschaffung mit Kaufdatum, Kosten und Abschreibung auf – diese Liste benötigst du auch für die GWG-Übersicht.

Nimmst du Bargeld ein, etwa in einem Laden, führst du zusätzlich ein Kassenbuch. Alle diese Aufzeichnungen müssen nach den GoBD-Regeln ordentlich und nachvollziehbar geführt werden, egal ob auf Papier oder digital.

Planst du eine größere Anschaffung, hilft der Investitionsabzugs­­betrag. Damit senkst du deinen Gewinn schon, bevor du das Geld ausgibst – bis zu 50 Prozent der geplanten Kosten darfst du vorab abziehen.

Diese Regel gilt nur, wenn dein Gewinn die Grenze von 200.000 Euro nicht übersteigt. Du kaufst die Maschine oder das Fahrzeug dann innerhalb der nächsten drei Jahre. Holst du die Investition nicht nach, macht das Finanzamt den Abzug rückwirkend wieder rückgängig.

Für kleine und mittlere Betriebe ist das ein nützliches Werkzeug, um Steuerlast in ein Jahr zu verschieben, in dem du sie besser tragen kannst. Sprich diese Strategie am besten mit deinem Steuerberater ab, denn die Rückrechnung ist komplex.

Wechselst du von der EÜR zur Bilanz, ändert sich die Zählweise. Die Bilanz erfasst Forderungen und Schulden zum Stichtag, Posten, die die EÜR gar nicht kannte. Beim Wechsel entsteht deshalb oft ein sogenannter Übergangsgewinn oder Übergangsverlust.

Offene Rechnungen, die du als EÜR-Nutzer noch nicht versteuert hast, fließen jetzt in den Gewinn ein. Das kann die Steuerlast im Wechseljahr deutlich erhöhen, das Finanzamt erlaubt aber meist, diesen Betrag auf bis zu drei Jahre zu verteilen.

Plane einen Wechsel frühzeitig und sprich mit einem Steuerberater, bevor du die Grenzen von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn erreichst. So vermeidest du eine böse Überraschung bei der nächsten Steuererklärung.

Vor der Abgabe der Anlage EÜR lohnt sich ein kurzer Check. Halte diese Unterlagen griffbereit:

• alle Ausgangsrechnungen des Jahres, sortiert nach Zahlungseingang
• alle Eingangsrechnungen und Quittungen für Betriebsausgaben
• die Kontoauszüge des Geschäftskontos für das ganze Jahr
• eine Liste der Anschaffungen, also deine Anlage AVEÜR mit Kaufdatum und Preis
• Nachweise für Pauschalen, etwa Fahrtenbuch oder Aufzeichnungen zur Homeoffice-Tagespauschale
• deinen Umsatzsteuer-Status, also ob du Kleinunternehmer bist oder regelbesteuert.

Mit dieser Liste füllst du die Anlage EÜR ohne Lücken aus. Fehlt ein Posten, hol ihn am besten sofort nach, statt am Ende der Frist danach zu suchen.

Als Selbstständiger trennst du privates und geschäftliches Geld klar. Eine Privatentnahme ist Geld, das du vom Geschäftskonto für private Zwecke abhebst. Eine Privateinlage ist umgekehrt Geld, das du privat einzahlst, etwa zu Beginn der Selbstständigkeit.

Beide Posten beeinflussen den Gewinn aus der Einnahmen­überschuss­­rechnung nicht direkt und tauchen also nicht als Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe auf. Trotzdem solltest du sie dokumentieren, am besten in einer einfachen Liste mit Datum und Betrag.

Der Grund: Prüft das Finanzamt deine Buchführung, will es nachvollziehen können, woher private Zahlungen kamen. Fehlt diese Dokumentation, unterstellt das Finanzamt im Zweifel zusätzliche Einnahmen. Eine klare Trennung von Anfang an erspart spätere Diskussionen.

Viele starten ihre Selbstständigkeit nebenberuflich. Auch dann gilt: Übersteigen die Einnahmen bestimmte Grenzen, musst du eine Einnahmenüberschuss­rechnung erstellen, unabhängig davon, ob du hauptberuflich angestellt bist.

Für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten gibt es einen Steuerfreibetrag. Trainer, Ausbilder oder Betreuer im gemeinnützigen Bereich nutzen oft den sogenannten Übungsleiter­freibetrag von 3.000 Euro im Jahr. Einnahmen bis zu diesem Betrag bleiben steuerfrei und musst du nicht in der EÜR als Gewinn erfassen.

Liegen deine Einnahmen über dem Freibetrag, zählt nur der übersteigende Teil als Gewinn. Trotzdem lohnt sich eine vollständige Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben. Nur so kannst du den Freibetrag korrekt anwenden und im Streitfall gegenüber dem Finanzamt belegen.

