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Das solltest du bei der Nutzung der doppelten Buchführung beachten

Viele Gründer sind ab Beginn ihrer Selbstständigkeit zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Wir zeigen dir, was du unbedingt wissen und beachten musst, wenn du die doppelte Buchführung nutzt.

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung – oft auch einfach Doppik genannt – ist eine Methode zur zweifachen Ermittlung des Periodenerfolgs deines Unternehmens und gilt als Gegensatz zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Sie setzt sich zusammen aus

  • der Bilanz (Bilanzierung): Vergleich des Kontos „Eigenkapital“ zu Beginn und Ende eines Jahres
  • der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Vergleich von Aufwand und Ertrag

Die doppelte Buchführung richtet sich in erster Linie an:

  • alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (OHG, UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG)
  • Kaufleute
  • Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (beispielsweise Einzelunternehmen oder GbRs), aber einen jährlichen Umsatz in Höhe von mind. 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn in Höhe von mind. 60.000 Euro erwirtschaften

Außerdem kann sie auch freiwillig von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden genutzt werden.

Im HGB §239 sind die Mindestanforderungen an die doppelte Buchführung festgelegt. Wenn du hierzu verpflichtet bist, dann muss deine Buchhaltung in jedem Fall vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Ist dies nicht der Fall, droht dir Ärger mit dem Finanzamt.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung setzt sich aus den beiden oben bereits erwähnten Bestandteilen zusammen. Was es genau mit der Bilanz(ierung) und der GuV auf sich hat, erklären wir dir nachfolgend im Detail.

Die Bilanz beziehungsweise Bilanzierung

Die Bilanz ist die Grundlage der doppelten Buchführung und wird zweimal pro Jahr durchgeführt: Am Jahresanfang und am Jahresende. Sie zeigt die finanzielle Lage deines Unternehmens auf.

Hierbei gilt: Die Anfangsbestände des neuen Jahres sind gleich die Schlussbestände des Vorjahres.

Eine Bilanz wird stets in eine Aktiv- und eine Passivseite gegliedert.

  • auf der Aktivseite stehen alle Vermögensverwendungen, beispielsweise Anlage- und Umlaufvermögen (Merksatz: Wofür werden finanzielle Mittel genutzt?)
  • auf der Passivseite stehen alle Vermögensherkünfte, zum Beispiel Eigen- und Fremdkapital/Schulden (Merksatz: Wo kommen finanzielle Mittel her?)

Info: Was auf welcher Seite stehen muss, ist genau im §266 HGB festgehalten. Ein Blick auf diese umfassende Liste ist Pflicht.

Das Prinzip der doppelten Buchführung

In jeder Bilanz kommt das sogenannte Prinzip der doppelten Buchführung zum Tragen. Dieses legt fest, dass Zu- und Abflüsse immer auf einem Konto und dem dazugehörigen Gegenkonto (beziehungsweise der Soll- und der Haben-Seite) gebucht werden.

Hierfür gilt die folgende Faustregel:

  • Auf der Aktivseite werden Zahlungszuflüsse im Soll (links) und Zahlungsabflüsse im Haben (rechts) notiert
  • Auf der Passivseite werden Zahlungsabflüsse im Soll und Zahlungszuflüsse im Haben notiert

Auf diese Weise besteht ein stetiges Gleichgewicht auf der Aktiv- und Passivseite. Das bedeutet: Die Bilanzsumme muss auf beiden Seiten immer die gleiche sein.

Dieser Umstand lässt sich in der Praxis am besten so erklären: Wenn du einen Gegenstand für dein Unternehmen kaufst, dann mindert dieser deinen Kassenbestand. Gleichzeitig sorgt das technische Gerät aber auch dafür, dass der Wert deiner Betriebs- und Geschäftsausstattung erhöht wird.

Finanzielle Zu- und Abflüsse befinden sich also in einer Balance.

Folgendes Video veranschaulicht die Bilanzierung beziehungsweise das Prinzip der doppelten Buchführung nochmal sehr gut:

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Das Kontensystem und der Kontenrahmen

Damit deine Buchungen nicht irgendwann im Chaos versinken und du zu jeder Zeit einen möglichst guten Überblick über deine Zu- und Abflüsse hast, wird in der Regel ein sogenannter Kontenrahmen eingesetzt. Dieser bildet die Grundlage für die ordnungsgemäße Verbuchung aller Geschäftsvorfälle.

Der Kontenrahmen (auch Kontensystem genannt) setzt sich immer aus verschiedenen Unterkonten zusammen. Beispiele hierfür sind das Anlagekonto, das Kapitalkonto, das Privatkonto und das Erlöskonto.

Um dir die Arbeit so gut wie möglich zu erleichtern, gibt es verschiedene Standardkontenrahmen (kurz: SKR), die du für deine doppelte Buchführung nutzen kannst. Welcher Kontenrahmen der richtige für dein Business ist, hängt von der Branche ab, in der du tätig bist. Dein Steuerberater wird dir diesbezüglich ein paar wertvolle Hinweise geben können.

Die gängigsten Standardkontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04. Sie werden am häufigsten für die doppelte Buchführung genutzt.

Die vier Grundtypen der Buchung

Natürlich ist jede Buchung anders. Doch trotzdem kann gesagt werden, dass sie alle in ein Schema aus vier verschiedenen Typen passen. Es ist wichtig, diese zu kennen, um die doppelte Buchführung noch besser zu verstehen.

