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Das solltest du beim Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs beachten

Als Gründer wirst du schon bald feststellen, dass Geschäftsessen und Kaffee-Verabredungen zum guten Ton im Geschäftsalltag gehören.

Denke hierbei aber nicht nur an den fachlichen Austausch und gute Tischmanieren, sondern auch an den Bewirtungsbeleg, den du dir am Ende des Treffens für deine Steuer-Unterlagen geben lassen solltest.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das die Kosten, die beispielsweise bei einem Geschäftsessen oder einer ähnlichen Zusammenkunft entstehen, aufführt und belegt. Als solches kann es auch schlicht und ergreifend als Rechnung verstanden werden.

Er ist unverzichtbar, um die entstandenen Kosten steuerlich absetzen zu können.

Wichtig zu wissen: Ein normaler Beleg oder Kassenzettel, den du am Ende deines Restaurantbesuchs bekommst, ist kein Bewirtungsbeleg.

Du kannst den Bewirtungsbeleg entweder separat beim Personal anfordern oder einen entsprechenden Vordruck verwenden. Bewirtungsbeleg-Blöcke gibt es sowohl im Schreibwarenhandel als auch online.

Welche Angaben gehören auf einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg wird nur dann von deinem Finanzamt anerkannt, wenn er vollständig und korrekt ausgefüllt ist.

Darum solltest du genau wissen, welche Angaben auf dem Bewirtungsbeleg Pflicht sind.

Bewirtungsbeleg bis 150 Euro

Geschäftsessen, die nicht mehr als 150 Euro gekostet haben, werden zu den Kleinbetragsrechnungen gezählt.

In diesem Fall müssen folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg zu finden sein:

  • Datum
  • Ort/Adresse und Name des Restaurants
  • Anlass der Bewirtung
  • anwesende Personen mit Namen und Firma
  • verzehrte Speisen und Getränke
  • Kosten für Speisen und Getränke
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz
  • Bruttobetrag
  • eventuell gezahltes Trinkgeld
  • Unterschrift des Gastes, der gezahlt hat (=Bewirtender)

Bewirtungsbeleg über 150 Euro

Überschreitet das Geschäftsessen einen Wert von 150 Euro, muss der Bewirtungsbeleg einige weitere Angaben vorweisen.

Hierbei handelt es sich um die folgenden Punkte:

  • Name und Anschrift des gastgebenden Unternehmens
  • Empfänger der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants

Vielleicht hast du es schon bemerkt: Bewirtungsbelege über 150 Euro müssen im Grunde genommen die gleichen Anforderungen erfüllen wie jede herkömmliche Rechnung. Fehlt eine der genannten Angaben, kann es passieren, dass das Finanzamt den Beleg nicht anerkennt. In diesem Fall kannst du die Bewirtungskosten nicht von der Steuer absetzen.

Weitere Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Damit du deine Bewirtungskosten auch garantiert von der Steuer absetzen kannst, musst du wissen, dass es noch ein paar weitere Anforderungen an den Bewirtungsbeleg gibt.

Doch keine Sorge, wenn du diese einmal verinnerlicht hast, wirst du keine Probleme mit deinem Finanzamt bekommen.

Bewirtung außer Haus

Bewirtungskosten können nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Bewirtung außer Haus – also beispielsweise in einem Restaurant oder Café – stattfindet.

Lädst du hingegen in deinen Büroräumlichkeiten oder sogar zuhause zum Geschäftsessen ein, wirst du dir nichts von der Steuer zurückholen können.

Verhältnismäßigkeit

Drei Gäste, die sieben Gerichte und 14 Getränke vertilgt haben?

Solche Angaben sind nicht nur unglaubwürdig, sondern führen auch schnell dazu, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung für dich ansetzt.

Um diese nicht zu provozieren und um sicherzugehen, dass das Finanzamt deinen Bewirtungsbeleg akzeptiert, muss immer eine gewisse Verhältnismäßigkeit vorliegen – das heißt: Die Kosten für die Bewirtung müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zu den anwesenden Personen stehen.

