Welche Form muss eine ordentliche Kündigung haben?

Kilian Springer

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Du musst eine Kündigung eines Mitarbeiters in jedem Fall schriftlich aussprechen.

Um den gesetzlichen Anforderungen an die Schriftform zu genügen, muss der Inhalt schriftlich abgefasst sein. Ebenso muss der Text aber auch eigenhändig von der ausstellenden Person unterschrieben werden.

Warum ist das so? Du führst mit einer ordentlichen Kündigung erhebliche rechtliche und tatsächliche Veränderungen herbei – für dein Unternehmen und auch für das dann nunmehr ehemalige Teammitglied. Damit du dir dieser Auswirkungen auch wirklich bewusst bist, stellt dich das Gesetz sozusagen zur Selbstreflexion vor diese Hürde.

Eine andere wichtige Funktion der Schriftform ist die bessere Beweisbarkeit.

Fehlt es an der richtigen Form, so ist deine Kündigung null und nichtig, sollte sich die gekündigte Person innerhalb von drei Wochen durch eine Kündigungsklage wehren.

Hat dein Unternehmen einen Betriebsrat? Dann musst du diesen über deine geplante ordentliche Kündigung unterrichten und ihn auch anhören. Zustimmen muss er dir zwar nicht, aber übergehe die Interessenvertretung deines Personals lieber nicht.

Deine Kündigung ist andernfalls unwirksam – allerdings auch hier nur, sofern die gekündigte Person innerhalb von drei Wochen rechtlich dagegen vorgeht.

Praxistipp: Den Zugang deiner Kündigung solltest du von der betreffenden Person schriftlich und eigenhändig von ihr unterschrieben bestätigen lassen. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Drei-Wochen-Frist zu laufen, während der Kündigungsklage eingereicht werden kann. Häufig streiten die Beteiligten vor den Arbeitsgerichten um die Einhaltung der Frist. Dem kannst du dadurch vorbeugen.

Welche Kündigungsfristen bestehen bei einer ordentlichen Kündigung?

Die Kündigungsfrist einer ordentlichen Kündigung hängt unter anderem von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab.

BetriebszugehörigkeitKündigungsfrist
Während einer vereinbarten Probezeit2 Wochen
Außerhalb der Probezeit bis und unter 2 Jahren4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats
2 Jahre1 Monat zum Ende eines Kalendermonats
5 Jahre2 Monate zum Ende eines Kalendermonats
8 Jahre3 Monate zum Ende eines Kalendermonats
10 Jahre 4 Monate zum Ende eines Kalendermonats
12 Jahre5 Monate zum Ende eines Kalendermonats
15 Jahre6 Monate zum Ende eines Kalendermonats
20 Jahre7 Monate zum Ende eines Kalendermonats

Längere Kündigungsfristen sind zulässig. Von den gesetzlichen Regelungen abweichen darfst du ansonsten nur durch einen Tarifvertrag oder in Ausnahmefällen auch einzelvertraglich. 

Eine Unterschreitung der gesetzlichen Fristen ist dir allerdings nur erlaubt, wenn du

  • eine vorübergehende Aushilfe kündigen möchtest, die weniger als drei Monate bei dir angestellt war oder
  • du nicht mehr als 20 Beschäftigte hast (Auszubildende nicht mitgezählt) und deine ausgesprochene Kündigungsfrist nicht weniger als vier Wochen beträgt.

Praxistipp: Hast du trotz aller Sorgfalt eine zu kurze Kündigungsfrist ausgesprochen, kann diese später noch zu einer Frist zum nächstmöglichen Termin umgedeutet werden. Um aber auf Nummer sicher zu gehen, solltest du die Phrase „hilfsweise zum nächstmöglichen Termin“ bereits in dein Kündigungsschreiben aufnehmen.

Was ist in Bezug zum besonderen Kündigungsschutz zu beachten?

Der besondere Kündigungsschutz gilt für Personen, die entweder wegen ihrer besonderen persönlichen Situation (z. B. Pflege von Familienangehörigen) oder wegen ihrer Stellung im Unternehmen (z. B. Datenschutzbeauftragter) als besonders schützenswert erachtet werden.

Ist die Person, die du kündigen möchtest, z. B. Mitglied des Betriebsrates? Dann fällt sie unter den besonderen Kündigungsschutz, d. h. es benötigt neben eines wichtigen Grundes auch die Zustimmung des Betriebsrates.

Ebenfalls besonders geschützt sind Personengruppen wie Schwerbehinderte, Schwangere und Beschäftigte in Elternzeit. Sie werden durch bestimmte Vorschriften stärker vor Kündigungen geschützt.

Kündigungen bedürfen hier oftmals der Zustimmung der zuständigen Behörde – selbst dann, wenn du in anderen Fällen betriebs-, verhaltens- oder personenbedingt kündigen könntest.