Manche Selbstständige üben mehrere Tätigkeiten gleichzeitig aus. Ein Beispiel: Du arbeitest als Texterin und betreibst zusätzlich einen kleinen Online-Shop. Die Texterei ist freiberuflich, der Shop ist gewerblich.

In diesem Fall trennst du die beiden Bereiche und erstellst für jede Tätigkeit eine eigene Einnahmenüberschuss­rechnung. So bleibt klar, welcher Gewinn aus welcher Quelle kommt – wichtig für die Gewerbesteuer, die nur den gewerblichen Teil betrifft.

Vermischst du beide Bereiche zu stark, wird es riskant: Das Finanzamt kann dann alles als Gewerbe einstufen. Fachleute nennen das Abfärbetheorie. Dann zahlst du auch auf den freiberuflichen Teil Gewerbesteuer. Halte deshalb Buchhaltung, Rechnungen und Konten für beide Bereiche getrennt, wenn möglich mit jeweils einem eigenen Konto. Am Ende trägst du beide Ergebnisse getrennt in deine Steuererklärung ein.

Bist du kein Kleinunternehmer, kommt eine weitere Pflicht dazu: die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die du zusätzlich zur EÜR monatlich oder vierteljährlich abgibst, je nachdem, wie hoch deine Steuerlast im Vorjahr war. Die EÜR selbst erstellst du dagegen nur einmal im Jahr.

Beide Rechnungen hängen zusammen, sind aber nicht identisch. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung zeigt, wie viel Umsatzsteuer du einnimmst und zahlst. Die EÜR zeigt deinen Gewinn für die Einkommensteuer und setzt Einnahmen und Ausgaben meist netto an, also ohne Umsatzsteuer.

Die gezahlte Umsatzsteuer an das Finanzamt ist für dich eine Betriebsausgabe, die erhaltene Umsatzsteuer von Kunden eine Betriebseinnahme. Am Jahresende sollten beide Werte zueinanderpassen. Weichen sie stark ab, prüfe deine Buchhaltung, bevor du die Anlage EÜR abschickst.

Die Anlage EÜR ist in feste Abschnitte mit eigenen Zeilennummern aufgeteilt. Diese Struktur hilft dir, nichts zu vergessen. Dazu gehören die Stammdaten (Name, Steuernummer, Art des Betriebs), die Betriebseinnahmen aufgeteilt nach Art, etwa Umsätze oder sonstige Einnahmen, die Betriebsausgaben ebenfalls nach Art, etwa Personal, Miete oder Material, die Abschreibungen aus der Anlage AVEÜR sowie am Ende der Gewinn oder Verlust als Differenz aus Einnahmen und Ausgaben.

Trage jede Zahl in die richtige Zeile ein. Nutzt du eine Software, übernimmt diese die Zuordnung meist automatisch. Prüfe die Werte trotzdem einmal selbst, damit Tippfehler vor der Abgabe auffallen und nicht erst danach.

Ein zweiter Blick am Ende kostet nur wenige Minuten, erspart aber oft eine längere Rückfrage vom Finanzamt. Notiere offene Punkte direkt während des laufenden Geschäftsjahres, dann musst du am Stichtag nichts mehr mühsam nachholen.

Die EÜR ist einfacher als eine Bilanz, aber nicht fehlerfrei. Diese Fehler sieht das Finanzamt besonders oft:

• Belege werden nach dem Rechnungsdatum statt nach dem Zahlungsdatum eingetragen
• Die 10-Tage-Regel für wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel wird übersehen, sodass Miete oder Versicherung im falschen Jahr landen
• Privates wird nicht von Geschäftlichem getrennt, obwohl Entnahmen und Einlagen nicht in die Betriebseinnahmen oder -ausgaben gehören
• Die GWG-Grenzen von 250 und 800 Euro werden verwechselt, was zu falsch verbuchten Anschaffungen führt
• Belege werden zu kurz aufbewahrt, obwohl die GoBD-Regeln meist eine Frist von zehn Jahren vorsehen, auch für digitale Belege

Wenn du diese fünf Punkte im Blick behältst, senkst du das Risiko für Rückfragen vom Finanzamt deutlich.

Für die meisten Freiberufler und kleinen Betriebe ist die Einnahmen­­überschuss­­rechnung die richtige Wahl: günstig, schnell und ohne doppelte Buchführung. Bleibst du unter 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn, darfst du die EÜR nutzen, als Freiberufler sogar ohne diese Grenzen.

Behalte das Zufluss-Abfluss-Prinzip im Blick, kenne deine GWG-Grenzen, und reiche die Anlage EÜR rechtzeitig per ELSTER ein. Mit diesen Grundlagen ist die Einnahmen­überschuss­­rechnung hauptsächlich eines: Routine. Ein gutes System für Belege, Konten und Fristen lohnt sich vom ersten Tag an – es spart nicht nur Geld, sondern auch die Nerven kurz vor der Abgabe.