Kunden- oder Mitarbeiterbewirtung

Bewirtete Personen müssen auf dem Bewirtungsbeleg nicht nur mit vollständigem Namen, sondern auch mit der Firma, für die sie arbeiten, angegeben werden. Hierfür gibt es einen plausiblen Grund.

Wenn es sich bei dem Geschäftsessen um eine Mitarbeiterbewirtung handelt (d.h., es sind ausschließlich Personen aus eurem Unternehmen anwesend), dann können die Kosten zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden.

Triffst du dich hingegen mit einem oder mehreren Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner/n (hier ist die Rede von Kundenbewirtung), sind nur 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzbar. Die restlichen 30 Prozent gelten aus Sicht des Finanzamtes als „Privatvergnügen“.

Übrigens: Der Begriff „Geschäftsessen“ ist klar definiert. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenkunft von Menschen, die direkt an einer beruflichen Verhandlung oder Besprechung beteiligt sind. Der Anlass muss dem Unternehmen dienen und bestenfalls dessen Wachstum fördern. Ein entsprechender Nachweis hierfür ist jedoch nicht erforderlich. Sobald du auch (oder ausschließlich) private Gäste bewirtest, ist das Treffen kein Geschäftsessen mehr. Wir raten dir an dieser Stelle ausdrücklich davon ab, trotzdem zu versuchen, private Essen mit einem Bewirtungsbeleg abrechnen zu wollen.

Spezifische Angaben zum Anlass

Nicht nur bei der Auflistung der bewirteten Gäste werden gern Fehler gemacht. Auch zu allgemeine Anlässe für das Geschäftsessen sorgen immer wieder dafür, dass das Finanzamt einen Bewirtungsbeleg nicht anerkennt.

Hier gilt ganz klar: Drücke dich so spezifisch wie möglich aus. Allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „berufliche Zusammenkunft“ sorgen schnell dafür, dass dein Bewirtungsbeleg ungültig ist.

Welche Formulierungen du stattdessen wählen kannst, verraten wir dir weiter unten in unserem FAQ zum Bewirtungsbeleg.

Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit

Bewirtungsbelege müssen wie alle Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Da sie häufig auf speziellem Thermopapier gedruckt werden, kann es passieren, dass sie im Laufe der Zeit verblassen. Um ihre Lesbarkeit dennoch über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zu garantieren, empfehlen wir dir, alle Belege zusätzlich einzuscannen und in digitaler Form zu archivieren.

Häufig gestellte Fragen

Hast du noch offene Fragen zum Bewirtungsbeleg? Dann wirf mal einen Blick in unser FAQ.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass du hier eine Antwort findest.

Wie sieht ein Bewirtungsbeleg aus?

Ein Bewirtungsbeleg, der vom Restaurant oder einem anderen Lokal ausgestellt wird, sieht häufig wie ein verlängerter Kassenzettel aus. Manchmal ist der Teil zum handschriftlichen Ausfüllen auch auf die Rückseite des üblichen Belegs gedruckt.

Bei den Vorlagen, die es beispielsweise im Schreibwarenhandel oder online zu kaufen gibt, gibt es grundsätzlich keine gestalterischen Grenzen.

Wann wird ein Bewirtungsbeleg benötigt?

Immer dann, wenn du Bewirtungskosten als Ausgaben von der Steuer absetzen möchtest, benötigst du einen entsprechenden Bewirtungsbeleg.

Ohne den Beleg kann das Geschäftsessen keine Berücksichtigung in deiner Steuererklärung finden.

Wann muss man den Bewirtungsbeleg ausfüllen?

Es ist immer eine gute Idee, den Bewirtungsbeleg zeitnah auszufüllen – immerhin weißt du dann noch genau, wer alles beim Geschäftsessen anwesend und was der Anlass dafür war.

Grundsätzlich muss der Beleg spätestens dann ausgefüllt werden, wenn du ihn für deine Buchhaltung benötigst – also beispielsweise am Ende des Monats oder des Quartals.

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?