Doch trotz Zugehörigkeit zu diesen Personengruppen greift der besondere Kündigungsschutz nicht in jedem Fall. Wurde z. B. die Schwerbehinderung nicht binnen einer bestimmten Frist angezeigt oder ist die Person noch in der Probezeit? Dann gilt der Schutz in der Regel nicht.

Solltest du also die Kündigung einer Person aus diesem Kreis planen, lasse dich wegen der Komplexität des Themas anwaltlich beraten.

Was ist in Bezug zum allgemeinen Kündigungsschutz zu beachten?

Wo ein besonderer, da auch ein allgemeiner Kündigungsschutz. Allerdings fällt nicht jede Kündigungssituation in diesen Anwendungsbereich.

Ob deine geplante Kündigung hiervon betroffen ist, hängt von zwei Faktoren ab: von der Dauer der Betriebszugehörigkeit und von der Größe deines Betriebes.

Ist das Teammitglied länger als sechs Monate dabei und beschäftigst du mindestens zehn andere Mitarbeiter in Vollzeit? Dann musst du die gesetzlichen Anforderungen des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) definitiv beachten.

Hinweis zur Berechnung der Größe deines Betriebes: Auszubildende in deinem Unternehmen werden bei der Anzahl deiner Beschäftigten nicht beachtet. Teilzeitkräfte mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 20 Stunden werden mit dem Faktor 0,5 berücksichtigt. Arbeiten diese nicht mehr als 30 Stunden pro Woche, so gilt für sie der Faktor 0,75.

Erfüllt die Kündigung in deiner Situation nicht die oben genannten Voraussetzungen? Dann findet das Kündigungsschutzgesetz auch keine Anwendung. Das wiederum bedeutet, dass du das Arbeitsverhältnis ohne besonderen Grund kündigen kannst.

Aber auch dann darf deine Kündigung nicht aus sachfremden oder willkürlichen Motiven erfolgen.

Trifft der allgemeine Kündigungsschutz zu? Dann beachte die folgenden Voraussetzungen an deine Kündigungsgründe.

Welche Kündigungsgründe bestehen für eine ordentliche Kündigung?

Der allgemeine Kündigungsschutz fordert von deiner ordentlichen Kündigung, dass sie sozial gerechtfertigt sein muss.

Das bedeutet, deine Kündigung muss aus einem wichtigen Grund erfolgen. Die Gründe teilt das Kündigungsschutzgesetz in drei Gruppen ein:

  • personenbedingt
  • verhaltensbedingt
  • betriebsbedingt

Praxistipp: Im Eifer des Gefechts sagt oder schreibt man manchmal Dinge, die man im Nachhinein bereut. Gesetzlich bist du in der Regel nicht dazu verpflichtet, bereits im Kündigungsschreiben deiner ordentlichen Kündigung den Kündigungsgrund anzugeben. Nutze die Erlaubnis zum Schweigen daher, insbesondere, wenn die Gemüter erhitzt sind.

Außerdem würdest du dich in einem sich eventuell anschließenden Kündigungsschutzprozess unter Umständen selbst in deinen Möglichkeiten beschneiden. Vor allem, wenn du dort noch aussagekräftigere, aber nachgeschobene und daher schwieriger einbringbare Gründe angeben könntest.

Ausnahmen hiervon können tarifvertraglich geregelt sein.

Personenbedingte ordentliche Kündigung

Bei der personenbedingten Kündigung liegt der wichtige Grund in einer (fehlenden) nicht vorwerfbaren Eigenschaft der betreffenden Person.  Dies ist in der Regel eine bestimmte Eignung, die für die Tätigkeit notwendig ist und in der Person nicht vorliegt. In solchen Fällen muss unbedingt vorrangig die Möglichkeit einer Versetzung geprüft werden.

Ein praxisrelevanter Fall der personenbedingten Kündigung ist die wegen Krankheit. Einen besonderen Stellenwert nimmt hier der Arbeitsausfall im Zusammenhang mit Sucht- und Zivilisationskrankheiten ein. Die hier ausschlaggebende „fehlende Eigenschaft“ ist die Beschäftigungsfähigkeit – wegen häufiger Arbeitsunfähigkeit.

Ist diese über eine längere Zeit wie mehrere Monate oder gar Jahre nicht gegeben oder innerhalb eines Jahres regelmäßig mehr als sechs Wochen und das über mehrere Jahre hinweg? Dann kann eine personenbedingte Kündigung wegen Krankheit zulässig sein.

In den vergangenen Jahren hat in diesem Zusammenhang das betriebliche Eingliederungsmanagement enorm an Bedeutung gewonnen. Dies ist die gesetzlich verankerte Pflicht, von Unternehmensseite aus zu klären, durch welche Leistungen und Hilfen eine personenbedingte Kündigung wegen Krankheit abgewendet werden kann.

Praxistipp: Ohne vorhergehendes betriebliches Eingliederungsmanagement wird das angerufene Arbeitsgericht einer personenbedingten Kündigung im Regelfall nicht zustimmen.