  1. Der Aktivtausch: Nur Konten der Aktivseite sind von der Buchung betroffen
  2. Der Passivtausch: Nur Konten der Passivseite sind von der Buchung betroffen
  3. Die Aktiv-Passiv-Mehrung: Mindestens ein Aktiv- und ein Passiv-Konto sind betroffen. Bei einer Mehrung kommt es zur Erhöhung der Bilanzsumme
  4. Die Aktiv-Passiv-Minderung: Mindestens ein Aktiv- und ein Passiv-Konto sind betroffen. Bei einer Minderung kommt es zur Verringerung der Bilanzsumme

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Der zweite wichtige Teil der doppelten Buchführung ist die Gewinn- und Verlustrechnung – abgekürzt: GuV.

Sie gilt streng genommen als Teil der Bilanz (Unterkonto des Kontos „Eigenkapital“ auf der Passivseite) und ist weniger aufwändig. Dennoch darf sie auf keinen Fall vergessen werden.

Im Zuge der GuV stellst du (oder dein Steuerberater) alle Erträge (= Gewinne) und Aufwendungen (= Verluste) eines bestimmten Zeitraums gegenüber.

Wenn die Erträge überwiegen – du also „schwarze Zahlen“ geschrieben hast – hat dein Unternehmen einen Gewinn eingefahren.

Überwiegen jedoch die Aufwendungen, hast du Verluste gemacht und damit „rote Zahlen“ geschrieben.

Die GuV gibt dir also eine schnelle Auskunft über deinen unternehmerischen Erfolg.

Vorteile und Nachteile der doppelten Buchführung

Welche Vor- und Nachteile die Doppik konkret mit sich bringt, erfährst du hier.

Vorteile der doppelten Buchführung

  • tiefe Einblicke ins Unternehmen
  • Vergleich mit Vorjahreswerten möglich
  • Hilfe bei wichtigen Entscheidungen
  • komplexe Auswertung
  • einfache Beurteilung der Kreditwürdigkeit
  • bessere Aussichten auf einen Kredit

Nachteile der doppelten Buchführung

  • komplex und aufwändig
  • buchhalterisches Wissen vorausgesetzt
  • Umsatzsteuer wird auch auf Rechnungen fällig, die noch nicht beglichen wurden
  • Buchungen müssen 1x im Quartal oder monatlich ans Finanzamt übermittelt werden

Ein Abwägen der Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung ist vor allem dann wichtig, wenn du die Wahl zwischen Bilanzierung und EÜR hast.

Häufig gestellte Fragen

Die doppelte Buchführung ist ein komplexes Thema – kein Wunder also, dass es viele Fragen aufwirft. Die, die am häufigsten gestellt werden, wollen wir dir hier gern beantworten.

Ab wann ist die doppelte Buchführung Pflicht?

Grundsätzlich unterliegst du der Buchführungspflicht, wenn du:

  • mit deinem Unternehmen im Handelsregister eingetragen bist (Pflicht für OHG, UG, GmbH und AG) oder
  • Kaufmann oder Kauffrau bist
  • im Jahr mindestens 600.000 Euro Umsatz erzielst oder
  • im Jahr mindestens 60.000 Euro Gewinn erzielst

Wann ist die doppelte Buchführung sinnvoll?

Allgemein kann gesagt werden, dass diese Form der Buchhaltung sinnvoll ist, wenn du

  • hohe Umsätze hast
  • viele Ausgaben hast
  • einen großen Kundenstamm hast
  • tiefe Einblicke in dein Unternehmen erhalten möchtest
  • eine faktenbasierte Entscheidungshilfe benötigst

Was ist der Unterschied zwischen doppelter Buchführung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Sowohl die doppelte Buchführung als auch die EÜR sind Formen der Buchhaltung, die dir Auskunft über deine Gewinne und Verluste liefern.

Während die EÜR jedoch lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt, ist die doppelte Buchführung sehr viel detaillierter und umfangreicher. Sie liefert dir damit automatisch noch mehr aussagekräftige Informationen über deinen unternehmerischen Erfolg beziehungsweise Misserfolg.

Ein weiterer Unterschied ist, dass die Bilanz als Teil der doppelten Buchführung zweimal im Jahr ermittelt werden muss. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist hingegen nur einmal jährlich fällig.

Nicht zuletzt muss außerdem auf das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip hingewiesen werden. Dieses gilt nur im Fall der EÜR. Wenn du also zur Bilanzierung verpflichtet bist, kommt es vor, dass du auch auf Rechnungen, die noch nicht beglichen wurden, Umsatzsteuer zahlen musst. Gerade am Jahresende spielt dieser Umstand eine wichtige Rolle.

Ist die doppelte Buchführung auch ohne Steuerberater möglich?

Natürlich kannst du deine doppelte Buchführung auch ohne die Hilfe eines professionellen Steuerberaters machen.

Wir raten dir in diesem Fall aber unbedingt,

  • dich umfassend in das Thema einzulesen
  • mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder SevDesk zu arbeiten

Was kostet die doppelte Buchführung beim Steuerberater?

Diese Frage kann leider nicht pauschal beantwortet werden, weil sie von zu vielen Variablen abhängig ist.

Hierzu gehören:

  • Sitz des Steuerbüros
  • Größe/ Umsatz deines Unternehmens
  • Arbeitsaufwand

Auf jeden Fall aber solltest du mit etwa 1.000 Euro (+/-) im Jahr für diese Auslagerung rechnen.

Zusammenfassung

Die doppelte Buchführung ist nichts, was du mal eben nebenbei erledigen kannst.

Wenn du dich dazu entscheidest, diese Aufgabe selbst zu erledigen, dann musst du dir im ersten Schritt das nötige Theorie-Wissen aneignen.

Geht es im nächsten dann um die Praxis, ist es vor allem wichtig, dass du gewissenhaft arbeitest.

Ist dir das alles zu aufwändig, kannst du deine Buchführung auch an einen Steuerberater abgeben.

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