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Die Zukunft des Rechnungswesens: Digitale Lösungen für junge Unternehmen

Kevin Pflock Experte für Geschäftskonten und Geld verdienen

Aktualisiert am

Ohne Digitalisierung funktioniert im heutigen Geschäftsleben nur noch wenig – das gilt selbstverständlich auch für die Buchhaltung.

Die Herausforderung für junge Unternehmen besteht vorwiegend darin, ihre Finanzverwaltung effizient zu gestalten und durch möglichst vielseitige Maßnahmen zur Automatisierung Prozesse zu optimieren und die laufenden Kosten so gering wie möglich zu halten.

In diesem Artikel erfährst du, welche Tools derzeit das Rechnungswesen revolutionieren und wie du dein Unternehmen fit für die Zukunft machen kannst.

Automatisierung von Rechnungsprozessen wird für moderne Unternehmen zur Pflicht

Der Einsatz von digitalen Tools kann deine Buchhaltung deutlich vereinfachen, denn dadurch lassen sich Routineaufgaben weitestgehend automatisieren und menschliche Fehler minimieren. Ein anschauliches Beispiel dafür ist der Rechnungsprozess.

Mit einem leistungsstarken Warenwirtschaftssystem lässt sich nicht nur das Lager und der Einkauf verwalten, sondern du kannst damit auch direkt Rechnungen erstellen und Aufträge schreiben. Das spart zum einen Zeit und sorgt zum anderen für ein fehlerloses Rechnungswesen.

Weiterhin kannst du diese Tools auch mit deinem Bankkonto verknüpfen und dadurch auf einfache Weise Zahlungseingänge automatisch abgleichen und verbuchen. Dadurch behältst du jederzeit den Überblick über deine Finanzen und kannst schneller auf noch ausstehende Zahlungen reagieren.

Digitalisierung: Warum manuelle Prozesse der Vergangenheit angehören

Manuelle Prozesse in der Buchhaltung sind zeitaufwendig, fehleranfällig und kostenintensiv. Das zeigt sich an einem einfachen Beispiel:

Nehmen wir ein kleines Unternehmen mit einem monatlichen Rechnungsvolumen von etwa 100 Rechnungen. Werden die Rechnungen manuell erstellt, dauert das rund 15 Minuten pro Rechnung. Hochgerechnet auf den monatlichen Aufwand sind das 25 Stunden Arbeitszeit. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz eines Mitarbeiters von 30 Euro ergeben sich dadurch monatliche Kosten von rund 750 Euro. Mit einer digitalen Lösung lässt sich der Rechnungsprozess weitgehend automatisieren und auf einen zeitlichen Aufwand von maximal einer Stunde reduzieren. Das ergibt eine jährliche Einsparung von über 8.000 Euro.

Zum Zeitaufwand kommt jedoch auch noch die Fehleranfälligkeit. Die Fehler bei der Rechnungsstellung können zu verspäteten Zahlungen, doppelten Zahlungen oder gar zu Zahlungsausfällen führen und schnell hohe Kosten im Unternehmen verursachen.

Angenommen, fünf Prozent der manuell erstellten Rechnungen enthalten Fehler und jede Fehlerbehebung kostet im Durchschnitt 50 Euro, entstehen monatlich zusätzliche Kosten von 250 Euro.

Auf ein Jahr hochgerechnet sind das noch einmal 3.000 Euro, die durch die Nutzung digitaler Lösungen nahezu eliminiert werden können.

Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht

Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat.

Die sogenannte XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von Daten mit elektronischen Rechnungen und erfüllt alle Anforderungen der Norm EN-16931, die von der EU dafür vorgegeben wurde. Zur Erstellung einer XRechnung gibt es verschiedene Möglichkeiten, darunter die Nutzung einer Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität, spezielle XRechnungs-Software oder Online-Generatoren für XRechnungen.

Ab 2025 wird die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich eingeführt. Für junge Unternehmen ist es jedoch sinnvoll, von Anfang an voll auf die E-Rechnung zu setzen, da sie zahlreiche Vorteile bietet.

So entfallen unter anderem Kosten für Porto, Papier, Druckertinte und Ordner zur Ablage. Zudem wird auch hier Arbeitszeit eingespart, da unterschiedliche Vorgänge wie Drucken, Frankieren und der Gang zur Post wegfallen und die Archivierung der elektronischen Rechnungen digital erfolgt.

Die elektronischen Rechnungen sind am PC und sogar auf Smartphones und Tablets einsehbar und die Zustellung erfolgt nahezu in Echtzeit. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass dadurch die Rechnungen auch früher bezahlt und dadurch die Liquidität des Unternehmens erhöht wird.

Ein weiterer Vorteil: Die Nutzung von E-Rechnungen bietet dir möglicherweise auch den Zugang zu größeren Geschäftspartnern, da diese meist vollständig auf digitalisierte Geschäftsprozesse bestehen.

Sicherheit und Compliance: So profitierst du von digitalen Lösungen

Compliance und gesetzliche Vorgaben sind wichtige Faktoren im Rechnungswesen und ein fehlerhaftes Verhalten kann schnell kostspielig und für das Unternehmen existenzbedrohend werden. Durch die Nutzung digitaler Lösungen stellst du sicher, dass alle aktuellen gesetzlichen Änderungen automatisch berücksichtigt und potenzielle rechtliche Probleme und Bußgelder vermieden werden.

Ein anderer großer Vorteil von digitalen Lösungen ist die Sicherheit und der Datenschutz, denn moderne Softwarelösungen bieten Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die sensiblen Daten zugreifen können.

Ein gut gesichertes digitales System schützt dich aber nicht nur vor unberechtigtem Zugriff und Cyberangriffen, sondern auch vor einem möglichen Datenverlust, da die Daten automatisch regelmäßig auf einem externen Server gesichert werden.

Als junger Unternehmer ist es wichtig, sich frühzeitig den digitalen Lösungen im Rechnungswesen zu öffnen und die Chance zu nutzen, von den Zeit- und Kosteneinsparungen und der höheren Sicherheit zu profitieren. Damit stellst du sicher, dass dein Unternehmen zukunftssicher aufgestellt ist.

Autor

Kevin Pflock

Kevin Pflock hat die Website 2011 ins Leben gerufen, um gründungsinteressierte Menschen bei der Gründung zu unterstützen. Durch seine eigenen Erfahrungen kennt er die Fragen und Probleme von Gründerinnen und Gründern sehr gut und bietet zusammen mit anderen Autoren Hilfestellungen bei der Unternehmensgründung.