Im Internet findet sich immer wieder die Information, dass „der Bewirtende“ den Bewirtungsbeleg unterschreiben muss. Sie wird oft falsch verstanden und so interpretiert, dass der Beleg erst dann gültig ist, wenn er vom Restaurant-Inhaber signiert wurde.

Das ist jedoch falsch, weil unter „Bewirtender“ der Gastgeber zu verstehen ist – also die Person, die zum Geschäftsessen einlädt und dieses auch bezahlt. Wenn du also am Ende der Besprechung oder Verhandlung das Portemonnaie zückst, dann musst du auch den Bewirtungsbeleg unterschreiben.

Wie kann man einen Bewirtungsbeleg von der Steuer absetzen?

Ein Bewirtungsbeleg wird wie jede andere Rechnung behandelt und als Betriebsausgabe verbucht.

Falls du dir keinen Beleg vom Restaurant ausstellen lässt, sondern eine Blankovorlage verwendest, ist es wichtig, an diese die Original-Rechnung zu heften und beides zusammen abzulegen.

Wie verhält es sich mit Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg?

Es ist ein Irrglaube, dass man bei Geschäftsessen kein Trinkgeld geben darf.

Wenn du den Service im Restaurant oder Café honorieren möchtest, spricht nichts dagegen, den Rechnungsbetrag aufzurunden. Die entsprechende Differenz muss allerdings (erkennbar als Trinkgeld) auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden.

Gut zu wissen: Ein Trinkgeld steigert deine Ausgaben – was grundsätzlich gut ist. Es kann jedoch nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Kann man sich einen Bewirtungsbeleg für eine Person ausstellen lassen?

Wenn du allein essen oder einen Kaffee trinken gehst, kann nicht die Rede von einem Geschäftsessen sein.

Das hat wiederum zur Folge, dass du dir keinen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen und die Kosten von der Steuer absetzen kannst.

Kann auch Alkohol als Bewirtungskosten abgesetzt werden?

Es ist durchaus üblich, dass während eines Geschäftsessens auch Wein, Bier und andere alkoholische Getränke verzehrt werden. Achte in diesem Fall allerdings ganz besonders darauf, dass eine Verhältnismäßigkeit vorliegt.

Wenn aus dem Bewirtungsbeleg offenkundig hervorgeht, dass du dich mit (angeblichen) Kunden und/oder Mitarbeitern zum Trinkgelage getroffen hast, kann es durchaus passieren, dass das Finanzamt skeptisch wird.

Was sind Beispiele für den Anlass, der auf dem Bewirtungsbeleg angegeben werden muss?

Wie weiter oben bereits erwähnt, ist das Finanzamt sehr penibel, wenn es um den Anlass der Bewirtung geht.

Um hiermit keine Schwierigkeiten zu bekommen, kannst du dich von den nachfolgenden Formulierungen inspirieren lassen:

  • Erst-Besprechung zum Projekt XY
  • Finanzielle Verhandlungen und Absprache von Details betreffend XY
  • Fachlicher Austausch zum Thema XY
  • gemeinsames Mittagessen als Onboarding-Maßnahme für neue Mitarbeiter

Was muss ich tun, wenn mir der Bewirtungsbeleg fehlt?

Die Regel ist ganz einfach: Ohne Bewirtungsbeleg keine steuerliche Erfassung.

Wenn das entsprechende Dokument in deinen Unterlagen fehlt oder du den Beleg verloren hast, kannst du nachträglich eine Blanko-Vorlage ausfüllen.

Das setzt jedoch voraus, dass du zumindest noch den Kassenbeleg hast, der die Kosten des Geschäftsessens aufschlüsselt und quittiert..

Zusammenfassung

Der Bewirtungsbeleg ist ein wichtiges Dokument für deine steuerlichen Unterlagen.

Damit du ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen kannst, musst du immer darauf achten, dass der Beleg vollständig und korrekt ausgefüllt wird.

Hast du die Pflichtangaben jedoch erst einmal verinnerlicht, ist diese Aufgabe ein Kinderspiel.

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