Verhaltensbedingte ordentliche Kündigung

Ein weiterer wichtiger Grund kann der aus einem vertragswidrigen Verhalten sein. Aus Verhältnismäßigkeitsgründen und um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen, sollte einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung in der Regel eine Abmahnung vorausgehen.

Damit soll der betreffenden Person ermöglicht werden, ihr Verhalten ordnungsgemäß auszurichten, um eine solche künftige Kündigung abwenden zu können.

War der Vorfall allerdings sehr massiv und hat dein Vertrauen in die Person nachhaltig geschädigt? Dann kommt auch eine außerordentliche Kündigung in Betracht.

Praxistipp: In einer Abmahnung solltest du das abmahnende Verhalten und den Zeitpunkt des Fehlverhaltens genau aufführen und der betreffenden Person klar zu verstehen geben, dass sie im Wiederholungsfall mit der Kündigung rechnen muss.

Eine darauffolgende Kündigung ist im Übrigen auch nur für das bestimmte, abgemahnte Verhalten möglich. Beachtest du diese Punkte nicht, so kann deine Abmahnung und damit auch deine verhaltensbedingte Kündigung unwirksam sein.

Betriebsbedingte ordentliche Kündigung

Anders als die verhaltens- und personenbedingte Kündigung rührt die betriebsbedingte Kündigung aus der unternehmensseitigen Risikosphäre. Anerkannte wichtige Gründe für eine ordentliche betriebsbedingte Kündigung sind oft wirtschaftlicher Natur und können z. B. eine Produktionsumstellung oder eine Änderung der Märkte sein.

Hier gelten jedoch strengere Kriterien bei der Sozialauswahl. Bei der Auswahl sollte die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Lebensalter, die Unterhaltspflichten und eine etwaige Schwerbehinderung einbezogen werden.

Praxistipp: Wenn du eine ordentliche betriebsbedingte Kündigung in Betracht ziehst, solltest du hierfür Listen des infrage kommenden Personals aufstellen und dabei unbedingt die eben genannten Kriterien berücksichtigen. Das wird dir im Falle einer Kündigungsklage die Rechtfertigung deiner Auswahl und damit den Nachweis der Zulässigkeit deiner Kündigung erleichtern.

Worin liegt der Unterschied zu anderen Beendigungsformen?

Nicht in allen Konstellationen ist eine ordentliche Kündigung der passende Weg, um ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Das gilt insbesondere, wenn dir die Einhaltung der dort bestimmten Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

Ist das Vertrauensverhältnis zwischen dir und einer bei dir angestellten Person z. B. durch einen tätlichen Angriff oder die Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen unwiederbringlich erschüttert, kannst du auch außerordentlich kündigen. Dadurch kannst du dich und dein Unternehmen in drastischen Situationen am effektivsten schützen.

Manchmal gehen die Interessen im Laufe der Zeit auch auseinander und man möchte sich einvernehmlich voneinander trennen. Das kannst du am besten durch einen Aufhebungsvertrag erreichen.

War der Arbeitsvertrag mit einer minderjährigen Person von Anfang an nicht wirksam, weil z. B. die Genehmigung der Erziehungsberechtigten (doch) nicht erteilt wird? Dann könnt ihr euch dank des juristischen Instituts der Lossagung unkompliziert über die Beendigung einigen. Auch die Anfechtung lässt einen (Arbeits-)Vertrag von Anfang an unwirksam werden.

Ist das Arbeitsverhältnis befristet, endet es automatisch mit dem Ablauf der Frist. Wurde dem Arbeitsvertrag eine auflösende Bedingung beigefügt, kommt es mit dem Eintritt der Bedingung ebenfalls automatisch zur Beendigung. Solch eine Bedingung ist in der Praxis z. B. das Erreichen des Rentenalters.

Scheidet Personal aus dem Leben, so trifft das auch automatisch auf die Zugehörigkeit zum Unternehmen zu.

Fazit

Eine solch schwerwiegende Entscheidung wie die ordentliche Kündigung deines Personals ist nicht ohne Grund von einigen Voraussetzungen abhängig.

Wenn du dich an den Tipps in diesem Artikel orientierst, wirst du bereits auf der sichereren Seite sein.

Autor

Kilian Springer

Kilian Springer begleitet Startups und Selbstständige von der Idee bis zum Business-Alltag zu verschiedenen Themen wie Online-Shops, Erstellung von Verträgen oder Arbeitsrecht. Besonders hat er sich auf die Rechtsbereiche IT-, Software- und Internetrecht spezialisiert. Seine frühesten Gründungserfahrungen hat er mit 18 in einem selbst gegründeten Verein für Kunst und Kultur gesammelt und seitdem hat ihn das Do-it-yourself Prinzip nicht mehr losgelassen. Er möchte als Teil von Junge Gründer gern dabei helfen, Ideen so rechtssicher wie möglich umzusetzen.